Best Practices a réalisé une enquête auprès de 72 entreprises industrielles et de services équipées de solutions d’échanges B2B, afin d’évaluer leur évolution vers le mode SaaS. C’est d’abord la volonté de mieux satisfaire les besoins métiers qui apparaît comme la première motivation des entreprises (les deux-tiers) équipées de solutions d’échanges B2B en mode On Premise pour évoluer vers le mode SaaS.
Ces besoins métiers sont, par définition évolutifs, et le mode traditionnel d’adaptation des solutions On Premise (gestion d’un projet sur plusieurs mois) est, aujourd’hui, beaucoup plus difficile à justifier.
La seconde motivation, qui ressort de l’enquête, concerne les aspects qualitatifs, cités par 64 % des entreprises. Ce besoin est justifié à la fois par l’intensification des échanges avec les partenaires et par l’élargissement de l’écosystème de partenaires, qui ne doit pas se traduire, avec les solutions existantes On Premise, par une dégradation de la qualité.
Le mode Saas facilite l’intégration de nouveaux partenaires. La troisième motivation qui émerge pour migrer vers le mode SaaS concerne l’agilité. Cette raison a été citée par six entreprises sur dix. Le passage au mode SaaS permet d’ajouter facilement de nouvelles fonctionnalités et de dimensionner les solutions aux variations de volumes, sans entraîner de surcoûts.
Les DSI en première ligne dans le pilotage des projets
Les projets de migration de solutions d’échanges B2B restent avant tout des projets à forte composante technique, car ils impactent directement le système d’information. À ce titre, il est logique que les DSI soient les plus impliqués.
Mieux, ils apparaissent comme les moteurs du changement : pour près de six entreprises sur dix, c’est la DSI qui a initié le projet de migration. Lorsqu’elle n’est pas en première ligne, ce sont les directions générales (dans une entreprise sur quatre) et les directions financières (également dans une entreprise sur quatre) qui sont initiatrices de cette évolution vers le mode SaaS.
Mieux gérer l’obsolescence des solutions existantes
Lorsque les solutions d’échanges B2B sont mises en œuvre en mode SaaS, soit directement, soit suite à une migration, plusieurs objectifs sont poursuivis. Quatre entreprises interrogées sur dix affirment avoir ainsi résolu le problème de l’obsolescence de leur solution existante. Le second objectif rempli, dans plus d’une entreprise sur trois, a été d’améliorer la qualité des échanges avec les partenaires, devant l’amélioration de la sécurité des données et des échanges (une entreprise sur trois).
Si l’on prend en compte l’atteinte partielle des objectifs, le passage en mode SaaS s’avère extrêmement positif. Ainsi, huit entreprises sur dix ont pu gérer l’obsolescence technologique, les trois-quarts ont amélioré la qualité de leurs échanges avec leurs partenaires. De même, sept entreprises sur dix ont pu rationaliser et/ou simplifier leurs processus d’échanges, ainsi qu’améliorer leur visibilité en temps réel sur ces échanges.
Toutefois, les entreprises interrogées ont pointé le relatif manque d’engagement des métiers (39 %), le coût de la migration (32 %), dès lors qu’elle s’étale sur plusieurs mois et qu’il faut régler les inévitables problématiques d’intégration, et le manque de compétences internes (26 %).
La question du ROI : les incertitudes demeurent
La principale difficulté, considérée par les répondants comme « importante ou très importante », reste l’identification et le calcul du retour sur investissement (pour près d’une entreprise sur deux). Ainsi, quatre entreprises sur dix n’ont pas fourni de précision. Pour les autres, on observe que le retour sur investissement peut être considéré comme rapide (inférieur à un an) pour près d’une entreprise sur trois. Mais pour une entreprise sur deux, le retour sur investissement, au moment de l’enquête, s’est révélé impossible à estimer.
Même si le retour sur investissement reste très difficile à déterminer, une solution SaaS est-elle pour autant génératrice d’économies par rapport à une solution On Premise ? Pour quatre entreprises sur dix c’est le cas, avec des économies d’au moins 20 %. Seule une minorité estime qu’une solution SaaS s’avère plus coûteuse qu’une solution On Premise. À noter que, pour une entreprise sur trois, il est difficile de répondre à cette question…
Les dix bonnes pratiques à mettre en œuvre
1. Considérer la migration vers le SaaS comme un projet métier et pas seulement technique
Si, de toute évidence, les aspects techniques ne peuvent être ignorés ou sous-estimés, un projet de migration d’une solution qui impacte directement les échanges commerciaux doit se focaliser sur les aspects fonctionnels, la simplification des processus et la création de valeur pour les métiers.
