La cartographie du système d’information améliore le contrôle du patrimoine applicatif et technique, éclaircit les processus métiers et les échanges inter-applicatifs. Intégrée à une démarche plus large d’urbanisation et de schéma directeur, elle renforce le positionnement des DSI.
1. Les enjeux
On pourrait facilement affirmer que 100 % des entreprises cartographient leurs systèmes d’information. Il suffit, pour cela, qu’une ou plusieurs personnes sachent, de mémoire, lister quelques progiciels installés, identifier l’emplacement de quelques serveurs, ou comprendre quelles sont les relations entre plusieurs applications… Ou qu’un onglet de tableur recense les PC installés…
Ou, encore, qu’existent quelques livrables laissés par des prestataires détaillant des morceaux du système d’information… On conviendra aisément qu’une telle situation ne peut être pertinente dès lors qu’un système d’information devient suffisamment consistant.
Et si, en plus, il devient complexe, ce qui est la suite logique d’un système d’information qui s’étoffe, la nécessité de disposer d’une vision globale, claire et synthétique de l’ensemble des composants de ce système devient indispensable.
Il s’agit de donner une représentation simple et visuelle du SI en positionnant, par activités métiers, l’infrastructure, les applicatifs majeurs et les référentiels de données utilisés. Une cartographie met également en évidence les flux entre applicatifs et les circuits d’alimentation des outils
La cartographie d’un système d’information présente au moins six avantages :
- Elle met en évidence le degré de complexité d’un SI.
- Elle fournit la vision de la densité des flux interapplicatifs et les circuits d’alimentation des applications.
- Elle aide à formaliser la gouvernance et l’urbanisation du système d’information.
- Elle participe à la rationalisation des coûts, avec l’identification de doublons, d’incohérences ou d’éléments du système d’information trop peu ou pas utilisés.
- Elle professionnalise la fonction de DSI en montrant que celui-ci conserve la maîtrise du système d’information et de son évolution.
- Elle facilite la constitution d’un catalogue de services.
2. Comment faire ?
a. Consacrer le temps nécessaire à la cartographie applicative : la cartographie applicative est un outil de dialogue entre les métiers et la DSI. C’est donc un aspect stratégique et elle est beaucoup plus difficile à réaliser que la cartographie des équipements physiques. Elle a pour objectif de représenter l’ensemble du système d’information de l’entreprise.
Cela permet d’avoir une vision globale de la couverture fonctionnelle et de mettre en évidence la complexité applicative de certaines fonctions. Les applicatifs peuvent être positionnés sur deux types de cartes : celle des activités de l’entreprise et celle des processus métiers.
Au minimum, une cartographie devra centraliser les éléments suivants : une description synthétique de l’application (à quoi elle sert), ses principales fonctionnalités, qui sont les utilisateurs concernés, les flux d’échanges avec d’autres applications, les bases de données associées, les éléments ré-utilisés dans d’autres applications, les modèles de données, la documentation…
b. Distinguer différents niveaux de cartographie :
- La cartographie métier (processus, procédures…), qui a pour objectif de représenter les activités majeures de l’entreprise par type (pilotage, opérations, support). Elle positionne l’entreprise par rapport à son environnement, identifie ses processus clés et appréhende son mode de fonctionnement organisationnel. Il s’agit de comprendre l’environnement de l’entreprise (marché, concurrents, tendances…), d’identifier les processus métiers selon le modèle de la chaîne de valeur et de formaliser l’organisation actuelle. Il s’agira également, dans le cadre d’un schéma directeur, de mettre en évidence le niveau de maturité et d’automatisation du processus, afin d’en identifier les potentiels de progrès. Moins le processus métiers est structuré et efficace, du point de vue du traitement informationnel, plus les bénéfices potentiels sont importants. On estime qu’un processus faiblement industrialisé porte un potentiel de progrès de 30 %, tandis qu’un processus mature ne présente, en revanche, qu’un potentiel de l’ordre de 5 %.
- La cartographie fonctionnelle : elle décrit la structure du système d’information en fonction de blocs fonctionnels homogènes, associés souvent à des processus. Les fonctions peuvent être détaillées avec des sous-blocs et, éventuellement, une représentation des échanges. Elle correspond à la vision fonctionnelle des utilisateurs.
