Les laboratoires Anios ont numérisé un processus, auparavant géré de façon manuelle avec des formulaires papier. Pour gagner au moins 10 % de temps… Face à un tel constat, le numérique s’est imposé comme la solution pour faciliter la saisie, accéder en temps réel aux données clients, traiter rapidement les cas particuliers et accélérer la prise en charge de nouvelles commandes.
Chaque jour, la vingtaine de conseillers hygiène des laboratoires Anios, spécialiste des produits de désinfection, parcourent la France pour rencontrer les clients et assurer le suivi de la relation de ces derniers avec leur fournisseur. Ce suivi repose sur un audit approfondi permettant d’identifier les besoins de chaque client et d’actionner les commandes nécessaires. Réalisés sur papier, les audits faisaient l’objet d’une saisie manuelle, une manœuvre nécessaire, mais chronophage pour les conseillers hygiène.
Une approche plutôt artisanale car « nous avions auparavant des processus papier, avec un processus de ressaisie, qui était évidemment long », explique Jean-Pierre Favreau, DSI des laboratoires Anios. Avec, en bout de chaîne, deux personnes pour gérer les formulaires papiers. Ainsi, les vingt conseillers hygiène chargés des mesures et des constats sur le terrain consacraient environ une demi-journée par semaine à saisir les informations.
« Nous avons analysé le processus papier pour le transformer en processus numérique », précise Jean-Pierre Favreau.
Le projet a été initié par la direction métiers, confrontée à la problématique d’un marché en croissance et de volumes d’information à traiter en augmentation.
Pour accompagner la mise en œuvre de ce projet, les laboratoires Anios ont fait appel à Ineat Conseil. Après une analyse des enjeux stratégiques de la marque, les équipes du prestataire ont proposé une application dédiée, baptisée Tact’Anios (pour Traçabilité, Amélioration Continue, conseils en Temps réel).
« Le développement spécifique était justifié par le fait que nous souhaitions un système de notation et un accès direct au catalogue de produits », explique Jean-Pierre Favreau. « Les équipes d’Ineat sont venues avec un graphiste pour nous montrer à quoi pourrait ressembler l’interface, ce que les autres fournisseurs consultés n’ont pas fait », ajoute le DSI.
L’application est adaptable à tous les supports utilisés par les laboratoires Anios : iOS et Androïd pour les tablettes, Web pour les ordinateurs classiques. L’application permet également la synchronisation des données et le travail en multicanal ; elle est également utilisable en mode déconnecté.
« Nous avons eu un bon accueil de cette application par nos équipes. Elles se sont en effet rapidement appropriées l’application grâce à sa simplicité d’utilisation et son gain de productivité », assure Jean-Pierre Favreau, pour qui « nous pourrions gagner encore plus de temps avec un accès aux documentations techniques. » Deux sessions de formation ont déjà été organisées, par groupes de dix utilisateurs. « Nous avons également fait intervenir trois utilisateurs clés, dont l’un avait une bonne connaissance technique. »
Numériser plus pour travailler moins
Depuis la mise en place de l’application, les conseillers hygiène des laboratoires Anios ont ainsi pu gagner 10 % de leur temps de travail, qu’ils consacrent désormais à la prospection commerciale. Forts de ces résultats, les laboratoires Anios ont décidé de prolonger l’expérience au-delà des audits hygiène en complétant le dispositif avec une solution pour les commerciaux. Une application nommée Help’Anios a été développée, permettant aux commerciaux itinérants d’avoir accès à toute la gamme produits sur un terminal interactif.
Le DSI des laboratoires Anios met en exergue plusieurs points clés pour la réussite d’un tel projet (voir encadré), dont deux sont particulièrement importants, selon Jean-Paul Favreau. D’une part, évidemment, l’écoute des utilisateurs, avec une « description précise des besoins, qu’il faut canaliser de façon positive et constructive. »
D’autre part, la phase de test ne doit pas être négligée : « Il faut tester et retester, car la phase de montée en charge constitue une étape à risque. Par exemple, nous n’avions pas suffisamment anticipé le fait que la mémoire vive d’une tablette ne peut conserver tous les comptes rendus réalisés », souligne Jean-Paul Favreau. Côté sécurité, les tablettes (des iPad, jugés plus sécurisés que les terminaux sous Androïd), accessibles par un double code confidentiel, sont équipées d’un outil de MDM (Mobile Device Management) qui permet d’effacer les données en cas de vol ou de perte. « Le retour sur investissement s’apprécie non pas en termes financiers, mais plutôt sur le plan qualitatif et en terme d’image de marque, avec les nouvelles fonctionnalités proposées aux clients », assure Jean-Pierre Favreau.
| Les principaux obstacles au déploiement d’applications mobiles | |
| Manque de financement | 34 % |
| Intégration aux applications existantes | 32 % |
| Sécurité des données et des fichiers | 32 % |
| Manque de compétences | 30 % |
| Performance/disponibilité de l’application | 27 % |
| Problématiques réglementaires | 24 % |
| Manque de contrôle sur les données | 21 % |
| Manque de contrôle sur le périmètre | 20 % |
| Manque de sponsorship des métiers | 20 % |
| Source : IDG Research Services. | |
Les bonnes pratiques des laboratoires Anios
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