Se positionner comme un early adopter est-il risqué ? A priori oui, mais en limitant les risques, le pari peut réussir à transformer le système d’information, surtout pour l’amélioration des performances et la satisfaction des utilisateurs. Les retours d’expérience de Cofely Inéo, qui a initié un projet SAP Hana, et de Klépierre, premier utilisateur d’une solution de gestion de contenus.
Cofely Ineo a été précurseur dans la mise en place de SAP Hana, suite logicielle qui repose intégralement sur la plateforme In-Memory Hana. Cette solution permet de gérer, en temps réel, le transactionnel et le reporting sur une seule plateforme, sans redondance ni réplication de données. C’est une solution que SAP présente comme une innovation de rupture : selon Hasso Plattner, co-fondateur de SAP, 40 % de la charge des environnements SAP proviennent des échanges de données entre le CRM et l’ERP et celui-ci ne craint pas d’affirmer que, désormais, une entreprise « peut tourner avec une base de données équivalente à 8 Go, soit la mémoire d’un simple iPhone. »
L’urgence d’améliorer les performances pour les utilisateurs
Pour l’heure, le nombre de clients français convertis à Hana est relativement faible. L’USF (association des utilisateurs SAP francophones) a mis en exergue, dans un document publié en octobre 2015, les risques et les questions qui restent en suspens, par exemple autour du licensing, de la disponibilité des compétences, des budgets nécessaires ou des difficultés d’intégration.
Les clients français font figure de précurseurs. « Nous avons pris un risque en choisissant de passer à Hana si tôt, alors qu’une seule autre entreprise en France l’avait fait », explique Bernard Rieusset, DSI de Cofely Ineo, groupe appartenant à Engie (ex-GDF-Suez). Cette évolution répondait à un besoin de performances : Cofely Ineo avait, en effet, besoin d’améliorer les temps de réponse pour ses utilisateurs SAP (8 500 utilisateurs dont 3 500 travaillant pour une autre entité d’Engie, Cofely Axima, spécialiste du génie climatique).
Cofely Ineo avait mis en place SAP en 2008, notamment pour le suivi des chantiers et le reporting financier. Mais la croissance du groupe a rendu nécessaire une modernisation de l’infrastructure, de manière à ne pas dégrader les temps de réponse pour les utilisateurs. Cofely Ineo a initié le projet, en 2013, avec trois scénarios possibles, qui ont donné lieu à des POC (Proofs of concept) entre septembre 2013 et février 2014 : une solution alternative à SAP (Oracle Exadata), une évolution de l’infrastructure matérielle HP et une évolution vers SAP Hana.
C’est cette dernière option qui est privilégiée, couplée à des appliances HP. L’objectif initial était d’améliorer les temps de réponse d’un facteur 5 à 10. « Nous avions des difficultés à assurer les performances, ce qui générait du stress pour les utilisateurs », précise Sébastien Gautrot, directeur technique adjoint de Cofely Ineo, qui a présenté le retour d’expérience du groupe lors de la dernière convention de l’USF.
Plusieurs facteurs ont contribué à privilégier la solution sous Hana : « Les performances très bonnes, constatées dans le POC, se sont vérifiées en production, la certitude d’aller dans le plan de route de SAP, les paramètres financiers et l’enthousiasme des équipes internes dans l’engagement vers la technologie Hana », résume Sébastien Gautrot. Le projet, mené par HP, comprenait plusieurs engagements : sur le délai de mise en œuvre, sur la non régression fonctionnelle, sur une performance au moins égale au POC et un engagement conjoint des directions générales de HP et de SAP France face à la direction générale de Cofely Inéo. La migration s’est déroulée début janvier 2015.
« Nous redoutions l’échéance de la période clotûre, mais il n’y a eu aucune incidence », se souvient-il. Cependant, la première semaine, les utilisateurs ont eu à subir une vingtaine d’heures d’indisponibilité, puis huit heures jusqu’à la fin janvier et six heures en février. « Début mars, la disponibilité a atteint 100 % », assure Sébastien Gautrot. Ce dernier estime qu’être pionnier, « c’est motivant pour les équipes et la DSI est à l’image de l’entreprise, il faut savoir prendre des paris. Le choix était risqué, mais les performances sont au rendez-vous. » Ainsi, l’objectif initial d’améliorer les temps de réponse par un facteur 5 à 10 a été largement dépassé, ils ont été en réalité améliorés par un facteur 13. Par ailleurs, les reportings métiers sont désormais accessibles entre 3 et 31 fois plus vite.
Klépierre : une vue unique des documents contractuels
Klépierre, spécialiste de l’immobilier de centres commerciaux, présent dans seize pays, avait besoin de faire évoluer son système de GED. « La gestion des contrats (baux, eux-mêmes associés à plusieurs documents) constitue le pivot de notre métier et nous avions besoin d’un référentiel et d’une vue unique », rappelle Christian Vadot, DSI de Klépierre. D’autant que le processus est plutôt complexe, notamment en cas de cession, comme l’a fait Klépierre en vendant 126 centres commerciaux en 2014 au groupe Carrefour. « Les baux commerciaux, à transmettre à l’acheteur, peuvent regrouper des centaines de pages, avec des annexes, et la compréhension d’un chiffre issu de l’ERP implique de revenir au texte du contrat », précise le DSI. Une tâche plutôt fastidieuse lorsque les données ne sont pas rapprochées.
Klépierre utilise SAP depuis 2009 avec un outil de GED OpenText (Content Suite). Restait le problème d’optimiser la cohabitation entre l’ERP (qui traite les données de gestion et comptables) et la solution de GED (qui gère les données juridiques) pour l’ensemble des filiales. Autrement dit, réconcilier la vue des gestionnaires et des comptables avec celle des juristes…
Pour parvenir à cette cohabitation, Klépierre a été le premier utilisateur de la solution xECM for SAP d’OpenText, pour une intégration des référentiels, des processus et des autorisations des documents juridiques. « Cette solution permet de relier un objet SAP avec un document issu de la GED », précise Christian Vadot. Plusieurs gains étaient recherchés, en particulier l’accès plus rapide aux documents clés, la suppression des copies papier, l’extraction des documents à jour, une intégration de données structurées et de données non structurées et une vision consolidée de l’ensemble des documents par enseigne, par pays et par centre commercial.
Être précurseur est-il risqué ? A priori oui, comme le rappelle Christian Vadot : « C’est toujours au chrétien le plus téméraire qu’échoit le plus gros lion ! » Mais, en réalité, pour le DSI de Klépierre, devenir le premier utilisateur de la solution xECM ne comporte que peu de risques : « Client d’OpenText depuis 2006, nous avions confiance dans la roadmap de l’éditeur, qui a dégagé les bonnes ressources pour nous accompagner. » En outre, le domaine de la gestion électronique de documents ne revêt pas un caractère stratégique au point de mettre en péril la survie de l’entreprise. « La solution alternative aurait été de ne pas coupler la GED au référentiel », précise Christian Vadot.
« J’ai élaboré un plan détaillé (blueprint) en m’inspirant de ce qui s’est pratiqué dans les autres domaines du SI », ajoute le DSI de Klépierre, pour qui « la partie technique n’est pas complexe, le plus difficile a été de reprendre les données dans les seize filiales, ça prend du temps et ce n’est guère passionnant pour les collaborateurs. »
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