2. S’assurer du sponsoring de la direction générale
La qualité et les caractéristiques d’une application d’échanges B2B contribuent à forger l’image d’une entreprise vis-à-vis de son écosystème et de ses partenaires. Dès lors, l’engagement fort de la direction générale est indispensable et, lui aussi, déterminant pour que toutes les conditions de succès soient réunies. Il ne s’agit évidemment pas d’un engagement opérationnel dans le déroulement du projet, mais d’un engagement en matière d’arbitrage et de mobilisation des énergies internes et externes.
3. S’informer sur les retours d’expérience d’autres entreprises
Les retours d’expérience présentent plusieurs avantages : d’abord, faire gagner du temps. Ensuite, disposer de trajectoires optimisées pour implémenter une solution, grâce à l’application des meilleures pratiques. Enfin, se sécuriser sur les capacités des éditeurs et des intégrateurs à mener à bien un projet de migration vers le SaaS, en particulier pour valider le savoir-faire, les compétences et la connaissance métier des fournisseurs.
4. Impliquer les métiers très en amont du projet
Dans la mesure où un projet de migration doit être considéré d’abord dans ses aspects fonctionnels, avant ses aspects techniques, les métiers doivent s’impliquer au niveau opérationnel, notamment pour la définition des besoins, l’élaboration des critères de performance et l’évaluation du retour sur investissement.
5. Valider la disponibilité des compétences internes et externes
Le manque, ou l’inadéquation, des compétences est proba-blement la cause majeure de dérives dans les projets, quels qu’ils soient. Cette inadaptation, même partielle, est souvent synonyme de retard dans les plannings, de surcoûts, d’insuffisance dans les tests et de défaillance dans le niveau de qualité et de performance.
6. Privilégier des solutions simples et flexibles en mode SaaS
L’enquête Best Practices a montré que les bénéfices majeurs tirés d’une migration vers le mode SaaS sont l’agilité, de meilleurs niveaux de services, une adaptation immédiate aux variations des volumes et une simplification des aspects techniques qui ne sont plus gérés en interne.
7. Anticiper les exigences d’intégration avec les applications existantes
L’une des contraintes soulevée par les entreprises interrogées concerne l’intégration d’une solution SaaS avec d’autres applications, surtout si elles sont gérées en mode On Premise. Cet aspect doit être anticipé très en amont, avant le déploiement. On pourra, par exemple, privilégier un projet pilote ou un « proof of concept » pour valider que l’intégration ne pose pas de problèmes, faute de quoi la qualité perçue, la sécurité et les niveaux de service s’en trouveront affectés.
8. Élaborer les bons indicateurs pour mesurer le ROI
Les solutions d’échanges B2B exigent un effort tout particulier pour déterminer le retour sur investissement. Dans l’enquête, le fort taux de non réponse à cette question confirme que la tâche n’est pas aisée. Aussi convient-il de travailler très en amont sur les indicateurs les plus pertinents qui contribueront à prendre la vraie mesure du retour sur investissement. Outre les aspects techniques, pour lesquels la DSI sera légitime, par exemple pour mesurer des niveaux de services, ce sont les métiers qui sont les plus à même de définir la pertinence de ces indicateurs, dans le cadre d’un processus collaboratif.
9. Prévoir une période de transition suffisante pour sécuriser la migration
Les migrations de solutions d’échanges B2B vers le mode SaaS durent souvent plusieurs mois et même, rappelons-le, plus d’un an pour une entreprise sur cinq, il peut être tentant de vouloir raccourcir de façon significative cette période. S’il est toujours possible d’optimiser le délai de migration, il convient de prendre le temps nécessaire pour tester et stabiliser la solution. Les entreprises qui ont consacré plus d’un an à la migration se situent essentiellement dans des secteurs (industrie, BTP, services B2B) où interviennent de multiples sous-traitants.
10. Vérifier l’appropriation de la solution par les utilisateurs
La mise en œuvre d’une nouvelle solution, même si elle découle d’applications existantes, provoque un changement d’habitudes des utilisateurs. D’autant qu’elle s’accompagne souvent d’une modernisation/refonte des processus d’échanges associés à la solution. Une bonne appropriation de la solution par les utilisateurs reste un gage de performance… et de retour sur investissement.