Gestion de programmes : qui fait quoi ?

Rédaction

De multiples projets doivent être gérés dans des programmes. Encore faut-il définir précisément les responsabilités respectives des différentes parties prenantes.

« Un programme est une organisation temporaire souple créée pour coordonner, diriger et superviser la mise en œuvre d’un ensemble de projets et d’activités connexes en vue de délivrer des résultats et des bénéfices liés aux objectifs stratégiques de l’organisation », explique Jean-Baptiste Avrillier, directeur régional adjoint au ministère de l’Économie, qui est intervenu sur ce thème lors de l’Université d’été des projets stratégiques 2011, organisée par le cabinet Daylight.

Il a également identifié les principales causes d’échec des programmes : « Un soutien insuffisant de la part du top management, un leadership qui laisse à désirer, des attentes irréalistes en matière de transformation de organisations, une focalisation insuffisante sur les bénéfices, un état futur de l’organisation et une vision mal définis, une difficulté à changer et des parties prenantes qui ne sont pas suffisamment impliquées. »

Durant la phase de préparation, il s’agit de « transformer l’idée géniale du top management en proposition concrète et réalisable, en engageant les investissements et les ressources nécessaires », précise Jean-Baptiste Avrillier. Avec l’élaboration du business case, des principes de gouvernance, de la planification.

Gestion de programmes de projets : missions et responsabilités des parties prenantes
Parties prenantes Missions, responsabilités et qualités requises
Groupe des sponsors
  • Il représente les cadres dirigeants responsables de :
    - la décision d’investissement
    - la définition de la stratégie de l’entreprise
    - du maintien de l’alignement global continu du programme avec la stratégie de l’organisation
  • Le rôle du groupe des sponsors peut être assuré par un comité ou un conseil de direction existant dans l’organisation
Directeur exécutif de programme
  • Il représente les cadres dirigeants responsables de :
    - la décision d’investissement
    - la définition de la stratégie de l’entreprise
    - du maintien de l’alignement global continu du programme avec la stratégie de l’organisation
  • Le rôle du groupe des sponsors peut être assuré par un comité ou un conseil de direction existant dans l’organisation
Responsable de programmes
  • Il dirige et gère au quotidien la mise en place du programme
  • Il est responsable de la réussite des projets et de la livraison conforme de leurs livrables
  • Il assure la bonne gouvernance du programme
  • Qualités requises : ancienneté (moindre que celle du directeur exécutif), relationnel interne, expertise en management de projet et de programme, gestion des ressources humaines et financières, capacité de résolution des problèmes et des conflits
Responsables de la conduite du changement
  • Ils sont responsables de la conduite du changement et de la réalisation des bénéfices dans leur secteur, en intégrant les livrables des projets dans les opérations de l’entreprise
  • Dans l’idéal, ils font partie des opérations de l’entreprise et y conservent des responsabilités
  • Ils font le lien entre l’organisation formelle du programme et des projets, et les opérations de l’entreprise
  • Ils sont responsables de la définition, de l’évaluation et de la gestion des bénéfices dans leur secteur opérationnel
  • Qualités requises : connaissance des opérations de l’entreprise, conduite du changement, focalisation sur les bénéfices
Source : Jean-Baptiste Avrillier, directeur régional adjoint au ministère de l’Économie, intervention lors de l’Université d’été des projets stratégiques 2011, organisée par le cabinet Daylight.