L’un des avantages du cloud réside dans la souplesse de la souscription des licences, en fonction des évolutions du nombre d’utilisateurs et des besoins de fonctionnalités.
Cette souplesse, par rapport au modèle classique de licences, n’annule pas l’impératif de suivi des parcs de licences, avec une approche de Software Asset Management (SAM). Pour élaborer une stratégie de migration pertinente vers le cloud, une entreprise a tout intérêt à savoir de quels logiciels elle dispose, comment ceux-ci sont utilisés et par qui, et enfin de quelle manière ils seront touchés par le passage au cloud.
Les réponses à ces questions l’aideront à développer sa stratégie d’adoption, à identifier les caractéristiques requises pour les applications restantes et à sélectionner celles qui sont candidates pour le cloud (est-ce que l’application existe en mode cloud, est-ce qu’elle est prête à passer ?). « Le SAM (Software Aset Management) est un moyen de comparer l’environnement actuel avec les besoins et objectifs futurs », résume Mathieu Bourreau, directeur associé du cabinet de conseil Crayon, spécialisé dans l’optimisation des licences, qui est intervenu lors des Tech Days 2015 de Microsoft. Il fournit des informations utiles pour évaluer le périmètre de déploiement, les prérequis métier et techniques ou l’impact sur les coûts (licences non plus par poste, mais par utilisateur par exemple).
Par rapport à une approche classique de management des licences logicielles, le cloud introduit quatre difficultés :
- un changement de la nature des actifs logiciels, avec une notion plus large de services, qui va au-delà du concept simple de logiciel.
- une nécessité de gestion en quasi temps réel, on ne peut plus se contenter d’une photographie annuelle d’un parc de licences, l’intérêt du cloud étant précisément la possibilité de faire varier régulièrement les nombres de licences en fonction des évolutions du nombre d’utilisateurs.
- une décentralisation de la gestion des licences, à mesure que les métiers et les utilisateurs agissent directement sur le dimensionnement des services, ce qui induit une relative perte de contrôle de la DSI.
- une complexité pour comprendre et mesurer le TCO, par exemple pour les coûts de migration, de déploiement, de gestion des contrats…
Le cloud, alternative au SAM ?
« Beaucoup de DSI pensent, à tort, que quand tout sera dans le cloud ils en auront fini avec les enjeux de conformité, qu’il n’y aura plus besoin de gérer leurs actifs logiciels », prévient Mathieu Bourreau. Contrairement aux idées reçues, le cloud ne marque pas la fin des non-conformités et de la gestion des actifs logiciels.
« Il y a une vraie complexité à gérer les clouds, on ne peut pas faire n’importe quoi avec les licences », ajoute Mathieu Bourreau : « Celles-ci permettent-elles de downgrader l’application, d’en utiliser un exemplaire on-premise ? Dans quelles conditions un usage BYOD est possible ? »
Il importe également de se préoccuper de la gestion des services : souvent, les utilisateurs affirment avoir besoin de nombreuses fonctionnalités, alors qu’ils n’en utilisent pas la totalité. Il faut donc bien réfléchir à qui aura accès à quels services.
Il n’y a d’ailleurs aucune raison objective pour que les difficultés qu’éprouvent les entreprises, pour gérer les actifs logiciels acquis en mode classique, ne se déclinent pas dans un environnement cloud. Les principales difficultés tiennent en effet à la connaissance exacte du périmètre (les oublis sont fréquents), au suivi régulier des actifs (beaucoup se contentent d’une photographie par an, voire moins…), au manque d’indicateurs de performance (notamment financiers) et à la difficulté de sensibiliser utilisateurs, métiers et direction générale, aux enjeux de l’optimisation d’un parc d’actifs logiciels.
