Google et Office 365 ont façonné le marché de la messagerie dans le cloud comme seule alternative pour le futur. Chaque solution a ses supporters et ses détracteurs, et le positionnement des DSI est crucial pour accompagner la transition vers le cloud.
Les enjeux relèvent, au-delà des dimensions techniques, de la volonté de rupture, de favoriser la collaboration et les usages innovants et de réussir la transition vers un système d’information qui, à l’avenir, sera nécessairement hybride.
Le marché de la messagerie dans le cloud est en voie de consolidation rapide, sous l’effet de deux tendances majeures. La première provient du fait que les solutions de messagerie du marché sont en bout de course, en particulier sur le plan de l’innovation, qu’il s’agisse des solutions Open Source, de la solution IBM (Lotus) ou de celle de Microsoft (Exchange).
Les solutions de messageries sont aujourd’hui matures, fournissent un service de qualité et sont vécues, par les utilisateurs, à la fois comme un outil critique nécessitant un fonctionnement sans faille sur tous les appareils mobiles, mais également simple de manière à recevoir, lire, télécharger des pièces jointes et envoyer des e-mails depuis n’importe quel endroit dans le monde. De fait, la solution de messagerie est devenue une « commodité » et doit être proposée en mode simple, efficace et peu coûteux.
La seconde tendance est liée à l’innovation : les messageries doivent être repensées pour s’intégrer aux réseaux sociaux, aux solutions collaboratives et aux autres outils du monde Internet. L’innovation ne vient pas de la messagerie, mais des solutions auxquelles elle participe directement. La politique du «zéro e-mail», prônée chez Atos par Thierry Breton, impliquait que la messagerie, loin de ne plus exister, devienne porteuse d’événements plus que d’informations et qu’elle s’associe à un environnement social autour, voire en remplacement, de la messagerie.
Pourquoi écrire un e-mail s’il est possible de partager la dernière version d’un document ou si un document annoté par le rédacteur est accessible sur simple réception d’une notification ? Tel est l’enjeu qui ramène la messagerie au niveau qui est le sien, autour du transport de l’information et non pas de sa gestion.
Conséquence de ces deux tendances lourdes : il est clair que la messagerie est aujourd’hui considérée sur le même plan que l’électricité qui, lorsque l’on appuie sur un interrupteur, doit produire de la lumière. La messagerie se positionne également comme le premier cloud de stockage de l’entreprise. Pour tout utilisateur qui doit gérer ses messages et ses pièces jointes, la messagerie, associée à un moteur de recherche performant, remplace la solution de sauvegarde et l’absence de cloud de stockage. La messagerie est devenue le concurrent de Dropbox pour les entreprises.
On assiste à un rééquilibrage des parts de marché de la messagerie dans le cloud, entre Google et Microsoft. Selon le dernier Bitglass Cloud Report, en 2013, Google était deux fois plus présent, en valeur, que Microsoft, les deux couvraient 25 % du marché. En 2015, avec un doublement du marché, les positions respectives de Google et de Microsoft sont non seulement rééquilibrées mais, de plus, favorables à Microsoft (25 % contre 23 %).
La compétition entre ces deux acteurs majeurs du marché de la messagerie dans le cloud profite avant tout aux clients. Dès que l’un propose une nouvelle fonctionnalité, l’autre la copie, voire la surpasse. Grâce à cette émulation, les utilisateurs voient leur solution évoluer en permanence, sans subir les historiques lourdeurs de déploiement. Non seulement l’innovation est permanente, mais elle est immédiatement utilisable ! Mais la messagerie dans le cloud profite aussi… au cloud.
Malgré les inquiétudes sur la sécurité, les doutes sur les finalités du Patriot Act ou la gestion des informations sensibles, le cloud apparaît aujourd’hui comme la seule alternative viable techniquement (disponibilité mondiale), budgétairement (coût de licence, de stockage et de la main d’œuvre) et contractuellement (engagements clairement écrits). Est-ce au détriment de la sécurité ? Même plus, car Google comme Microsoft ont rivalisé d’options, de discours et de réassurance. En réalité, une sécurité portée par des sociétés américaines, même associée à quelques doutes, sera toujours supérieure à d’autres solutions émanant d’autres plaques géographiques.
