S’il fallait citer une seule justification en faveur de la mise en œuvre d’un système de sauvegarde des données informatisées, on retiendrait celle-ci : « parce que le chef d’entreprise est responsable devant la loi ! ».
Très souvent, la responsabilité civile (réparation d’un préjudice subi par un tiers) et pénale (infractions au code du travail, au code pénal…) du chef d’entreprise est comprise dans sa manifestation la plus matérielle, avec les risques liés par exemple à l’environnement, au droit du travail, à la sécurité des personnes et des biens…
Dans tous ces domaines, tout dirigeant d’entreprise peut voir sa responsabilité individuelle retenue par la justice, au civil comme au pénal.
Mais des risques beaucoup moins visibles peuvent avoir des conséquences tout aussi importantes pour le chef d’entreprise. Trois domaines sont particulièrement sensibles. Le premier concerne la fiscalité. Ainsi, le non respect des obligations d’archivage a une conséquence immédiate : la taxation d’office, avec, comme il se doit en matière fiscale, une majoration de 10% à 40%, comme le prévoit l’article 1728 du code général des impôts.
En outre, le défaut de production dans les délais prescrits d’un document qui doit être remis à l’administration fiscale est puni d’une amende de 150 euros. De même, l’article 1734 est parfaitement clair : « l’absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication de l’administration entraîne l’application d’une amende de 1 500 euros ».
Pire, si, lors d’un contrôle fiscal, les agents des impôts ne peuvent accéder aux documents, la note sera très salée : 25 000 euros ! Avec six mois d’emprisonnement en cas de récidive.
Le second domaine dans lequel le chef d’entreprise doit rester vigilant concerne la protection des données personnelles. Sur ce plan, l’entreprise a une obligation de sécurité : si les mesures adéquates ne sont pas prises, l’amende peut atteindre 300 000 euros, avec cinq ans d’emprisonnement.
Enfin, en matière commerciale, notamment pour les échanges électroniques, qui deviennent de plus en plus la norme, la responsabilité de l’entreprise est engagée, vis-à-vis de ses clients, de ses fournisseurs et de ses partenaires, si l’ensemble des documents commerciaux (les contrats, les bons de commande, les historiques de transactions…) ne sont pas correctement archivés.
Comment, en effet prouver sa bonne foi lors de litiges si les informations ne sont pas conservées et facilement accessibles ? Le risque juridique est loin d’être négligeable, notamment pour la responsabilité civile dans le cas de dommages causés à un tiers.
Sans parler du risque lié à l’image de l’entreprise et de son dirigeant. Faire la Une de la presse pour défaut d’archivage et de sauvegarde ? Il est des méthodes beaucoup moins douloureuses pour faire parler de soi !
Les bonnes références à connaître
Les articles 1728 et 1729 du code général des impôts
L’article 1734 et 1746 du code général des impôts
L’article L. 226-17 du Code pénal