Dans le cadre des relations avec les fournisseurs, le contrat constitue la base qui détermine, entre autres, les responsabilités et obligations, les modalités de la gestion du projet. Et bien souvent, le succès ou l’échec des projets…
1. Garantir l’adéquation de la solution au cahier des charges
C’est la moindre des choses : que la prestation corresponde à ce qui est attendu est la moindre des choses.
Exemple de clause : « Le prestataire garantit que le logiciel (ou l’application), une fois l’intégration réalisée, sera en tous points conforme aux spécifications, fonctionnalités et performances décrites dans l’annexe X. »
2. Se protéger de la contrefaçon vis-à-vis des tiers
Il n’est jamais exclu que des éléments utilisés par le prestataire soient protégés par les droits d’auteur ou les dispositions de la propriété intellectuelle. Et si, par hasard, c’est le cas, le prestataire doit prendre en charge les préjudices éventuels (par exemple par obtenir le droit de poursuivre l’exploitation de l’application, le remboursement de l’intégralité des dépenses ou l’exécution d’une autre prestation identique).
Exemple de clause : « Le prestataire garantit au client que le logiciel et chacun des documents élaborés par le prestataire dans le cadre du contrat ne constituent pas une contrefaçon de droits de propriété industrielle ou intellectuelle ou de tous autres droits appartenant à un tiers. En conséquence, le prestataire s’engage à assurer la défense du client et à prendre à sa charge et/ou indemniser ce dernier de toutes conséquences directes ou indirectes qui pourraient résulter de toute action ou réclamation d’un tiers. »
3. Vérifier la compétence des managers sur le projet
Il convient de s’assurer que les consultants qui interviennent sur le projet disposent des compétences adaptées, mais que c’est aussi le cas de leur(s) manager(s). Là encore, cela semble aller de soi, mais il est aussi préférable de l’écrire. Rien de pire en effet, qu’une déficience dans l’encadrement des consultants…
Exemple de clause : « L’interlocuteur représentant le prestataire devra posséder des compétences techniques de haut niveau pour assurer l’exécution des prestations. »
4. Clarifier les responsabilités opérationnelles
Une des causes de dérives des projets réside souvent dans la dilution des responsabilités respectives du prestataire et de son client, ce qui brouille la prise décision et son application sur le terrain.
Exemple de clause : « L’interlocuteur représentant le client assurera une autorité technique sur les missions réalisées par le prestataire. Les décisions qu’il prendra sur la base des propositions et suggestions du prestataire seront impérativement transmises à l’interlocuteur représentant le prestataire, à l’exclusion de toute autre personne. »
5. Respecter la législation du travail et celle relevant de la Cnil
Le prestataire doit s’engager à respecter scrupuleusement toutes les législations en vigueur, notamment celles sur le travail et sur les données personnelles (Cnil), surtout si la prestation inclut des interventions sur des bases de données.
Exemple de clause : « Le prestataire déclare avoir pris toutes les mesures nécessaires, notamment auprès de ses collaborateurs aux fins de prévenir toute tentative de fraude ou de détournement d’information qui pourrait être rendus possibles de par l’accès aux applications et/ou système d’information du client. »
6. Rappeler la responsabilité du prestataire
Le fournisseur doit assumer ses responsabilités en cas de non-exécution partielle ou totale de la prestation, et notamment assurer les frais de recours à un tiers pour assurer la mission.
Exemple de clause : « Le prestataire est responsable de la parfaite exécution des prestations. Il sera responsable de toute exécution ou mauvaise exécution de ses obligations aux termes du contrat. Dans la mesure où XXX aurait subi un préjudice de quelque nature qu’il soit, le prestataire sera tenu de compenser le dommage subi. »
Exemple de clause : « XXX se réserve le droit de faire appel à un prestataire de son choix en cas de non-réalisation des prestations pendant deux jours consécutifs, et ce sans mise en demeure préalable et sous réserve de tous dommages et intérêts auxquels il pourrait prétendre du fait desdits manquements. Les frais en découlant seront entièrement à la charge du prestataire et seront appliqués de plein droit par XXX, sans mise en demeure préalable. »
7. Sécuriser le recours à la sous-traitance
Un fournisseur peut être tenté de sous-traiter ses prestations sans pour autant en informer son client. Une clause spécifique peut l’obliger à fournir l’information à ce dernier.
