L’intérêt majeur et indéniable de mise en place d’une démarche BPM accompagnée d’une solution logicielle est d’améliorer vos processus. Cette amélioration vise à rendre votre entreprise plus performante, plus réactive face aux changements nécessaires dans son organisation.
La démarche initiale de mise en œuvre de BPM s’inspire de l’approche PDCA, qui consiste à :
- Identifier ses processus et les modéliser (Plan)
- Exécuter les processus et contrôler leur efficacité (Do)
- Piloter pour identifier les dysfonctionnements (Check)
- Améliorer le processus (Act).
- Pourquoi mettre en œuvre une démarche de BPM ?
Le BPM a pour objectif d’améliorer la performance des processus métiers d’une entreprise, ce qui doit être sa préoccupation. Pour atteindre cet objectif, il convient de mettre en œuvre une solution – papier, informatique, procédurale, logique, mais il faut qu’elle soit simple à utiliser, peu coûteuse, que tous les participants adhèrent, en comprennent l’utilité, et que l’on mesure les progrès.
- Comment s’y prendre ?
Il convient d’élaborer sa cartographie des processus qui spécifiera :
– vos processus de pilotage,
– vos processus opérationnels (votre business),
– vos processus supports (le support pour votre business).
Ensuite, il faut sélectionner le ou les processus à améliorer, et les paramétrer dans une solution logicielle.
- Comment choisir le bon processus à améliorer ?
Vous aurez à définir les critères adéquats pour votre structure. Ainsi, pour chaque processus, on note l’importance du couple Critère/Mesure formé par une intersection du tableau ci-dessous, sur une échelle de 1 à 5. Ensuite, on élabore une représentation graphique du processus et des workflows associés aux participants.
- Comment améliorer son processus ?
Il convient de définir les mesures et indicateurs que l’on souhaite évaluer.
A ce stade, deux options sont possibles: Soit le processus est exécuté dans la solution, soit les indicateurs sont mesurés manuellement. Ceci donnera un aperçu de la performance actuelle du processus.
Ensuite, on établit les mises à jour de procédures et de processus, ainsi que les indicateurs, au travers de l’outil informatique.
Prochaines étapes : la mise sous contrôle du processus, en organisant la mesure des effets, en définissant les procédures d’alerte et en initiant les règles de suivi.
- Comment mesurer l’amélioration de processus ?
Le processus sera confié au pilote de processus. Celui-ci, ayant accès à toutes les données d’exécution, pourra dès lors proposer et mettre en place les ajustements pour organiser et garantir cette amélioration.
À la fin, l’entreprise disposera d’un système d’amélioration permanent de la qualité qui lui permettra :
– de disposer d’une organisation plus efficace,
– de capitaliser les savoir-faire et de mieux utiliser les compétences,
– de s’adapter rapidement aux évolutions de son environnement,
– d’améliorer son efficacité et son efficience,
– d’augmenter sa rentabilité,
– d’améliorer la qualité perçue par ses clients.