Prévoir une phase de transition
« Il est aussi utile de prévoir une phase de transition, de manière à assurer la continuité des services : si le fonctionnement des activités est perturbé lors de la migration, alors le pari du cloud risque d’être perdu », avertit Valéry Baudoin, PDG de l’intégrateur Net Streams et client de Crayon. Enfin, il faut bien évidemment mesurer le coût total d’exploitation, en incluant tous les coûts cachés. Pour tous ces enjeux, le SAM peut apporter une aide précieuse.
Dans ces conditions, le SAM peut apporter plusieurs bénéfices, certains attendus, d’autres moins. Parmi les bénéfices attendus :
- Il permet tout d’abord de savoir si l’entreprise est en conformité par rapport aux contrats cloud, un enjeu d’autant plus important que ceux-ci changent fréquemment. « Si un éditeur arrive avec un nouveau modèle, très vite, les autres peuvent suivre », observe Valéry Baudoin.
- Il aide également à optimiser les coûts. « Si un utilisateur oublie de libérer un hyperviseur ou du stockage, ces ressources, facturées dans le cloud, pèsent vite très lourd sur la facture », illustre Valéry Baudoin.
L’intégrateur Net Streams a également constaté deux bénéfices, moins attendus :
- La sensibilisation des équipes techniques aux enjeux liés aux licences dans le cloud. Le SAM permet de connaître précisément les conséquences des choix effectués. « Les collaborateurs de la DSI ont compris qu’ils devaient rendre compte de leurs choix, que souscrire à telle option n’avait pas le même impact qu’à telle autre », observe Valéry Baudoin.
- L’attention des clients, surtout si ceux-ci ont connu quelques difficultés liées aux licences cloud. « Des avocats se positionnent déjà sur ce créneau, c’est un signe », pointe Valéry Baudoin. Améliorer la sécurité juridique autour des déploiements cloud constitue une valeur ajoutée pour un prestataire comme pour un DSI, qui réduit ainsi les risques pour son entreprise. Valéry Baudoin avertit au passage ces derniers : « Un manque d’attention aux contrats cloud peut vous coûter votre place ».
Élaborer sa stratégie cloud : cinq points d’attention que le SAM permet d’anticiper
- Le surdimensionnement des contrats : avec la facturation à l’usage, il est utile de pouvoir estimer au préalable celui-ci.
- Le sous-licensing.
- La cohabitation de solutions on-premise et cloud.
- Le BYOD et les risques associés : beaucoup de solutions sont, par exemple, gratuites dans un cadre personnel, mais pas pour un usage professionnel.
- Le coût total de l’exploitation dans le cloud.
Les dix apports du SAM dans le cloud
- Comprendre les conditions d’utilisation.
- Veiller à la conformité par rapport aux législations locales.
- Mettre en place des métriques d’utilisation.
- Surveiller le déploiement et la désinstallation/libération des services et ressources cloud.
- Mettre en place le cloud est l’affaire de tous, DSI, direction juridique, achats…Il est donc important de coordonner ces différents acteurs à travers un processus bien délimité.
- Définir les rôles et responsabilités.
- Suivre régulièrement les métriques d’utilisation.
- Suivre les indicateurs clés de performance, le niveau d’engagement ayant un impact direct sur la qualité des services.
- Faciliter les échanges avec le support.
- Prendre en compte les besoins du développement jusqu’aux mises en production (pour les clouds de type PaaS et IaaS).
Les six bénéfices du SAM dans le cloud
- Favoriser l’élaboration des stratégies futures.
- Prendre en compte de nouvelles tendances (BYOD) ou de nouveaux risques (cybercriminalité…).
- Recenser les actifs cloud et les optimiser.
- Comprendre le parc informatique et logiciel, les relations entre les différents services…
- Anticiper les coûts et piloter la migration.
- Réduire les risques de non-conformité.
| Software Asset Management (SAM) : plusieurs niveaux de maturité | |
| Niveau de maturité | Qualification de la pratique SAM |
| Basique |
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| Standardisé |
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| Rationalisé |
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| Dynamique |
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