- La cartographie applicative (applications et progiciels) qui sert à connaître le patrimoine applicatif. Elle constitue également un outil de compréhension du fonctionnement de l’entreprise.
- La cartographie technique (bases de données, serveurs, réseaux…), avec une association aux applications.
c. Veiller à une bonne granularité : le travers d’une cartographie est qu’elle peut être soit trop globale, il sera alors difficile de repérer les incohérences, soit trop fine et manquant alors de pertinence. La cartographie ne se résume pas à un inventaire avec des listes d’applications, d’équipements ou de processus.
d. Cerner tout le périmètre : une cartographie doit être exhaustive pour remplir ses objectifs et se traduire concrètement par des améliorations. Il convient ainsi de prendre en compte les applications, les composants techniques (réseaux, bases de données, serveurs, imprimantes…), les flux d’échanges, les règles et les domaines métiers. D’autant qu’avec le phénomène du BYOD (Bring Your Own Device), la tâche se complique et c’est tout l’intérêt d’une cartographie de connaître l’ampleur du problème pour mieux le contrôler.
e. Bien travailler le méta-modèle : avec sa dimension temporelle pour prendre en compte les évolutions de l’organisation, une cartographie peut être organisée en fonction d’un méta-modèle. Celui-ci spécifie quelles sont les catégories, les concepts utilisés dans les descriptions du système et les relations entre eux.
f. Définir clairement les responsabilités : qu’il s’agisse de la mise en œuvre de la cartographie ou de sa mise à jour, il importe de savoir qui fait quoi. La meilleure approche consiste à démontrer que la cartographie va faciliter le travail des collaborateurs de la DSI, de sorte qu’ils soient incités à garantir une exhaustivité de la cartographie de leurs périmètres respectifs et à la mettre à jour régulièrement.
g. Réaliser un projet pilote : plusieurs éditeurs de logiciels proposent des solutions de cartographie plus ou moins complexes à implémenter et à utiliser. Outre la vérification de l’adéquation de la solution (voir encadré sur les critères de choix à privilégier), il est préférable de commencer par un projet pilote de manière à vérifier l’alignement de la solution avec les besoins.
3. Les points d’attention
a. Veiller à l’appropriation par les utilisateurs : l’analyse de l’existant et, surtout, la mise à jour des données sont souvent perçues comme des tâches rébarbatives par ceux qui en sont chargés. Le risque d’une déperdition de la qualité de l’information est alors significatif. Outre le choix d’un outil convivial et facile à utiliser, il ne faut pas négliger la communication autour de la valeur apportée par l’approche de cartographie.
b. Anticiper la charge de maintenance et de mise à jour : une cartographie est, par définition, vivante, car elle traduit les évolutions du système d’information. Le pilotage nécessite des ressources dédiées et centralisées, pour éviter que la cartographie ne devienne une simple photographie figée de l’état du SI à un moment donné.
c. Soigner la représentation graphique : une importance toute particulière doit être donnée à la représentation et à la lisibilité des flux d’échanges de données qui permettent d’évaluer le niveau d’urbanisation du SI et la gouvernance des référentiels.
d. Garantir la qualité et l’exhaustivité des données : une cartographie n’a de sens que si elle n’est pas polluée par des données dont la qualité n’a pas été vérifiée en amont ou par des manques qui enlèvent tout l’intérêt de l’approche.
e. Associer à une démarche de schéma directeur et d’urbanisation : si la cartographie seule représente un progrès, il est pertinent de l’associer à une démarche plus ambitieuse de transformation du système d’information.
Dix critères à privilégier pour le choix d’une solution de cartographie
- La visualisation de l’ensemble du SI sous une forme claire.
- La possibilité d’effectuer des analyses d’impact.
- L’autonomie des utilisateurs et le partage de l’information.
- L’automatisation de la collecte des informations.
- L’accès aux coordonnées de tous les éditeurs et /ou prestataires en un seul endroit.
- Le suivi visuel de l’évolution des marchés et des contrats de service passés avec les fournisseurs.
- La possibilité d’exporter facilement les données.
- La production d’indicateurs et d’un tableau de bord synthétiques.
- Un méta-modèle personnalisable.
- Des workflows de validation simples.