La solution S/4 Hana de SAP gagne du terrain dans les entreprises. A l’occasion de la dernière convention USF 2018, plusieurs retours d’expériences ont abordé la migration vers cette plateforme.
Selon une étude, réalisée par le cabinet de conseil Mazars auprès d’entreprises européennes sur l’appropriation de S/4 Hana, un tiers d’entre elles ont des projets d’implémentation de S/4 Hana. Parmi les avantages mentionnés par les entreprises interrogées figurent l’harmonisation d’environnements hétérogènes, un meilleur reporting interne, une standardisation des processus sans avoir à réaliser de développements internes.
Une étude de l’USF (association des utilisateurs francophones de solutions SAP), publiée à l’occasion de sa dernière convention, à Lyon en octobre 2018, a révélé que près d’un client SAP sur deux envisage, à terme, une mise en œuvre de S/4 Hana, dont 17 % avant 2020. Les principales raisons avancées concernent les opportunités pour les métiers, l’anticipation d’une fin de support ERP, des gains de performance et la nécessité de consolider plusieurs instances ERP en une seule, ce qui est souvent un besoin des grandes entreprises internationales. Les organisations les plus réticentes à implémenter S4/Hana pointent l’absence de ROI ou de gains métiers identifiés, le fait qu’il est trop tôt, que ce n’est pas stratégique et un mode de licensing peu clair.
Lors de la dernière convention USF, plusieurs conférences ont porté sur les retours d’expériences de mise en place de S/4 Hana. Par exemple, le groupe Arkema, client historique de SAP, a fait le choix, en 2017, de privilégier S/4 Hana, pour la partie décisionnelle. Jusqu’à lors, le groupe industriel utilisait la solution en mode On Premise. « Mais elle souffrait de problèmes techniques d’instabilité et de performance avec, en outre, des utilisateurs souvent insatisfaits des rapports proposés », se souvient Jean-Charles Hardouin, DSI d’Arkema.. « Les rapports ne correspondaient pas toujours aux besoins des utilisateurs et, de fait, étaient sous-utilisés, alors que du côté de l’IT, les équipes avaient beaucoup travaillé, avec donc une frustration de part et d’autre », explique le DSI.
D’où la décision, non pas de monter de version, mais de faire autrement. « Nous n’avons donc pas opéré de migration à l’identique et nous avons saisi l’opportunité de revisiter les besoins, en travaillant étroitement avec les métiers, en mode agile », précise Bertrand Seve, responsable infrastructure er datacenters d’Arkema. Il s’agissait de construire une plateforme de reporting cible pour l’ensemble du groupe. « Nous avions des contraintes de temps très fortes, le projet devait se dérouler en deux mois et demi, avec des interruptions de services minimales », rappelle Bertrand Seve qui s’est fait accompagner par TeamWork.
Outre le choix de S/4 Hana, Arkema a également privilégié le mode cloud, chez Amazon Web Services, déjà utilisé pour les applications Office 365, Salesforce et SuccessFactors. La question « Pourquoi le cloud ? » a ainsi laissé la place à la question « Pourquoi pas le cloud ? »
Depuis mai 2018, l’environnement BW Hana est donc en production chez AWS, couplé aux environnements Power BI sur Azure. Pour Bertrand Seve, cette option cloud présente plusieurs avantages : « D’abord, la gestion de la capacité à la demande, qui ne nécessite pas d’anticiper des investissements, ensuite des configurations variées qui couvrent tous les besoins actuels et futurs en terme de dimensionnement d’infrastructure et, enfin, une segmentation claire des rôles et des responsabilités entre le fournisseur de l’infrastructure et le client. »
Monter en compétences et travailler les processus
Pour réussir cette transition, Arkema recommande de suivre deux principes. D’une part, monter en compétences en interne, notamment sur la maîtrise des architectures cloud. D’autre part, travailler sur les processus, les méthodes et le maintien en conditions opérationnelles. « Le choix du cloud, qu’à l’origine nous n’imaginions pas pour supporter notre environnement BW, constitue une occasion de mettre l’organisation sous tension et, ainsi, de découvrir les différentes façons de travailler avec AWS et de monter en compétences », souligne Bertrand Seve.
De son côté, le groupe Vinci Energies avait besoin de consolider ses outils de gestion autour d’un ERP commun par pays avec SAP comme Core Model principal. Vinci est en effet très décentralisé, avec plus de 1 600 entreprises. En outre, le groupe continue de croître, avec de nombreuses acquisitions, dont pas moins de trente-quatre en 2017.
