Les SIRH ne sont pas encore utilisés à leurs pleines capacités. Il reste à les adapter à la transformation numérique, à rechercher les ilots de création de valeur et à privilégier l’agilité. Mais les DRH sont-ils prêts ? Pas sûr…
« Le système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) est souvent perçu comme en retard par rapport à la transformation numérique », assène David Guillocheau, directeur associé de Talentys, un cabinet de conseil spécialiste des solutions RH. Selon lui, cela s’explique par un niveau de satisfaction globalement assez bas, ainsi que par le fait que le SIRH est jugé trop lourd pour avancer. « Souvent, la paie est l’arbre qui cache la forêt. »
Néanmoins, pour le directeur associé de Talentys, « il y a de l’espoir. » D’une part, les solutions SaaS dans le domaine RH sont matures. D’autre part, les systèmes ne sont utilisés qu’à moins de 50 % de leurs possibilités, « souvent les fonctionnalités privilégiées sont celles conçues par les RH pour les RH, les RH « administratives », plus que celles qui apportent de la valeur aux salariés, aux managers, aux candidats… » En outre, la valeur perçue est souvent inférieure à la valeur réelle, peu d’efforts de communication et de marketing étant engagés sur le SIRH pour montrer ses apports et les résultats obtenus. Enfin, l’importance de l’expérience utilisateur est maintenant largement reconnue sur le marché, ce critère devenant prépondérant pour les entreprises. « Les RH ne sont pas un processus unique et ne doivent surtout pas être découpées en silos, où l’on doit tout réexpliquer en passant d’un domaine à un autre », ajoute David Guillocheau.
Adaptation, valeur, agilité
Comment, dès lors, faire du SIRH un levier-clé pour la transformation numérique ? Trois principes sont à retenir : adaptation (à la transformation numérique), création de valeur et agilité.
1. Avoir un SIRH cible à l’heure digitale, voire en avance de phase
Le SIRH est un espace-clé pour les employés et leur carrière. Il faut donc mettre l’accent sur leur expérience d’utilisateur, en évitant de les faire passer par de multiples interfaces différentes, qui n’ont rien à voir en terme d’ergonomie. La tendance est au retour du portail intégrant les différents processus : 90 % de l’usage des salariés doivent se faire dans ce portail, ou à un clic maximum de celui-ci. La mobilité et la connectivité sont également importantes pour cette expérience utilisateur.
2. Miser sur des processus RH à forte contribution
L’enjeu est d’améliorer la qualité du service rendu par le SIRH. Il s’agit de privilégier les processus qui apportent de la valeur aux collaborateurs et de revoir les pratiques, en proposant une gestion RH plus qualitative qu’administrative. Par exemple, en matière de gestion des talents, un reproche fréquemment entendu est celui-ci : « Vous ne travaillez que sur les managers ». Pour éviter ce biais, on peut imaginer la mise en place d’un programme de détection des experts sur les sujets numériques, peu importe où ceux-ci se positionnent dans la hiérarchie.
3. Avoir une démarche performante, donc agile
Le changement doit être opéré sur la durée et de manière globale, pas seulement sur les outils. Il faut mettre en place une démarche d’amélioration continue : les services RH ne sont pas attendus que sur leurs résultats, mais aussi sur leur manière de faire, ils doivent être agiles dans leur organisation et leurs pratiques.
Un nouveau SIRH pour la SNCFDepuis janvier 2015, la SNCF dispose d’un nouveau SIRH, qui s’est substitué à un ensemble d’applications hétérogènes. Il est désormais en charge de la paie et de la gestion administrative des 170 000 salariés de l’entreprise. Le remaniement du système de gestion administrative et de paie de la SNCF avait plusieurs objectifs prioritaires. Il s’agissait notamment de répondre aux nouvelles exigences métiers, d’optimiser la gestion des ressources humaines, de garantir la continuité de service et le maintien du niveau de performance du processus de paie, d’unifier des fonctionnalités offertes jusqu’alors de façon disparate et de réduire les coûts de maintenance du SIRH. Cette évolution a demandé un accompagnement du changement auprès des utilisateurs pour leur permettre de se familiariser avec ce nouvel outil. La SNCF a fait appel à mc²i Groupe pour l’assistance au pilotage et à la réalisation de la phase d’homologation, ainsi qu’à l’élaboration de tests fonctionnels et à la reprise des données.
2. Le management des périodes d’arrivée et de transition : les six premiers mois d’un nouveau collaborateur sont essentiels.
3. Les profils enrichis de collaborateurs, avec la prise en compte d’informations non-structurées.
4. La mobilité interne des talents.
5. La gestion des objectifs, qui ne doit pas se limiter à un dialogue avec le manager, mais être reliée à la stratégie de l’entreprise.
6. La formation et l’apprentissage en réseau : les collaborateurs sont responsabilisés, ceux qui savent partagent leur savoir grâce à différents supports.
7. La possibilité pour les collaborateurs de soumettre leurs idées et suggestions (social feedback).