Un véritable accès unifié à l’information est-il possible ? Il faut régler les problèmes techniques, mais, surtout, mobilier les métiers. Ce n’est pas gagné. On imagine facilement que, dans les entreprises, la gestion de l’information, qu’elle soit numérique ou non, reste chaotique. Les multiples applications, les nombreux référentiels, interfaces et protocoles, auxquels s’ajoutent des terminologies non-unifiées et des espoirs surestimés dans les capacités du Web, font que l’utilisateur a de quoi être frustré. Il a de bonnes raisons de l’être : par le trop-plein d’informations, par celles qui sont erronées, par le poids important des informations obsolètes et par le fait qu’il peut avoir l’impression de rater la bonne information.
Selon IDC, qui a mis à jour son étude sur l’univers numérique, celui-ci double tous les deux ans, et devrait peser 44 000 milliards de gigaoctets en 2020, soit dix fois plus qu’en 2013. À titre de comparaison, le volume mondial d’informations de l’univers numérique tiendrait aujourd’hui dans une pile de tablettes iPad Air de 253 704 kilomètres, soit 2/3 de la distance entre la Terre et la Lune. Le volume des données transitant par le cloud va doubler : moins de 20 % des données numériques ont transité par le cloud en 2013. Elles seront 40 % en 2020.
On perçoit donc l’intérêt de disposer d’une plateforme unifiée d’accès à l’information, qui présente au moins trois intérêts majeurs. D’abord, un accès unique à tous types d’informations (structurées et non-structurées) et selon différents formats. Le besoin de rechercher des données parmi les différentes applications d’entreprise est le premier identifié par IDC dans une étude parue en 2013 (voir graphique ci-dessous). Ensuite, la possibilité, dans un espace unique, de rechercher, de classer, d’indexer et de visualiser l’information. Enfin, la prise en compte des changements dans l’information existante ou l’ajout de nouveaux éléments.
Selon Dave Schubmehl, directeur de recherches chez IDC, les plateformes d’accès unifié à l’information sont susceptibles, à terme, « de remplacer les datawarehouses pour des besoins qui requièrent l’accès à des grandes quantités de données hétérogènes, mais aussi les moteurs de recherche traditionnels dans les entreprises. » Elles présentent plusieurs caractéristiques, selon Dave Schubmehl : « Elles combinent plusieurs technologies (bases de données, solutions de CRM, de Business Intelligence, analyse de contenus, big data, datawarehouses…), prennent en compte de multiples sources d’information, intègrent des bases de connaissances et les terminologies spécifiques, et privilégient la simplicité des interfaces. »
L’accès unifié à l’information pose bien évidemment des problèmes pour les DSI. On peut identifier plusieurs points d’attention. Sur le plan technique, il faut probablement repenser ou, au moins, faire évoluer les infrastructures de stockage. Un audit des sources d’information est également indispensable, de manière à identifier les plus pertinentes et les plus riches en contenus (intranet, bases documentaires, serveurs de fichiers, espaces collaboratifs…) et c’est une difficulté pour les entreprises d’une certaine taille. Un projet d’accès unifié à l’information nécessite une réelle implication des métiers, en particulier pour les trois phases-clés que sont la définition des besoins, les projets pilotes et le déploiement.
Par ailleurs, il est quelquefois difficile de justifier les investissements, l’accès unifié à l’information n’étant pas perçu comme un projet prioritaire, sauf à démontrer son retour sur investissement pour des entreprises comparables. Il reste, bien sûr, à engager le chantier de la gestion du changement et de l’appropriation d’une solution d’accès unifié à l’information, qui, par définition, change les habitudes et les réflexes des utilisateurs vis-à-vis de la recherche d’informations. Davantage qu’une gestion du changement, comme on la rencontre dans des projets systèmes d’information plus classiques, c’est plus un changement culturel qu’il convient d’impulser, de manière à annihiler les quatre travers des utilisateurs : croire trop longtemps aux idées reçues (« Google peut tout faire… »), consulter toujours les mêmes sources, ne pas partager l’information et recréer des silos informationnels…
Ces points d’attention et difficultés sont d’autant plus importants que les besoins d’accès unifié à l’information ne sont évidemment pas uniformes. On peut distinguer (voir tableau page 3) quatre segments principaux, selon deux axes : le type de données et l’univers de l’information (dans l’entreprise ou en dehors de l’entreprise). On obtient ainsi des scénarios associés qui, chacun, répondent à des besoins métiers spécifiques, nécessitent de privilégier des technologies différentes, imposent des difficultés et des challenges particuliers.