Plusieurs textes de lois imposent aux entreprises de conserver, souvent pendant très longtemps, un certain nombre de documents qui, de plus en plus, sont créés directement sous forme numérique. Comment s’y retrouver ?
Le plus simple est de suivre le processus commun à toutes les entreprises : l’acte de vente d’un produit ou d’un service qui fait que l’entreprise édite des documents commerciaux, signe des contrats, collecte des données nominatives et paie des impôts.
Chaque étape est juridiquement encadrée : par le code du commerce, le code civil, les dispositions de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés), de la loi pour la confiance dans l’économie numérique, sans oublier les dispositions fiscales. D’une manière générale, c’est la nature juridique d’un document qui détermine la durée de sa conservation. En matière commerciale, la durée de conservation est entre un et dix ans ; en matière civile, elle est de trente ans, et de six ans en matière fiscale.
Le code du commerce oblige ainsi toute entreprise à conserver tous ce qui a trait à son fonctionnement commercial notamment les contrats, les factures et les correspondances.
De même, les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans, en particulier les pièces justificatives, les bons de commande, les bons de livraison, les correspondances commerciales, les livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire).
Pour sa part, le code civil indique que les entreprises doivent conserver les contrats civils, les contrats de travail, les contrats de société, les registres sociaux, le registre des procès verbaux d’assemblées et de conseils d’administration, les documents relatifs aux parts sociales et aux actions.
Plus récemment, la Loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique (dite LCEN, du 21 juin 2004) impose d’archiver pendant dix ans tout contrat conclu par voie électronique entre un professionnel et un consommateur, d’un montant égal ou supérieur à 120 €.
Le code civil s’est trouvé modifié par la LCEN, notamment l’article 1369-1 qui explique que « quiconque propose, à titre professionnel, par voie électronique, la fourniture de biens ou la prestation de service, met à disposition les conditions contractuelles applicables d’une manière qui permette leur conservation et leur reproduction. »
Ainsi, en cas d’archivage du contrat, il faut préciser les modalités de cet archivage et les conditions d’accès au contrat archivé.
Quant à la législation fiscale, elle prévoit que les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ont été établis.
Dans ce délai de 6 ans, les informations et données émises et reçues sur un support informatique devront donc être conservées sur ce même support pendant une durée au moins égale à 3 ans. Ainsi, à l’expiration de ce délai de 3 ans, et jusqu’à la fin du délai de 6 ans, les entreprises doivent conserver ces documents (sur support informatique ou papier…).
En revanche, certaines données (celles qui sont nominatives) ne doivent pas être conservées trop longtemps ! La CNIL veille et a précisé les durées de stockage : les informations nominatives nécessaires aux traitements automatisés relatives à la gestion des clients et des prospects ne peuvent être conservées au-delà de 10 ans.
Les traitements mis en œuvre sur les lieux de travail pour la gestion des contrôles d’accès aux locaux, des horaires et de la restauration, les éléments d’identification des salariés ou des agents publics ne doivent pas être conservés au-delà de 5 ans après le départ du salarié. Les éléments relatifs aux déplacements des personnes ne doivent pas être conservés plus de 3 mois. Attention : le fait de conserver des données à caractère personnel au-delà de la durée prévue est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 € d’amende !
Les bonnes références à connaître
Les articles 1369-1 et 2262 du Code civil
L’article L110-4 du code du commerce
L’article 6-II de la LCEN et le décret du 16 février 2005, J.O. du 18 février
L’article L102 B du Livre des procédures fiscales
La loi du 6 août 2004 sur la conservation de données nominatives