Il paraît que les directions achats sont en pleine révolution culturelle, organisationnelle et, bien sûr, technologique. La plupart des DSI ont dû s’en apercevoir, soit parce qu’ils subissent davantage de pressions de la part des directions achats (pour la bonne cause : l’optimisation des achats), soit parce qu’ils se sont rapprochés de ces professionnels, qui ne demandent pas mieux. Cet ouvrage, produit par le cabinet de conseil Acxias, dresse un portrait complet et synthétique des mutations qui concernent les directions achats.
Dans sa préface, Marc Sauvage, président du Conseil national des achats, explique que les directions des achats « sont un moteur stratégique pour l’innovation ouverte, la modernisation des relations avec les fournisseurs, la digitalisation des achats et l’anticipation des changements de modèles économiques. »
L’un des leviers pour atteindre ces objectifs ambitieux réside dans la performance du système d’information achats. Selon les auteurs, un SI achats se compose de quatre couches principales : deux gèrent les processus opérationnels (sourcing et flux transactionnels), deux autres assurent le pilotage de la fonction et la gestion de la relation avec les fournisseurs, en particulier avec des solutions de Business Intelligence. À cela s’ajoutent des couches techniques, par exemple des connecteurs, des interfaces de gestion des échanges, des droits, des données de référence, des produits et des prix, des workflows…
La digitalisation des achats, enjeux, bonnes pratiques et référentiel des solutions, Acxias, 2016, 175 pages.
Les auteurs mettent en exergue le fait que les entreprises privilégient de plus en plus les suites logicielles, au détriment de l’ajout de briques, ce qui a été longtemps l’approche retenue, selon le principe « un problème = une solution ». « L’objectif est d’homogénéiser les environnements de travail des différents acteurs du processus achats et approvisionnement, de faciliter l’adoption et de limiter les coûts et la durée d’intégration des différents modules, de fluidifier la qualité de l’information utilisée par les différentes fonctions du système d’information », détaillent les auteurs.
De fait, du côté des éditeurs, on note des évolutions fonctionnelles significatives pour répondre à ces objectifs. Ainsi, les domaines d’innovation concernent à la fois la gestion du cycle de vie des fournisseurs (partage d’informations et de transactions, mesure de la performance des fournisseurs…), les catalogues (simplification des mises à jour et des interfaces, moteur de recherche…), la gestion des contrats (cycle de vie, traçabilité, signature électronique…), la qualité des données (Big Data, In Memory…), l’ergonomie, la mobilité (notamment pour les workflows de validation) et l’ouverture vers d’autres briques du système d’information. L’ouvrage présente d’ailleurs un comparatif des fonctionnalités de la plupart des solutions du marché.
Des solutions et des déceptions
Pour sélectionner une solution, les entreprises privilégient trois critères : l’ergonomie, le coût et la couverture fonctionnelle des solutions. « Les entreprises s’intéressent aussi de plus en plus au profil de l’éditeur et à la pérennité de la solution, sans oublier les services associés, tels que le support, la formation ou l’accompagnement au déploiement », soulignent les auteurs. Les projets sont avant tout initiés pour faciliter l’accès à l’information et son partage, pour harmoniser les processus achats et automatiser les traitements achats, selon le baromètre Axcias des solutions e-achats, dont les résultats sont détaillés dans l’ouvrage.
Mais seulement un tiers des projets atteignent totalement leurs objectifs, même si 70 % d’entre eux ne souffrent pas de dépassements de budgets. « La proportion des entreprises déçues a fortement augmenté entre 2012 et 2015, passant de la moitié à deux tiers du panel », observe Thierry Parisot, responsable du baromètre e-achats chez Axcias. Les directions des achats seraient-elles devenues plus exigeantes et les éditeurs auraient-ils levé le pied sur la qualité ? Probablement les deux : « Cette déception relative peut aussi s’expliquer par une complexification des projets, en termes de fonctionnalités, de couverture ou par un contrôle plus rigoureux des performances des outils », ajoute Thierry Parisot.
Les entreprises qui ont mis en œuvre des solutions de e-achats déplorent toutefois le manque de compréhension de leurs besoins par les éditeurs, l’adéquation de la réponse apportée à leurs demandes et le manque de flexibilité pour négocier les conditions contractuelles. Des griefs que l’on rencontre assez souvent dans les relations avec les fournisseurs. C’est dommage, et risqué, pour les éditeurs de solutions e-achats, notamment pour deux d’entre eux (les noms ne sont hélas pas cités dans l’ouvrage) dont l’image « s’est fortement ternie » : « Si c’était à recommencer, moins d’une entreprise sur deux ferait le même choix et plus d’une sur trois a préféré ne pas répondre à la question », remarque Thierry Parisot.
L’ouvrage propose également une évaluation de neuf solutions de e-achats, selon plusieurs critères (voir tableau), en distinguant les critères de performance et les axes de progrès. « Il n’y a pas de bonne solution dans l’absolu », rappelle Thierry Parisot. On s’en doutait, mais certaines sont meilleures que d’autres…
| Enjeux et stratégies des directions des achats | |
| Les principaux enjeux | Les bonnes pratiques à mettre en œuvre |
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| Source : Acxias. | |
| Une grille d’évaluation des solutions de e-achats | |
| Phases d’évaluation | Critères à privilégier |
| Avant-projet |
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| Pendant le projet |
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| Après le projet |
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| Solution |
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| Source : Acxias. | |