La citation d’Auguste Comte mise en exergue par les auteurs de cet ouvrage, Sophie Fernandes et Olivier Englender, résume bien la problématique de la gestion des projets informatiques : « Savoir pour prévoir, afin de pouvoir. » Un ouvrage qui s’adresse aux chefs de projet novices : « Il s’agit de votre première mission de gestion de projet informatique et vous n’avez aucune expérience dans ce domaine. »
Les auteurs axent donc leur propos, très pédagogique, vers cette population de débutants. À la question « Comment faire ? » Joseph Di Nisi, DSI au Conseil général de la Charente, qui signe la préface de cet ouvrage, prévient : « Des projets peuvent avoir plus ou moins de similitudes, mais deux projets ne sont jamais identiques. » Tout comme une recette de cuisine : « Les mêmes ingrédients peuvent intervenir dans la composition d’un plat, mais c’est leur dosage et la façon de les associer qui fera que deux plats seront différents et pour autant réussis. »
Cet ouvrage est donc un condensé de bonnes pratiques. Un projet se définit comme un ensemble d’activités qui sont prises en charge, dans un délai donné et dans des limites de ressources imparties par des personnes qui y sont affectées.
Manager un projet informatique, par Olivier Englender et Sophie Fernandes, Eyrolles, 2012, 359 pages.
Les auteurs abordent tout d’abord les grandes phases de la gestion d’un projet : depuis l’avant-projet jusqu’au bilan, en passant par les étapes incontournables que sont la conception/réalisation, la validation, la recette et la livraison. Sans oublier l’accompagnement du changement. Pour les auteurs, celui-ci est basé sur quatre éléments : la participation (associer les futurs utilisateurs dès le début du projet), la communication, la formation et l’accompagnement lors de la mise en production. « Vous pourrez ainsi vous rendre compte en direct des éventuelles difficultés d’utilisation, des manipulations problématiques et répondre immédiatement aux demandes », soulignent les auteurs.
Outre la connaissance du cycle projet, un chef de projet doit maîtriser un certain nombre de fondamentaux pour réussir à mener à bien sa délicate mission. D’abord, sur l’expression des besoins et l’estimation des charges. Celle-ci est d’ailleurs très souvent sous-estimée. Pourquoi ? Selon les auteurs, essentiellement du fait de l’expérience limitée des acteurs du projet, d’un manque de capitalisation sur les expériences passées, de l’irrégularité du suivi des projets, de l’incapacité à estimer les conséquences des modifications ou encore de la volonté de donner une bonne image au client interne.
Ensuite, le chef de projet doit maîtriser les risques et la sécurité. Il s’agit de réduire la probabilité d’apparition ou la gravité des effets. Les auteurs conseillent d’établir des fiches de suivi de risques. Enfin, un chef de projet se doit de maîtriser les principes d’exploitation des données, d’intégration de progiciels et de qualité. La compétence clé à maîtriser reste la communication, affirment les auteurs : « C’est l’élément capital et incontournable de votre projet : considérez la communication comme un facteur de réussite. Mais soyez vigilant quant à son utilisation, car ce n’est pas l’informatique qui fait la communication, mais la communication qui utilise l’informatique. »
Quelques bonnes pratiques pour bien gérer un projet
- Le processus d’estimation répond à trois questions : quand estimer ? Quoi ? Comment ?
- Il existe de multiples méthodes d’estimation, mais deux doivent être évitées : la loi de Parkinson (le travail se dilate jusqu’à remplir le temps disponible) et la loi du marché (la charge correspond au prix à proposer pour remporter une affaire).
- Il sera impossible de traiter tous les risques que vous aurez identifiés, il faut donc les classer par ordre de gravité et traiter les plus critiques.
- Plus il y a d’interlocuteurs à la maîtrise d’ouvrage, plus les risques d’échecs du projet seront importants.
- Pour améliorer l’efficacité entre les parties impliquées dans le projet, il est préférable de limiter le nombre d’acteurs à un seul interlocuteur par prestataire.
- Lorsque le cahier des charges utilisateur est finalisé et validé par la maîtrise d’ouvrage, il ne devra plus faire l’objet de modifications.
- Le traitement de la connaissance suit une démarche en cinq étapes : repérage, préservation, valorisation, création et actualisation.
- Si vous jouez de votre autorité hiérarchique pour imposer la mise en place d’un référentiel de connaissances, attendez-vous à y trouver des informations/données déjà connues et par conséquent un manque de motivation pour son utilisation.
- Le contrat de sous-traitance doit intégrer une clause de confidentialité adaptée, tout en précisant les droits sur les données et les modalités de restitution.
- La sous-traitance ne constitue pas un transfert des dysfonctionnements internes vers une entreprise externe.
- De nombreux désaccords ou mésententes avec les prestataires sont issus d’un manque de formalisme de définition des règles, des processus, des rôles ou tout simplement de communication.