Le choix d’un ERP s’avère très risqué. En cas d’erreur de diagnostic, les conséquences sont lourdes pour les métiers, premiers utilisateurs de ce type de progiciel. Comment choisir ?
Plusieurs critères sont à considérer. En n’oubliant pas que ceux qui sont stratégiques ne doivent pas être sous-estimés, les critères fonctionnels étant les moins discriminants pour différencier les différents ERP du marché. Les bonnes questions à se poser et les bons réflexes à adopter. En se fondant sur la description globale de ses processus métiers critiques, et au travers de son équipe multifonctionnelle, l’entreprise qui s’oriente vers le choix d’un ERP va devoir définir des critères de sélection qui lui sont propres.
L’essentiel, et la difficulté, étant de se recentrer sur ses « vrais besoins ». Les critères de sélection ayant été identifiés, définis et documentés, la phase d’évaluation et de rencontres avec les éditeurs et intégrateurs peut alors commencer. Seules la direction générale et les directions métiers pourront valider la recommandation finale faite par l’équipe multifonctionnelle.
Les recommandations clés, les meilleures pratiques et les questions à se poser pour sélectionner un ERP à travers cinq familles de critères sont les suivantes :
1. Les critères stratégiques, encore appelés critères politiques
- L’entreprise conservera-t-elle l’ensemble de ses activités (métiers ou informatiques) en interne, ou bien en externalisera-t-elle une partie ?
- L’entreprise renforcera-t-elle un partenariat déjà existant, ou bien privilégiera-t-elle une nouvelle alliance avec un éditeur et/ou un intégrateur ?
- Quelle sera la pérennité de l’éditeur de l’ERP (et celle de l’ERP lui-même) ? Il convient de réaliser une évaluation du risque à l’aide de paramètres technologiques, économiques, financiers, sociaux, stratégiques ou purement commerciaux.
- Quel type de partenariat choisir durant le déploiement de l’ERP ? Faut-il privilégier le couple éditeur et intégrateur, un éditeur seul, ou un intégrateur seul ?
- Quel type de partenariat doit-on prévoir, après le déploiement de l’ERP, dans la phase opérationnelle (support, mises à jour, extensions, montée de versions, etc.) ? Faut-il privilégier le couple éditeur et intégrateur, un éditeur seul, ou un intégrateur seul ?
- Pour les entreprises ayant plusieurs secteurs d’activité (grands groupes), existera-t-il
un seul et unique ERP pour l’ensemble de l’entreprise ? Existera-t-il un ERP différent pour chacun des secteurs d’activité ? - Une approche en mode « best of the breed » (modules ERP provenant de plusieurs éditeurs différents) est-elle souhaitable ?
- L’entreprise procèdera-t-elle à un déploiement en mode big-bang ou en mode incrémental ?
2. Les critères fonctionnels
- Rester dans le périmètre initial fixé par la description globale des processus métiers critiques, ne pas diverger.
- Faire un réel effort de recentrage sur les « vrais besoins futurs » qui permettront l’atteinte des objectifs fixés par la direction générale et les directions métiers.
- Distinguer « ce dont on a besoin » par rapport à « ce dont on a envie ».
- Identifier et traiter de façon très scrupuleuse les critères dits « structurels » : code produit, clé comptable, numéro d’employé, gestion des historiques, gestion des devises, supports linguistiques, etc.
3. Les critères techniques et les critères technologiques
- Faut-il conserver les choix actuels ou procéder à une rupture technologique, avec les conséquences possibles sur les compétences techniques de l’entreprise ?
- Quelle architecture technique faut-il retenir : client-serveur, EAI, Web-Internet, SaaS, cloud computing ?
- ERP et environnement technique propriétaire ou open source ?
- Les standards du marché sont-ils respectés ?
4. Les critères commerciaux
- De quelle offre de produits et de services l’éditeur et/ou l’intégrateur disposent-t-ils ?
- Quelle est la politique de prix des produits et services ? Licences, support, conseil, intégration, formation, mises à jour, etc. ?
- Quels sont les termes et les conditions juridiques qui bordent le(s) contrat(s) ? Quelles sont les obligations mutuelles de moyens ou de résultats, les durées, etc. ?
- Quelle est le niveau de compétence et de disponibilité des consultants sur le marché de l’entreprise ?
- Existe-t-il un club utilisateurs de l’ERP ? Si oui, est-il vraiment indépendant de l’éditeur ?
5. Les critères méthodologiques
- L’éditeur et/ou l’intégrateur fournissent-ils une démarche formelle de déploiement de l’ERP ? Si oui, laquelle et s’agit-il d’une démarche éprouvée ?
- Comment cette méthodologie s’adapte-t-elle à la culture de l’entreprise et à la méthodologie
en place ? - Existe-t-il des formulaires préformatés et des outils d’automatisation pour faciliter,
accélérer et structurer le déploiement de l’ERP ? - Quelle est la propre méthodologie utilisée par l’éditeur pour développer son ERP ?
Pour chacun des critères et pour chacun des ERP candidats, il convient de procéder, à travers des réunions de travail formalisées, à des évaluations factuelles, avec par exemple, une pondération selon les besoins :
- classe A (mission critique),
- classe B (importants),
- classe C (secondaires).
On se demandera ainsi de quelle façon un besoin est couvert, de manière insuffisante, adéquate, ou surdimensionnée. La présentation du classement final se matérialisera par une « short list » de trois propositions maximum, avec « les plus », « les moins » et les recommandations à la direction générale et aux directions métiers pour qu’elles effectuent elles-mêmes le choix final de l’ERP.
Cet article a été écrit par Jean-Louis Tomas.