Best Practices Systèmes d’Information et Generix Group publient la première édition du baromètre sur la dématérialisation fiscale des factures. L’objectif de ce baromètre annuel, réalisé auprès de 170 entreprises, est de mesurer l’équipement, l’usage, les projets, les bénéfices et gains retirés par les entreprises utilisatrices d’une solution de dématérialisation.
La première édition du baromètre Best Practices-Generix Group (*) sur la dématérialisation fiscale des factures montre que, parmi les 170 entreprises interrogées, les deux-tiers sont équipées d’une ou plusieurs solutions de dématérialisation et une sur cinq utilise même plusieurs solutions. Autres éléments dénotant la maturité des entreprises : 56 % des sociétés utilisent une solution mise en œuvre depuis plus de quatre ans. 25 % d’entre elles exploitent même une solution ayant plus de huit années. Ces différents résultats permettent de mesurer le degré de maturité du marché de la dématérialisation des factures. Parmi les 34 % d’entreprises non encore équipées d’une solution, elles sont 71 % à avoir pour projet de le faire dans les vingt-quatre mois à venir.
Répondre aux exigences des clients et gagner en productivité
L’analyse des raisons pour lesquelles les sociétés sont équipées ou non d’une solution apporte aussi de larges enseignements. Pour les entreprises qui pratiquent régulièrement la dématérialisation fiscale de leurs factures, il existe une dizaine de motivations initiales. Les deux principales, qui ressortent, sans surprise, sont la volonté de satisfaire une exigence client, dans 59 % des cas, et la recherche de productivité, dans 51 % des réponses.
Viennent ensuite des motivations relatives au respect des obligations réglementaires (telles que Chorus Pro) ou la volonté d’améliorer la qualité des données et le taux de rapprochement automatique. Parmi le tiers des entreprises qui n’utilisent pas de solutions de dématérialisation, les motivations sont de deux natures. Tout d’abord, le manque de temps ou de compétences internes qui amène à reporter ou arbitrer le projet vis-à-vis d’autres priorités. Ensuite, les coûts de mise en œuvre et le retour sur investissement sont mis en avant. Naturellement, les entreprises disposant d’un faible volume annuel s’interrogent davantage sur la durée du retour sur investissement.
Des projets conduits par les DAF et les DSI
Ce sont principalement les DAF et les DSI qui sont à l’origine de la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation. Les directions générales et les directions commerciales sont également bien représentées, avec 20 % des répondants dans les deux cas. Ces éléments confortent que la première motivation reste de satisfaire les demandes des clients.
Une majorité de solution en mode SaaS
Sans surprise, les sociétés équipées d’une solution s’appuient très majoritairement sur une plateforme dans le cloud. Les solutions de type SaaS représentent en effet 63 % des réponses. Plusieurs sociétés utilisent à la fois une solution On Premise et une solution en mode SaaS. Plus surprenant, 14 % des sociétés indiquent avoir développé elles-mêmes leur solution et l’exploiter en interne. L’analyse associée rapporte cependant que beaucoup d’entreprises ayant débuté par une expérience On Premise réfléchissent à une migration vers un service dans le cloud.
Le baromètre s’intéresse ensuite à l’usage effectué par les entreprises de leur solution de dématérialisation des factures : Quel type de projet ? Comment les originaux fiscaux sont créés ? Quel est le taux de déploiement ?
D’abord pour dématérialiser les factures client
En corrélation avec la première motivation qui incite les entreprises à se lancer dans la dématérialisation (répondre à une exigence d’un client), le premier usage des solutions est la dématérialisation des factures clients. 75 % des solutions sont utilisées par des projets de dématérialisation des factures de vente, vient ensuite la dématérialisation des factures d’achat (41 %), puis les projets avec la sphère publique (Chorus Pro), pour 28 %, ou la dématérialisation intra-groupe, pour 21 %.
Quels sont les facteurs qui ont poussé à l’adoption d’une solution de dématérialisation ?
La création des originaux par la voie EDI reste prédominante
Comment les entreprises produisent leurs originaux fiscaux ? Parmi, les trois voies identifiées dans les textes de référence, c’est la voie EDI qui ressort très majoritairement de l’étude, avec 74 % des pratiques. La seconde voie autorisée (PDF signé) est présente dans 37 % des cas précédents. La piste d’audit, nouvelle voie, s’impose déjà avec près de 15 % des pratiques.
Il est aussi possible, depuis le 22 mars 2017, de numériser une facture papier entrante et d’en considérer le résultat comme un original numérique. Cette pratique ressort aussi dans 15 % des réponses. Le taux de dématérialisation par la voie EDI s’explique en particulier par le fait que 59 % des entreprises dématérialisent d’abord à la demande de leurs clients.
Pour ces derniers, la préférence est bien entendu de réceptionner une facture au sein d’un format structuré, afin d’intégrer les données dans les applications de rapprochement ou la comptabilité. Avec le développement des factures vers les clients, le taux de facture au format PDF ou format mixte de type PDF + XML devrait continuer de croître.
Un taux de déploiement en nombre de factures inférieur à 50 %
Autre indicateur de l’usage des solutions : le pourcentage du volume de factures dématérialisées par rapport au volume total de l’entreprise. A cet égard, plus de 73 % des entreprises en capacité de répondre ont encore plus de 50 % de leur volume de factures à dématérialiser.
En comparaison avec la date depuis laquelle la solution est déployée (plus de quatre ans dans 56 %), ces chiffres confirment l’effort d’enrôlement que nécessite un projet impliquant des contreparties clients ou fournisseurs. Le potentiel de déploiement reste donc conséquent : seules 7 % des entreprises ont d’ores et déjà déployé 75 % de leurs factures.