Exemple de clause : « Le prestataire ne pourra faire sous-traiter, même partiellement, les prestations qui lui sont confiées, sans un accord préalable et écrit de son client. »
8. Garantir la confidentialité
Outre la sécurité du système d’information et des éléments techniques, la confidentialité peut être demandée pour l’ensemble des informations relatives à la prestation.
Exemple de clause : « Chacune des parties s’engage à respecter la confidentialité de l’ensemble des informations et documents techniques ou commerciaux provenant ou relatifs à l’exécution du présent contrat, ainsi que toute information, donnée, document, quelle qu’en soit la forme, lié à une création protégée ou non par un titre ou un droit de propriété intellectuelle et d’une manière générale de tout document transmis par l’une des parties à l’autre partie, qui lui a été révélé ou auquel elle aurait eu accès à l’occasion de la négociation ou de l’exécution des prestations. »
9. Garantir la sécurité du système d’information
Le prestataire, dans le cadre de sa mission, a nécessairement accès à des documents, des systèmes, des applications ou des bases de données, y compris gérés par des tiers, dont il ne doit pas compromettre la sécurité. Il est souhaitable également qu’il soit assuré pour couvrir les risques qu’il est susceptible de faire courir à ses clients.
Exemple de clause : « Le prestataire prendra toutes les dispositions nécessaires pour exécuter, conformément aux normes de sa profession, les prestations qui lui sont confiées dans les conditions de sécurité qu’imposent la nature des prestations et les données traitées. Eu égard à la nature des prestations ainsi que des données traitées, le prestataire garantit avoir mis en place des conditions de sécurité optimales au vu d’interdire tout accès physique et/ou logique aux données traitées et de manière plus générale à tout document ou information que le prestataire détiendrait du fait de la réalisation des prestations. »
Exemple de clause : « Le prestataire déclare avoir souscrit, auprès d’une compagnie d’assurances notoirement solvable, les polices d’assurances couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile, de quelque nature qu’elles soient, et notamment les dommages trouvant leur origine ou étant la conséquence des prestations. »
10. Conserver le choix de devenir une référence client
Lorsque le projet se déroule bien, le prestataire peut demander à citer son client en référence, pour sa publicité commerciale, sur son site Web, ou encore dans des communiqués de presse pour conforter sa notoriété dans les médias. Une clause peut préciser que la décision d’être cité en référence appartient en dernier ressort au client. Au prestataire d’être persuasif et, éventuellement, de proposer des contreparties…
Exemple de clause : « Le prestataire ne pourra citer à titre de référence dans sa publicité commerciale et ses communiqués de presse le nom de XXX qu’avec l’accord exprès et préalable. »
| Les cinq principaux modèles de sourcing des prestations intellectuelles | |||
| Modèles | Principes | Avantages | Inconvénients |
| Modèle artisanal | Utiliser son réseau relationnel et le « bouche à oreille » |
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| Modèle maîtrisé | Consacrer une partie de son temps au sourcing des prestataires, sans ressource spécifique |
limités et ponctuels |
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| Modèle intégré | Constituer une liste limitée de fournisseurs référencés et leur confier toutes les missions, à charge pour eux de trouver les bonnes compétences |
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| Modèle optimisé | Disposer d’une ressource spécifique aux achats de prestations intellectuelles, à la DSI ou à la direction des achats |
si des méthodologies |
• Coûteux en ressources humaines (un ou plusieurs équivalents temps plein) • Plutôt réservé aux entreprises d’une certaine taille |
| Modèle externalisé | Confier le système d’information à un infogérant |
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| Source : Digitalonomics. | |||