La crise du covid-19 a désorganisé les modes de travail de la plupart des entreprises, voire a créé un chaos pour celles qui n’étaient pas préparées à gérer en urgence le travail à distance.
Avec le confinement qui dure, plusieurs bonnes pratiques sont utiles pour optimiser ce mode de travail et de collaboration qui n’est souvent pas encore naturel dans les organisations. Le cabinet de conseil Acadys a identifié les dix meilleures pratiques, applicables aux managers et aux collaborateurs.
| Gérer le travail à distance en mode confiné : les meilleures pratiques | |||
| Bonnes pratiques pour les managers | Bonnes pratiques pour les collaborateurs | ||
| Principes | Comment faire ? | Principes | Comment faire ? |
| Ouvrir une cellule de crise | Organiser des codir de crise réguliers pour gérer les dossiers en cours, les mesures de sauvegarde, la mise à jour du plan de continuité d’activités | Définir un espace de travail confortable | Choisir de préférence un endroit lumineux et aéré, propice au travail et à l’abri des interruptions |
| Communiquer vers les clients, partenaires et fournisseurs | Communiquer par téléphone, par un communiqué ou par un e-mail personnalisé, pour informer que l’entreprise est opérationnelle et joignable par différents canaux (visio, téléphone, messagerie instantanée, e-mails…) | Lire le guide des pratiques pour parents confinés | Le guide est publié par le secrétariat d’Etat chargé de l’égalité femmes-hommes (www.egalite-femmes-hommes.gouv.fr) |
| Animer et fédérer les collaborateurs | Assurer le pilotage des activités à travers les instances de gouvernance, avec des réunions hebdomadaires à heures fixes | Fixer un plan de travail hebdomadaire | Planifier à l’avance les tâches à réaliser, en prévoyant les réunions, les temps de production et de réflexion, avec des objectifs revus en fin de semaine |
| Ancrer des rituels d’équipes | Organiser, par exemple, des cafés virtuels, des réunions expresses virtuelles, des partages de contenus humoristiques… | Créer ou entretenir des liens | Prévoir une liste des contacts les plus utiles |
| Veiller à la discipline et à la maîtrise du temps | Commencer les réunions à l’heure, pour ne pas perdre le rythme. Chaque réunion doit avoir un ordre du jour clair, un bilan et un compte-rendu | Être ponctuel et s’imposer une heure de fin de journée | Commencer (et finir) les réunions à l’heure, même à distance |
| Faire respecter le droit à la déconnexion | Rappeler ou concevoir une charte d’entreprise, en particulier pour le respect des horaires habituels de bureau et des temps de repos | Traiter des dossiers de fond | Élaborer une liste des dossiers importants jamais traités, en fixant des jalons pour leur avancement |
| Recueillir un feedback régulier et personnalisé des collaborateurs | Élaborer des enquêtes et des sondages de retour d’expérience collaborateur relative au confinement (vécu, adaptation de l’espace de travail, outils numériques…) | S’autoformer et proposer des formations à ses pairs | Profiter du confinement pour consacrer plus de temps à la lecture, à la formation, aux certifications… |
| Prendre du recul | Établir la liste de ce que l’on n’a pas le temps de faire (dossiers reportés, nouvelles pratiques à mettre en place…) et prendre le temps de la réflexion | Créer et participer à des rituels d’équipe | Organiser des cafés virtuels et des échanges entre collègues |
| Favoriser les formations en interne ou en externe | Offrir un livre ou un Mooc aux collaborateurs et/ou en organisant des ateliers de sensibilisation au télétravail, identifier les besoins en formation et promouvoir les formations internes | Conserver de bons réflexes pour son hygiène de vie | Pratiquer régulièrement une activité physique |
| Encourager les bonnes pratiques d’hygiène de vie | Rappeler les bonnes pratiques (hydratation, temps de pause, exercice physique, sommeil…) | Donner des nouvelles | Prendre des nouvelles de ses collègues, maintenir les conversations nécessaires, informer son manager… |
| Source : Guide du travail en mode confiné, astuces, retours d’expérience et conseils, mars 2020. www.acadys.com | |||