Prochaines évolutions : déploiement, extension de périmètres, mais aussi changement de prestataire
Concernant l’évolution des usages à trois ans, les entreprises déclarent, dans 80 % des cas, que la solution évoluera en termes d’usage, de prestataire ou de nature. La priorité, pour 37 % des entreprises, est de poursuivre le déploiement des projets mis en œuvre.
La durée moyenne d’un projet de déploiement fournisseur ou client est de quatre à huit ans, selon le nombre de partenaires. 35 % des entreprises annoncent l’ajout de nouveaux périmètres d’utilisation (factures entrantes, sortantes, Chorus…) et 30 % la mise en place de nouvelles fonctionnalités, telles que la gestion collaborative des litiges ou la mise en place d’un portail collaboratif.
Pourquoi n’utilisez-vous pas de solution de dématérialisation ?
Les bénéfices de productivité plus immédiats que la création de valeur métier
La dématérialisation entraîne de nombreux bénéfices dans les entreprises qui les mettent en place. Les promesses sont nombreuses et abondamment décrites dans les études ou les livres blancs. Ces bénéfices attendus sont de nature multiple : à la fois économiques, au travers de la réduction des coûts de production et de traitement des factures, mais aussi métiers, grâce aux avantages qu’apportent l’automatisation et les outils associés. S’ajoutent également des bénéfices liés à la numérisation des documents, leur sécurisation et l’usage de solutions cloud.
Selon notre baromètre, il apparaît que les bénéfices en termes de réduction des coûts, de traçabilité ou de sécurisation des processus sont bien au rendez-vous : la traçabilité du processus, la sécurité des traitements ou l’accès en ligne aux données sont plébiscités dans plus de 50 % des cas comme ayant un impact fort ou très fort.
A l’inverse, des bénéfices métiers, tels que la diminution du cycle de traitement, la diminution des taux de litiges, l’impact sur la trésorerie disponible, constituent des bénéfices perçus dans une moindre mesure. Des résultats qui peuvent s’expliquer par la couverture fonctionnelle limitée de certaines solutions et la difficulté à embarquer les utilisateurs métiers dans une transformation fonctionnelle des processus.
Un ROI difficile à estimer mais significatif
Comme souvent, lorsqu’il s’agit d’estimer ou de chiffrer les bénéfices, beaucoup d’entreprises n’y parviennent pas ou n’ont pas mis en place les indicateurs de comparaison pour mesurer ces gains. Dans le cas présent, plus de 50 % des entreprises ne savent pas situer leurs économies au travers d’un choix de plusieurs fourchettes de gain par facture.
Dans notre étude, les économies sur les factures entrantes restent plus importantes que pour les factures sortantes. Elles sont même de l’ordre de 8 à 10 euros pour 30 % des répondants. La moyenne s’établit entre 2 et 4 euros. Dans le cas des factures sortantes, plus de 50 % des répondants estiment leur gain en dessous de 2 euros par facture ; ils sont 30 % à déclarer une économie entre 2 et 5 euros.
Quelles sont les principales difficultés des projets de dématérialisation ?
Des difficultés de mise en œuvre et d’intégration
Comme tout projet d’implémentation de solutions impactant des processus métiers, les entreprises se heurtent à quelques contraintes. Tout d’abord, l’intégration de la solution avec les applications de gestion existantes se montre difficile : près de 40 % des participants évoquent des difficultés d’intégration avec leur système d’information.
Ensuite, la mise en œuvre de la solution s’est montrée lourde à implémenter dans 33 % des cas et coûteuse à installer pour 31 %. On peut aussi remarquer des difficultés pour sélectionner le bon prestataire pour 29 % des interrogés. L’adhésion des équipes ne semblent pas être une difficulté majeure : seules 23 % des entreprises évoquent la résistance au changement et 11 % les problèmes liés à la formation des utilisateurs.
| Parmi les principaux bénéfices de la dématérialisation, lesquels avez-vous constaté dans votre entreprise et avec quel impact ? | |||
| Impact très faible ou faible | Impact moyen | Impact fort ou très fort | |
| Une meilleure traçabilité du processus | 22,4 % | 20,4 % | 57,2 % |
| Une meilleure fiabilité/sécurité des traitements des factures | 24,5 % | 24,5 % | 50,9 % |
| L’accès en temps réel aux informations | 26,9 % | 23,1 % | 50,0 % |
| Une réduction significative des coûts | 37,0 % | 20,4 % | 42,6 % |
| Des gains de productivité | 24,5 % | 34,0 % | 41,5 % |
| Une meilleure conformité règlementaire | 25,5 % | 33,3 % | 41,2 % |
| Une réduction temps de mise en paiement | 27,5 % | 33,3 % | 39,2 % |
| Une meilleure transparence des processus | 36,0 % | 30,0 % | 34,0 % |
| Un meilleur respect des dates d’échéance de paiement | 31,3 % | 41,7 % | 27,1 % |
| Une simplification des workflows de validation | 36,7 % | 36,7 % | 26,5 % |
| Une meilleure gestion de la trésorerie | 54,9 % | 23,5 % | 21,6 % |
| Une autonomie accrue des utilisateurs | 40,0 % | 40,0 % | 21,0 % |
| Une baisse des litiges | 41,1 % | 34,0 % | 17,0 % |
| Un pilotage plus fin de la fonction financière | 59,2 % | 28,8 % | 12,2 % |
| Une simplification de l’élaboration des tableaux de bord | 50,0 % | 40,0 % | 10,0 % |
| (plusieurs réponses possibles) | |||