Google vs Office 365 : services vs briques applicatives
Les deux solutions peuvent se comparer selon trois domaines de fonctionnalités :
- La productivité personnelle
- La capacité de communication
- La capacité de collaboration
Office 365 est une solution composite, comme sait en produire Microsoft depuis des décennies, par évolutions successives des différents outils de sa gamme. Cette composition d’outils, aux noms ciblés sur la fonction (plus que sur l’usage), reliés entre eux, constitue davantage un portefeuille de fonctionnalités qu’un outil intégré. D’ailleurs, en dehors d’une vision «full Web», l’utilisateur verra toujours les icones sur son bureau et des outils différents utilisant des formats différents.
De son côté, Google est un environnement au sein duquel se sont développés, voire agrégés (tel Gmail) des services en ligne. N’ayant pas de déclinaison locale de type “application poste de travail”, Google offre une perception de continuité et de complémentarité de ses services. Il n’en reste pas moins qu’en fonction des usages, la simplicité apparente de Google et l’intégration peuvent donner une impression de “fouilli”, compensée par le moteur de recherche.
En résumé, Google est un ensemble de services et Office 365 un ensemble de briques applicatives. Microsoft est le « Best of Breed » de la messagerie là où Google en est l’ERP intégré.
Le point de vue des managers : entre indifférence et avis tranché
Notre expérience a permis de constater trois types d’attitude face à cette question :
- Lorsque les managers ont un avis, leur choix se porte plutôt sur Google, du fait de son image de leader et des usages personnels de ses solutions. D’autant qu’Office 365 est souvent associé à l’univers professionnel et à des contraintes spécifiques (VPN, gestion des versions…).
- Bien souvent, cependant, les managers n’ont pas d’avis. La messagerie est certes cruciale, mais la manière dont les e-mails sont gérés et transportés ne leur importe guère. Pour eux, il s’agit d’un outil et savoir “qui le fait fonctionner” les indiffère. Dans ce cas, les deux outils partent à égalité.
- Lorsque les managers ont un avis très tranché, c’est souvent qu’ils ont le point de vue sécuritaire en ligne de mire. Pour de bonnes raisons, en fonction de la sensibilité aux risques, ou pour de mauvaises raisons, liées aux idées reçues sur la sécurité du cloud. Dans ce dernier cas, le verdict est simple : « Ni l’un, ni l’autre ! » Le grand gagnant ne peut être qu’une solution à l’intérieur de l’entreprise, sur le mode On Premise, donc Microsoft ou IBM/Lotus.
Le point de vue des responsables des risques : une certaine distance
Les responsables des risques ont aujourd’hui encore une certaine distance avec les risques liés au numérique, notamment aux e-mails. C’est pourquoi ils n’expriment pas forcément de freins sur la question du choix d’une solution cloud. Cependant, leur action est importante, voire pénalisante, en délai, pour un projet, lorsqu’il s’agit de décider d’implémenter l’une ou de l’autre des solutions de messagerie dans le cloud. En effet, lorsque la question du contrat vient sur la table, elle recèle bien des méandres.
Le point de vue des DSI : impuissance, résistance ou pro-activité
Notre expérience montre que les cas de figures sont nombreux, dans les entreprises, mais qu’ils peuvent se résumer (voir tableau) selon deux axes : selon qu’il existe ou non une culture cloud dans l’organisation, selon que les métiers sont compatibles ou non avec l’usage de solutions cloud.
1. Les DSI qui ne peuvent pas
Il est clair que, pour certaines entreprises, la philosophie du cloud, l’hébergement des données dans le cloud ou l’externalisation de la messagerie chez un des deux grands acteurs américains, pose problème pour des raisons de confidentialité, par exemple pour les banques, le secteur public ou les entreprises engagées dans des programmes liés à la défense nationale.
Dans ce cadre, la question du choix ne se pose même pas, l’hébergement en interne reste une obligation. On peut, dans ce contexte, rencontrer des entreprises qui adoptent une approche hybride, avec la migration d’une partie seulement de la messagerie et la conservation de systèmes On Premise pour certaines entités, par exemple la recherche-développement.
2. Les DSI qui poussent
La collaboration et les nouveaux modes de travail ont aussi la propriété de modifier les compétences des équipes, ainsi que de remettre en cause le mode de fonctionnement des organisations et de briser certaines barrières hiérarchiques. Certains DSI ont pris l’habitude de gérer le système d’information davantage d’un point de vue technologique qu’avec une approche organisationnelle.
Il peut donc y avoir, du point de vue IT, des freins liés à la sécurité qui ne correspondent pas nécessairement à des exigences de l’entreprise. Ainsi, plutôt que d’essayer de construire une solution avec les acteurs du cloud, certains DSI préfèrent rejeter d’emblée ces solutions. Mais le pourront-ils longtemps ?
