Gartner explique comment mettre en place des infrastructures convergées et présente les onze étapes essentielles. Les entreprises pourraient aisément obtenir une réduction de 10 à 20 % sur la convergence de leurss datacenters, selon Gartner.
Mais d’après Gartner, elles pourraient faire des économies plus significatives avec les infrastructures convergées (fabric-based infrastructure en anglais), si elles développent une stratégie de négociation soutenue par la DSI et les achats. Le cabinet américain définit la FBI comme un nouvel espace d’intégration verticale d’infrastructures hardware et software avec une couche d’automatisation, permettant ainsi aux organisations IT de concevoir un datacenter optimisé.
Le concept de FBI diffère du concept Fabric Computing (FBC) dans le sens où il permet à des éléments technologiques existants d’être regroupés et packagés dans un environnement « fabric-enabled », ceci afin d’aboutir à une convergence de l’infrastructure. Les achats informatiques sont souvent relégués à un rôle secondaire, constate Gartner. Il arrive même que les prestataires forcent les utilisateurs et l’informatique à ignorer la phase d’appel d’offres ceci afin d’accélérer l’intégration, l’expédition et l’installation de leur solution.
Avec les infrastructures convergées, le processus d’achat doit être surveillé et exécuté minutieusement, de sorte que toutes les parties impliquées dans l’exécution du projet aient connaissance des objectifs, des engagements et des incidents à long terme liés au contrat de FBI. Pour cela, Gartner recommande onze bonnes pratiques destinées à évaluer, sélectionner et négocier les achats des infrastructures convergées. D’après les analystes, suivre ces étapes permettrait aux entreprises de bénéficier d’avantages supplémentaires ou encore de profiter de réductions de coûts allant jusqu’à 20%.
Étape n°1. S’assurer que le service achat, dont le rôle est de négocier, est impliqué dès le début du projet c’est-à-dire dès les premiers contacts et les échanges avec les prestataires.
Etape n°2. Evaluer le projet six mois avant la date de signature prévue du contrat. Cela laisse suffisamment de temps pour visiter les sites des fournisseurs, faire des démonstrations, réaliser des évaluations et des séries de tests, etc …
Etape n°3. Exiger qu’une équipe multifonctionnelle fasse partie du processus d’évaluation. En effet, dans le cadre d’un déploiement traditionnel, il n’est pas rare de voir les rôles se modifier, ou encore des configurations de systèmes évoluer. En effet, si le réseau traditionnel, le stockage, la sécurité, le système de gestion de base de données (DBMS) ou encore les experts informatiques ne sont pas pleinement conscients de l’évolution de leurs missions et des processus de coordination, la solution peut engendrer du ressentiment et des tensions.
Etape n°4. Diffuser un appel d’offres afin de s’assurer que la DSI comprenne bien quels sont les objectifs commerciaux à atteindre à court, moyen et long terme, quels sont les niveaux de service attendus, quelle croissance attendre et quelles peuvent être les améliorations technologiques du cycle de vie.
Les fournisseurs de FBI peuvent modifier les configurations, changer la nature de leurs partenariats, exiger l’adhésion à des logiciels de gestion associée, alors que dans le même temps les licences, les prix et autres conditions changent. Il est donc important de faire des analyses de type « et si ? » et des stratégies de réduction des risques afin de déterminer une éventuelle porte de sortie.
Etape n°5. Concevoir un appel d’offres de sorte qu’au moins deux fournisseurs soient en concurrence. Il faut également veiller à définir si certaines parties du FBI peuvent être proposées par un autre fournisseur, créer un plan où les silos verticaux du FBI provenant de plusieurs prestataires peuvent être intégrés grâce à une infrastructure commune, comme les hyperviseurs, le middleware, le réseau et le stockage.
Etape n°6. S’assurer que l’équipe impliquée collabore étroitement avec les achats afin de structurer les termes du contrat et les conditions. La direction des achats doit informer la DSI sur la façon d’échanger avec les fournisseurs concernant les aspects techniques, y compris les définitions du contrat de niveau de service (SLA) et les possibilités de recours.
Etape n°7. Préciser les estimations pour tous les postes, répartis dans les catégories suivantes: matériels, réseaux, stockage, logiciels, gestion des ressources, gestion des services cloud et des licences, maintenance, services de support d’installation… Il faut également s’assurer que chaque catégorie bénéficie d’une liste et de remises de la part du fournisseur. Il faut également porter une attention particulière au support et interroger le vendeur sur la façon dont le coût qui sera facturé a été calculé, surtout si le montant dépasse 20% du montant total du contrat.
Etape n°8. Le FBI peut ouvrir la voie à une situation de monopole. Il faut donc prévoir une alternative en cas de changement du prestataire et ce plan B doit être accessible aux autres fournisseurs. En effet, une absence de solutions de rechange est un point négatif pouvant entraîner de graves problèmes de disponibilité ou de continuité lors de périodes de changement, de charges de travail élevées, ou de mises à jour de logiciels, etc …
Etape n° 9. Faire des tests et s’assurer que les fournisseurs sont prêts à faire un réel effort de collaboration. Seules des solutions convergées et intégrées devraient être à la hauteur des promesses des vendeurs; c’est à la DSI qu’il revient de surveiller le processus et de garantir les engagements de ressources des fournisseurs. Comme contre-vérification, il peut être intéressant de comparer les prix contractuels du fournisseur aux vôtres dans le cas où vous devriez assumer les responsabilités en interne.
Etape n°10. Ne pas s’engager pour des achats supplémentaires et l’agrandissement du datacenter avant d’avoir posé des jalons et fait respecter les engagements convenus. Il est judicieux de réaffirmer votre soutien à votre fournisseur quant à la qualité de service, l’assistance et l’engagement sur les remises prévues. Sans pour autant fermer la porte à la concurrence… Tout cela devrait permettre de s’assurer du maintien des engagements de services, au fur et à mesure de l’émergence de nouveaux projets.
Etape n°11. Lorsque le prestataire est sélectionné, il faut poursuivre la veille technologique, dans la mesure où l’évolution technologique est rapide, avec un rythme d’innovation soutenu. Recueillir des données du marché et les analyses concurrentielles est donc un élément crucial. Tout comme se tenir régulièrement informé de l’actualité de son fournisseur et des signatures de contrats avec d’autres clients…. Que vous pouvez contacter pour échanger !