Le groupe d’ingénierie a centralisé ses données en un point unique de gestion des équipements IT. Avec, à la clé, une vision cohérente du patrimoine matériel et applicatif. Technip, groupe spécialisé dans le management de projets, l’ingénierie et la construction pour l’industrie de l’énergie (37 500 personnes dans 48 pays), a lancé son projet Symphony, devenu en partie opérationnel en janvier 2015.
Ce dernier consiste en la mise en place d’un système de gestion de la DSI du groupe, et s’appuie sur les principes d’un système de gestion des configurations. Ce projet répondait à plusieurs objectifs : « Aligner les systèmes d’information et les services de la DSI sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, augmenter la productivité des équipes informatiques et industrialiser les processus au sein de la DSI, repenser les processus pour éliminer le coût de la non qualité et améliorer la compréhension entre le monde de la gestion et celui des technologies », résume Bertrand Vandenbulcke, vice-président IT Management & Control de Technip, pour qui « la DSI avait aussi besoin de son propre SI. »
Plus précisément, il s’agissait, entre autres, de lister tous les actifs pour faciliter la gestion financière et la sécurité, ainsi que les analyses d’impacts des changements et des incidents, avec l’identification des causes possibles, l’ensemble étant visualisable sous forme de graphes.
« Nous partions de presque nulle part, avec des tableaux Excel et, donc, des difficultés majeures de cohérence, dans un contexte de responsabilités très décentralisées », se souvient Thierry Chamfrault, directeur Qualité et Méthodes chez Technip, « or, notre performance est basée sur notre capacité à partager la même information et il n’y a pas de petite ou de grande information, il y a l’information utile ! »
Le projet Symphony couvre un périmètre très large, avec, pour chaque composante, des éléments de mesure : architectures techniques, datacenter, bureautique, applications, centres de services et de pilotage… « Nous avions trois attentes majeures », précise Christophe Thivet, directeur des opérations de Technip IT : « Accroître notre capacité à anticiper et réagir, optimiser notre infrastructure et faciliter la collaboration avec nos partenaires. Il nous fallait une vision unique et centralisée de notre infrastructure consolidant les informations relatives à chacune des activités. »
Au-delà de la classique gestion des configurations
Comment faire ? La gestion des configurations constitue une approche classique, elle est intégrée depuis longtemps, par exemple, dans le référentiel Itil. Mais, explique Bertrand Vandenbulcke : « La gestion des configurations ne fut qu’un mirage jusqu’à ce que l’on aborde le problème différemment : en intégrant des données sources, dans un modèle de données, de façon automatique en réalisant des corrélations. »
Concrètement, le projet, basé sur une plateforme collaborative de gestion de connaissances (Atep Knowledge Platform) et un modèle de données fournis par Atep Services, a été mené avec une démarche progressive : avec des cycles d’environ six mois, des périodes de stabilisation de trois mois et une fiabilisation des données au fil de l’eau.
Le premier cycle, en 2014, a porté sur l’inventaire physique et logique de tous les éléments du périmètre, la gestion de la confidentialité des données, des assets et des configurations. Le second cycle, en 2015, a consisté à responsabiliser les acteurs, à gérer les flux interapplicatifs, à intégrer les éléments de sécurisation du SI et à établir les liens entre un actif et un achat.
Le troisième cycle, qui se déroulera en 2016, se traduira par l’alignement de la capacité IT sur les prévisions des métiers, le pilotage des coûts par activité et l’auditabilité des services. « En un an, 34 sources de données ont déjà été intégrées, avec près de 1 200 règles de réconciliation et la gestion de formats multiples de fichiers », précise Olivier Martin, président d’Atep Services, dont la plateforme réconcilie, pour Technip, deux millions de lignes de données chaque jour. Cette réconciliation des données est vérifiée chaque semaine, chez Technip, par un collaborateur référent, et mensuellement par des correspondants métiers, avec, en parallèle, un audit logique et physique.
Une cartographie selon les usages
Résultat de cette transformation, dont l’investissement a été rentabilisé en six mois, selon Bertrand Vandenbulcke : « Nous pouvons désormais disposer de l’identification des serveurs inopérants, de l’inventaire des équipements par sites ou entités, d’une meilleure sécurisation des données en garantissant la traçabilité, la cartographie du centre informatique principal, jusqu’à la position des serveurs dans leur rack », liste Bertrand Vandenbulcke.