Ce Core Model est d’ores et déjà déployé dans douze pays, pour 26 000 utilisateurs et 600 sociétés, avec un seul client SAP global. « Notre challenge était de réussir notre montée de version sur S/4 Hana, sans perturber nos utilisateurs et nos nombreux projets de déploiement du Core Model en cours qui sont la priorité pour le métier », précise Olivier Pellet, directeur des ERP de Vinci Energies.
Une telle approche est justifiée par plusieurs raisons. D’abord, « le constat que la transformation numérique bouleverse à la fois nos métiers et notre mode de travail. Dans ce contexte, la DSI se doit d’être porteuse d’innovation pour les métiers, ce qui suppose de leur proposer une plateforme moderne, les outils plus anciens ayant atteint leurs limites ; il nous fallait aller plus loin, nous devons être prêts pour le futur », explique Olivier Pellet, pour qui il est indispensable d’être « plus agile, plus digital, plus connecté et plus mobile ». Ensuite, cette stratégie s’inscrit dans un alignement avec celle de l’éditeur. « Toutes les nouveautés sont portées par S/4 Hana, la question n’est plus de savoir si on y va, mais plutôt, comment et quand », assure le directeur des ERP.
Concrètement, la migration s’est effectuée en deux temps. Le premier a consisté à travailler à iso-fonctionnalités, de manière transparente pour les 26 000 utilisateurs. « Dans la mesure où nous menons de nombreux projets en parallèle et que nous ne pouvions pas nous permettre de perturber leur quotidien, cette exigence constitue un véritable challenge », relate Olivier Pellet. Le second temps a consisté à apporter aux utilisateurs des changements significatifs, par exemple en matière de reporting en temps réel, de mobilité et de gains de performance.
Après avoir mené plusieurs POC (Proofs of Concept) pour identifier et anticiper les principales difficultés, la migration vers S/4 Hana s’est déroulée sur une dizaine de mois, entre septembre 2017 et juillet 2018, moment du « Go Live » de la migration du système de production pour douze pays et leurs 26 000 utilisateurs.
Selon Olivier Pellet, plusieurs points d’attention sont à prendre en compte. En premier lieu, les architectures, du fait de multiples dépendances entre les différents éléments du système d’information, par exemple, les composants logiciels, les systèmes d’exploitation, les bases de données… Deuxième point d’attention : la nécessaire prise en compte des développements spécifiques, lorsqu’ils existent. Une maîtrise insuffisante de cet aspect peut affecter l’accès aux données et ralentir les performances. Le troisième point d’attention concerne la qualité des données : un chantier de nettoyage des données doit être engagé, en particulier pour celles relatives à la finance.
Le directeur des ERP de Vinci Energies tire plusieurs enseignements de la migration du groupe vers S/4 Hana. Tout d’abord, « il ne faut pas sous-estimer la phase de préparation pour comprendre et identifier les obstacles à surmonter, nos différents essais nous ont énormément appris. » Ensuite, il convient de toujours se préparer à gérer l’imprévu. Enfin, il est indispensable de « mobiliser les bonnes personnes sur le projet et ne pas sous-estimer la charge de travail qu’elles vont avoir à assurer », conseille Olivier Pellet.
Migration vers SAP S/4 Hana : les points d’attention
- Le dimensionnement : l’ajout de disques pour les bases de données Oracle, DB2 ou MSSQL (DBs) devient coûteux lors du passage à Hana (In Memory) et la RAM est beaucoup plus chère que le disque. C’est pourquoi un dimensionnement précis est important.
- La maintenance, le maintien en condition opérationnelles et l’archivage : il y a beaucoup de tables qui peuvent être «nettoyées» pour réduire leur taille, avant la migration, afin d’optimiser la mémoire nécessaire.
- La création de valeur : le code doit souvent être retravaillé parce que le traitement part du serveur d’application vers la base de données avec Hana. Dans certains cas, il peut être nécessaire de réécrire des programmes pour en tirer parti.
- Les problèmes d’application sous-jacents : il faut définir les objectifs et les résultats attendus dans le cadre d’un PoC. Il est important de réaliser un « lift and shift » vers le cloud avant une migration vers Hana, puis d’effectuer des tests de performance.
- Le support : la plupart des entreprises n’ont pas l’expertise interne pour opérer et maintenir en conditions opérationnelles un environnement sous Hana. D’où l’intérêt de s’appuyer sur de l’expertise externe.
Source : Virtustream/EMC.