3. Les DSI qui incitent
Avec des SI de plus en plus cœur de métier, le DSI, maître de la technologie, est à même d’identifier les éléments permettant aux métiers d’avancer différemment et être force de proposition concernant les avantages métier dont l’entreprise peut tirer parti. Le DSI se positionne alors comme chef d’orchestre et l’aspect collaboratif constitue un élément important de la transformation du SI. Il porte la transformation numérique et se positionne comme un réel partenaire des métiers.
| Les « pro » et les « anti » : comparatif des arguments |
| Les pro-Google sont des addicts |
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| Les pro-Office 365 sont des gestionnaires |
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| Les anti-Google sont sécuritaires et centralisateurs |
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| Les anti-Office 365 considèrent Microsoft comme has been |
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Cet article a été écrit par François Koehl, directeur associé d’Advese, et Marie-Hélène Fagard, directeur d’Advese.
Cinq convictions
1. Un choix d’usage et de transformation, au-delà du choix de solution
Au-delà du choix de l’outil, quel qu’il soit, nous parlons bien ici d’une nouvelle façon de travailler et de collaborer, avec l’application des usages personnels au sein de l’entreprise. Comment éviter la fracture entre les outils entrés dans les mœurs au quotidien et le monde de l’entreprise ? Il est du rôle du DSI d’éviter cette fracture, qui peut le placer en position de faiblesse, par un choix de transformation des outils et des usages au sein de l’entreprise.
2. Le cloud ? Oui, hybride à court terme. À long terme, le « 100 % cloud » est une hypothèse, avec le mode déconnecté, la sécurité et l’intégration du SI en arbitres
Nous passons d’une architecture hébergée en interne à 100 %, éventuellement externalisée dans des salles et des serveurs que l’on peut visiter physiquement, à des architectures non palpables, à plus ou moins long terme. Dans un premier temps, l’évolution va nous emmener vers de l’hybride mêlant On Site et cloud. Il sera de la responsabilité du DSI d’organiser ses données et d’identifier les flux en fonction des usages, des applications, des clients et d’en déduire le meilleur hébergement. Mais cette approche hybride est sans doute temporaire, car les fournisseurs poussent leurs offres cloud : le 100 % cloud est à nos portes, alors il est temps de s’y préparer…
3. « Fermir ou Ouvrer », une exigence faite de compromis
La sécurité, avec le point défini précédemment, va bien sûr se renforcer et occuper une place de plus en plus importante au sein des entreprises. Mais, quelle que soit la position, de fermer ou d’ouvrir le SI, il ne pourra l’être à 100 %. Le SI peut demeurer fermé, mais avec certaines options d’ouverture : donc « Fermer + Ouvrir = Fermir ». A l’opposé, en ayant une approche ouverte et en s’orientant vers du 100 % cloud, certaines parties du SI seront quand même protégées et on est obligé de fermer le SI : donc « Ouvrir + Fermer = Ouvrer ». On ne peut avoir une position tranchée et, quelle que soit l’option privilégiée en terme de sécurité, des compromis devront être acceptés. Reste à comprendre jusqu’où le DSI peut aller par rapport aux métiers de l’entreprise et à la protection de leurs données.
4. Un choix à faire entre un projet technique ou un réel projet de changement avec sponsoring et management adaptés, au-delà de la DSI
Le choix entre Google et Microsoft relève surtout de ce que souhaite l’entreprise : une stratégie de rupture ou de changement dans la continuité. De fait, la mise en place de Google représente un réel changement de mode de travail. En outre, la suite applicative est différente, certes plus simple, mais pour une génération Y qui a baigné dans l’environnement Microsoft Office, la reconversion est d’autant plus difficile. Avec Google, il ne faut pas considérer qu’il s’agit d’un banal changement de messagerie. D’une part, l’approche collaborative introduit de nouveaux modes de fonctionnement. D’autre part, l’organisation hiérarchique qui en découle se trouve complètement transformée par la mise à disposition, le partage et l’échange d’informations. Avec Office 365, nous ne sortons pas de la zone de confort, mais nous sommes bien dans une évolution par paliers successifs, nous amenant à effectuer des formations afin de franchir les étapes les unes après les autres. Néanmoins, que l’on adopte l’une ou l’autre de ces solutions, il ne faut pas sous-estimer l’effort lié à la gestion du changement. Cet aspect ne peut être une réussite que si le sponsoring vient du management de l’entreprise et pas uniquement de la DSI.