Une base centrale des assets, qui compte 1,6 million d’éléments, est connectée avec le système d’achats et de gestion de licences, les chaînes de production sont cartographiées par usage et une base des configurations permet de produire des rapports de synthèse, par exemple pour l’usage des serveurs, l’obsolescence, selon les éditeurs et constructeurs, ou les besoins de backup. « Toutes les données sont tracées, il est désormais possible, par exemple, de corréler les résultats de l’outil d’inventaire System Center Configuration Manager de Microsoft, de l’Active Directory et de l’antivirus », poursuit Bertrand Vandenbulcke.
« Tout directeur de production a généralement trois attentes : accroître sa capacité à anticiper et à réagir, optimiser les infrastructures et faciliter la collaboration avec les partenaires et les clients internes », résume Christophe Thivet, directeur des opérations IT. Pour ce dernier, qui avait besoin d’un outil « pour parler d’IT en dehors de l’organisation IT », ces trois besoins sont aujourd’hui satisfaits. Concernant la capacité à anticiper et à réagir, « nous disposons d’une interface dédiée pour le centre de supervision, d’un processus d’analyse des impacts de nos changements, d’un rapport d’analyse associé et d’une vision unique et centralisée des infrastructures avec la vision de leur obsolescence », précise Christophe Thivet.
Pour sa part, l’optimisation de ces infrastructures a été rendue possible par la base centrale d’assets, la cartographie des chaînes de production et l’efficacité améliorée du capacity planning. Enfin, le partage de l’information est assuré par le référentiel unique de la DSI et une consolidation centralisée. « L’information de chacun constitue le savoir de tous et je suis de moins en moins dépourvu face aux utilisateurs », affirme le directeur des opérations IT, assurant, par ailleurs, que « tout fichier Excel a vocation à être détruit. »
Simplifier la gestion des postes de travail
La plateforme Symphony a également facilité la tâche des managers IT sur le terrain : « Nous gérons désormais, à un seul endroit, les postes de travail, la téléphonie et l’impression, mes équipes et les sous-traitants accèdent à une même interface dédiée, nous avons, par ailleurs, supprimé la base locale et les feuilles Excel », précise Alexandre Colas, responsable IT de Technip Paris, qui dispose d’une vue en temps réel de ses stocks. « Le rafraîchissement par site et par modèle nous permet d’avoir des seuils d’alerte adaptés, les bons de livraison papier ont été supprimés et nous connaissons avec précision l’utilisation et la localisation des postes de travail », ajoute-t-il.
L’approche mise en œuvre par Technip a même séduit la filiale américaine du groupe : « Toutes les données concernant nos 40 000 assets ont été nettoyées, avec plusieurs itérations sur la plateforme Atep Services, afin d’identifier les incohérences, car nous avions des informations incomplètes, obsolètes ou redondantes », précise Renato Haro, manager IT de Technip North America.
Le fait d’améliorer la qualité des données et de localiser précisément l’emplacement des différents matériels a accéléré, par exemple, le temps de mise à disposition d’un poste de travail pour de nouveaux collaborateurs : « Cela prend désormais seulement quelques minutes », assure Renato Haro, qui prévoit d’utiliser la plateforme Atep pour gérer les différents assets du datacenter américain avant fin 2015. Les équipes de Technip ont toutefois rencontré plusieurs difficultés, par exemple un manque de responsabilisation des différents acteurs, des listes de références manquantes, beaucoup de petits fichiers (Word, Excel…) maintenus manuellement, des formats hétérogènes et pas toujours standards, des outils de gestion pas à jour ou encore des conventions de nommage de fichiers qui ne sont pas appliquées partout.
| L’essentiel du projet Symphony de Technip | |||
| Pourquoi ? | Comment ? | Avec quoi ? | Pour quels bénéfices ? |
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| Les principales fonctionnalités de la plateforme Symphony de Technip | |
| Domaines | Principaux éléments de mesure |
| Architecture technique |
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| Gestion des biens |
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| Finance |
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| Datacenter |
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| Centre de pilotage |
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| Centre de services |
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| Bureautique |
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| Portefeuille d’applications |
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| Gestion des configurations |
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| Source: Technip, Atep Services. | |
Les points d’attention
- La taille des infrastructures à analyser.
- L’hétérogénéité des outils opérationnels.
- Le fonctionnement en silos.
- La non application des conventions de nommage.
- Des volumes de données trop importants.
- La mauvaise qualité de certaines données.