Basée à Dôle dans le Jura, ETP Synergie, un sous-traitant spécialisé dans les pièces mécaniques, a choisi il y a quatre ans de déployer un ERP spécialisé, afin de remplacer une petite solution devenue obsolète et l’usage d’Excel. Le retour d’expérience de Patrick Gorris, responsable de production.
Basée à Dôle dans le Jura, ETP Synergie, un sous-traitant spécialisé dans les pièces mécaniques, a choisi il y a quatre ans de déployer un ERP spécialisé, afin de remplacer une petite solution devenue obsolète et l’usage d’Excel.
ETP Synergie est une entreprise industrielle adaptée, ce qui signifie qu’elle emploie en majorité des personnes en situation de handicap, afin de faciliter leur insertion professionnelle. ETP Synergie est constituée de deux établissements, une ESAT (Etablissement et Service d’Aide par le Travail) et une EA (Entreprise adaptée). La sous-traitance représente une part importante de ses activités, l’entreprise proposant ses services de conditionnement, d’assemblage et d’usinage de pièces mécaniques à de nombreux industriels, parmi lesquels SNEF, Jacob Delafon, Urgo, Alstom, Kohler, Diager, 3M ou encore PSP Peugeot. Au total, ETP Synergie accueille 130 opérateurs, répartis sur quatre ateliers.
Jusqu’en 2012, cette PME pilotait sa production à l’aide de fichiers Excel et d’un petit logiciel de gestion. Néanmoins, celui-ci commençait à montrer ses limites. Dans le même temps, l’entreprise entamait la construction d’un nouveau bâtiment pour accueillir ses deux établissements, auparavant situés sur des sites différents. Afin d’accompagner son développement et de répondre aux exigences de ses clients, ETP Synergie a donc décidé de remplacer les outils existants par un véritable ERP, permettant d’unifier en même temps la gestion des deux sociétés.
Des utilisateurs-clés impliqués dès le tout début
Etant soumise au code des marchés publics, ETP Synergie a lancé une consultation ouverte pour trouver la nouvelle solution. Patrick Gorris, responsable de Production d’ETP Synergie, était chargé du projet. Il s’est appuyé sur un groupe de pilotage de dix personnes représentant les différents services concernés, Responsables ateliers, Achats, Comptabilité, Qualité, Informatique et bien entendu Direction. Tous ont participé à la définition du cahier des charges, à la sélection des fournisseurs et au choix final de la solution. « Je souhaitais que chaque utilisateur-clé soit impliqué dans la démarche et convaincu de son utilité pour notre mission » précise Patrick Gorris.
A l’issue de la procédure, le choix s’est porté sur l’ERP Sylob 5, dont les fonctionnalités et l’ergonomie répondaient aux besoins. « La convivialité et la personnalisation des écrans en fonction des utilisateurs nous ont donné un sentiment de simplicité d’utilisation que nous n’avons pas retrouvé chez les autres soumissionnaires. Ce point est important pour nous, car l’ERP que nous utilisons est aussi un outil pédagogique dans notre mission d’insertion », souligne Jean-Baptiste Charoloit, Responsable d’Atelier ETP Synergie.
« La mise en place de la solution a commencé par une phase d’analyse des besoins, durant laquelle nous nous sommes attachés à comprendre les processus industriels, la répartition des rôles et les données dont chaque service avait besoin », explique Christophe Martinoni, responsable du Pôle intégration chez Sylob. Cette phase a duré environ un mois et demi. « L’une des spécificités du projet était la présence de deux sociétés indépendantes, mais avec un certain nombre de données en commun, notamment sur les clients et les fournisseurs. Nous avons donc prévu un pont pour permettre ce partage des données. » En raison du statut d’EA, il fallait également interfacer la comptabilité de l’entreprise avec le Trésor public.
Une fois ces besoins bien identifiés, la phase de réalisation et de formation des utilisateurs a pu démarrer, en faisant la part belle à la pratique et aux tests. En termes fonctionnels, les processus étaient assez proches, même si quelques adaptations ont été nécessaires, pour prendre en compte par exemple l’occupation des machines dans l’atelier d’assemblage.
Le reporting et les indicateurs nécessaires au pilotage de la production ont quant à eux été mis en place de manière progressive, au fil du temps. « Nous avons commencé par des indicateurs clefs comme le chiffre d’affaires par mois et par activité, ou le suivi du portefeuille de commandes. Ensuite, l’entreprise est devenue autonome et a ajouté elle-même d’autres indicateurs liés à la production ».
Des scénarios ouverts aux opérateurs
Depuis 2013, l’ERP est installé sur le site, où une personne chargée de l’informatique assure son administration. Au départ, son utilisation était limitée aux responsables. En 2016, quelques scénarios ont été ouverts aux opérateurs, comme la déclaration d’inventaire. « Ces scénarios doivent rester très simples pour que les collaborateurs en situation de handicap puissent les utiliser sans difficulté », indique Christophe Martinoni. Dans ce but, Sylob a notamment privilégié les écrans en mode « question-réponse », plutôt que ceux nécessitant des successions de clics, ou encore le flashage de codes-barres.
Aujourd’hui, les quatre ateliers sont entièrement gérés par Sylob 5, depuis la réception des matières premières, des commandes aux livraisons, en passant par la production, la qualité et la gestion des stocks. Le déploiement de l’ERP a permis de cadrer et d’homogénéiser les processus, facilitant par là-même la gestion. Différents tableaux de bord et indicateurs personnalisés par service permettent de mesurer et d’analyser l’activité. « La notion de tâches à réaliser permet à chaque utilisateur de savoir précisément ce qu’il doit faire.
Par ailleurs, nos délais de livraison sont la plupart du temps de l’ordre de trois jours voire moins, nous devons être réactifs. L’indicateur « Ordre de Fabrication en retard » par exemple, nous est très utile pour piloter notre production », poursuit Jean-Baptiste Charoloit. Au total, entre 20 et 25 personnes utilisent actuellement la solution. Les utilisateurs apprécient notamment ses fonctionnalités de recherche : « Nous pouvons accéder immédiatement aux informations qui nous sont utiles, avoir une vision à la fois globale et détaillée de nos activités et visualiser facilement l’état d’avancement des commandes pour chacun de nos clients », souligne M. Grosperrin, Directeur d’ETP Synergie.