5. Mettre en place une organisation d’administration, centrale ou locale, et de veille des nouveaux outils et des nouveaux usages
Comme toute solution, même en mode cloud, il est important de penser à l’administration et au pilotage. Les tâches sont nombreuses et quelque peu contre-intuitives. A force de vendre le cloud comme la solution qui fait tout, beaucoup pensent que gérer 5 000 boîtes aux lettres est aussi simple que gérer son adresse Gmail ou live.fr ! Il n’en est rien, depuis l’ouverture/fermeture des comptes e-mails, la préservation des données de l’entreprise, la gestion des droits d’accès, la conduite du changement, la formation (dans certains cas), les tests de nouvelles versions… Toutes ces actions, qui sont des réflexes dans “l’ancien monde”, sont à revoir et ont aussi une réalité dans le monde du cloud. Autant dire qu’une organisation, des équipes et des budgets y sont associés et qu’il convient d’y penser dès le démarrage.
Vers un SI plus collaboratif et hybride
La question du cloud pour la messagerie se pose maintenant et très clairement dans chaque entreprise, que sa messagerie soit obsolète ou non. Depuis 2014, toute évolution de messagerie implique l’étude des messageries cloud, parmi les autres. Que Microsoft ou Google l’emporte in fine, la messagerie cloud sera le plus souvent la réponse apportée. Dans certains cas, cependant, la mise en place de ces solutions cloud se heurtera à un “No Go”. Il ne restera alors que peu d’options, à savoir principalement Microsoft en On Premise, les autres messageries internes n’étant plus au dernier niveau souhaité.
Bien sûr, d’autres fournisseurs pourraient se mêler à cette bataille en 2016, par exemple IBM, Facebook@Work ou Amazon. Mais, au vu des positions prises dans les grands groupes par les deux leaders et de la difficulté de réversibilité des solutions choisies, le retournement de marché semble difficilement envisageable à court terme. D’où la position dominante de Microsoft et Google, qui resteront leaders en 2016, confirmant ainsi leurs positions. Au final, le choix dépend de la volonté de rupture des usages collaboratifs plus que d’un choix technologique, car les fonctionnalités se valent aujourd’hui. L’aspect à ne pas négliger est la sécurité, ainsi que la protection juridique des données de l’entreprise dans le cadre de la signature du contrat. Le niveau requis dépend bien sûr du secteur industriel, car toutes les sociétés n’ont pas la même exigence.
Plus généralement, la messagerie dans le cloud représente également une première étape dans une architecture de système d’information hybride. Il est donc important de structurer la gouvernance et de revoir les compétences des équipes, permettant une nouvelle gestion du système d’information de façon sécurisée, car le pourcentage des applications en mode cloud va prendre une part de plus en plus importante dans les années à venir.
Retours d’expérience
1. Europcar : préférence Google
Témoignage de Marie-Hélène Fagard, ex-DSI : « À mon arrivée, en 2011, j’ai initié une consultation des collaborateurs d’Europcar pour connaître leur perception du système d’information. Les éléments importants remontés ont été le manque d’outils collaboratifs, de mobilité des applications, mais, surtout, le besoins d’utiliser les mêmes outils que dans la sphère privée. Début 2012, la question entre Office 365 et Google ne se posait pas pour identifier la meilleure solution de collaboration. Du fait de la différence de fonctionnalités, de maturité technique et de prix, la décision a été prise, en juin 2012, de migrer les outils bureautiques et d’entamer une démarche collaborative avec Google. »
2. Pernod-Ricard : préférence Microsoft
Témoignage de Jean Chavinier, DSI : « Suite aux différentes acquisitions réalisées au cours des années 2002 à 2008, la direction générale de Pernod Ricard a décidé de lancer, en 2010, un vaste projet d’entreprise avec deux objectifs : concentrer les efforts sur la croissance organique et améliorer l’efficacité opérationnelle. Dans ce contexte, le projet « Unified Communication » a été décidé afin d’améliorer la communication, le partage d‘informations et la mobilité des collaborateurs à travers le groupe. La première étape a été de déployer un Active Directory Groupe et un système de messagerie unique basée sur les technologies Microsoft (solutions les plus déployées dans le groupe). Dans un deuxième temps, un système de communication unique à l’ensemble du groupe a été mis en œuvre, à partir de la solution Lync. Un projet pilote a été lancé en 2012-2013 en Asie avec Office 365. En 2014, la décision a été prise de migrer dans le cloud l’ensemble des solutions de communication du groupe, pour des raisons à la fois de fonctionnalités, de coûts, d’un niveau d’adoption élevé des solutions On Premise Outlook et Lync et de faibles exigences en matière de management du changement. »