Les ERP ont introduit de la complexité dans les entreprises. Certes, celles-ci ont gagné en automatisation, en performance, en conformité et en fiabilité. Mais c’est le plus souvent au prix d’une complexité dont il est difficile de sortir. Lorsque l’USF (association des utilisateurs SAP francophones) a interrogé, en 2014, les grandes entreprises françaises, presqu’une sur cinq affirmait qu’il n’était pas envisageable de remplacer les solutions de l’éditeur et six entreprises sur dix estimaient que l’opération se révélerait très longue et très coûteuse, à supposer que cela soit possible.
Cette complexité s’observe également par le degré de personnalisation des solutions ERP : selon une étude de Panorama consulting, 44 % des entreprises personnalisent entre un quart et la moitié du code de leur ERP. Même si ces changements sont correctement documentés, ce qui reste à démontrer, cela introduit des niveaux de complexité supplémentaire. Selon Gartner, 15 % des entreprises citent les multiples plateformes ERP comme facteur de complexité des systèmes d’information, la première raisons étant (à 61 %) la personnalisation excessive des applications.
On imagine facilement que les écosystèmes ERP vont se trouver, au cours des prochaines années, complètement transformés, pour au moins trois raisons. D’abord, l’ancienneté du parc (7,5 ans en moyenne dans les PME, selon Aberdeen Group) va nécessiter un remplacement pour bénéficier de nouvelles fonctionnalités, doper les performances, migrer vers le cloud pour plus de flexibilité ou parce que les versions ne seront plus maintenues par les éditeurs. Une entreprise sur dix a plus de deux versions ERP de retard, selon Aberdeen Group.
Ensuite, la transformation viendra de la montée en puissance de solutions non-ERP, qui couvrent les mêmes besoins, notamment pour la finance, les ressources humaines, la logistique ou les achats. Enfin, la place des ERP dans la stratégie IT peut être remise en cause : à moyen terme, le cloud se sera imposé et il n’est pas certain que les parts de marché des éditeurs historiques d’ERP se maintiennent, même avec des solutions spécifiques en mode cloud.
Logiquement, les compétences des équipes ERP vont devoir, elles aussi, se transformer. Ce n’est pas une bonne nouvelle pour les générations actuelles, marquées par une grande technicité sur les ERP, mais plus aussi indispensable. Plusieurs voies de reconversion sont envisageables : former les équipes à de nouvelles compétences, les inciter à quitter l’entreprise pour aller vers le monde du conseil ou les éditeurs, changer de métier dans la DSI ou intégrer un centre de compétences. Dans tous les cas, cela signifie investissements supplémentaires, changement de processus et évolution de la culture : autant de chantiers qui ne s’improvisent pas, à supposer qu’il ne soit pas déjà trop tard pour nombre d’organisations…
« À l’horizon 2018, les organisations qui auront rénové avec succès leurs applications ERP constateront une amélioration d’au moins 75 % de leur agilité et de leur rapport qualité-prix-performance », assure Carol Hardcastle, analyste chez Gartner. Cet article propose les cinq principes de transformation des équipes ERP et les trois facteurs modèleront les ERP de demain.
Reste le plus difficile à faire : reconfigurer les équipes pour faire face aux changements dans la manière d’utiliser les ERP : « En 2024, le modèle de l’ERP monolithique On-Premise, qui représente encore 25 % du marché, aura vécu au profit du cloud et de modèles hybrides », prévoit Carol Hardcastle. Tout comme les applications et les infrastructures demandent davantage d’agilité, les équipes devront suivre.
Et, de fait, faire évoluer les compétences. Les expertises historiques en configuration, développement, gestion des changements, de projet et tests devront laisser la place à des compétences en analyse métier, architecture, intégration, sourcing, gestion des services et des fournisseurs, besoins d’intégration d’applications pour concerner aussi les processus, les données et les architectures », avance Carol Hardcastle. Pour les équipes, cela signifie aussi des « changements de comportement, la capacité à adopter un langage commun avec les métiers et une posture de leadership », ajoute l’analyste de Gartner.
Celle-ci suggère cinq bonnes pratiques pour réussir la transformation des équipes ERP :
- Déterminer quel sera le scénario, à moyen et long terme, d’évolution des systèmes ERP, entre quatre possibilités (qui peuvent se combiner) : le mode On-Premise, le cloud, l’externalisation-BPO ou le mode hybride.
- Planifier l’intégration d’applications métiers en complément de l’ERP.
- Analyser l’impact des évolutions de l’ERP sur les équipes de la DSI, en identifiant ceux qui seront volontaires, ceux qui ne le seront pas et ceux qui ne pourront pas s’intégrer dans le futur schéma ERP
- Garder à l’esprit que les équipes ERP ne sont pas isolées du reste de l’entreprise et « ne peuvent être traitées comme un ilôt intouchable », précise Carol Hardcastle.
- Déterminer le rythme (en mode big bang ou graduel) et la portée des évolutions.