Que les PME qui ne le savaient pas soient rassurées : elles « peuvent bénéficier de toute la puissance des ERP et des investissements réalisés par les éditeurs pour amener ces progiciels à leur portée notamment au niveau de la flexibilité. Elles sont également assurées de la pérennité de leurs choix, tant par l’étendue du marché des éditeurs que par les bonnes pratiques intégrées dans les ERP. »
C’est le premier constat de Philippe Jouffroy, auteur de l’ouvrage, consultant qui intervient sur les projets ERP en assistance à maîtrise d’ouvrage. Il n’empêche : un projet ERP ne s’improvise pas, que l’on soit PME ou grande entreprise. D’autant que les projets ERP sont fondés sur des principes de base « totalement nouveaux par rapport aux projets de développement de logiciels spécifiques », comme l’assure l’auteur.
Au moins six éléments forment la spécificité des projets ERP : la richesse fonctionnelle (qui peut devenir une source de risques), la flexibilité (du paramétrage, des procédures, des processus), la transversalité (d’où un impératif de cohérence pour l’entreprise), le changement (appropriation de l’outil par les équipes et les utilisateurs), les technologies mises en œuvre (architecture en couches technologiques) et le pilotage, considéré par l’auteur comme « critique, en considération du nombre impressionnant de tâches techniques à réaliser, bien souvent par des compétences et donc des ressources distinctes, lors de la mise en production du nouveau système ».
Les projets ERP, plus que les projets informatiques classiques, sont toujours des projets à risques.
Risques de s’écarter du progiciel pour vouloir développer du spécifique, de figer trop tôt les besoins, de ne pas impliquer les opérationnels, de ne pas capitaliser sur les bonnes pratiques, de sous-estimer les transferts de compétences, de ne pas atteindre les gains escomptés… Tout projet ERP peut se décomposer en trois phases.
D’abord le « cycle de vie de base qui a pour but de mettre en production sur un site pilote une version de logiciel pour un domaine fonctionnel cohérent ». Ensuite, le déploiement généralisé de cette version de logiciel sur d’autres sites géographiques.
Enfin, les nouvelles versions de logiciels, mises en production lors d’étapes distinctes dans le temps.
L’auteur propose une démarche détaillée de mise en œuvre. La première étape de conception générale concerne l’installation des environnements, la formation au progiciel, le schéma général de paramétrage, l’architecture technique et la planification des travaux.
Deuxième étape : la conception détaillée, dans laquelle on trouve la formation de l’équipe projet, les spécifications (générales et détaillées), la conception des interfaces et les tests d’intégration. La troisième étape est celle de la réalisation : développement des interfaces, des fonctions complémentaires, élaboration du dossier de conception, recette fonctionnelle…
Les périodes de déploiement et de production interviennent ensuite. L’auteur liste les livrables qu’il faut envisager, avec, entre autres : les règles de gestion, les fiches d’écart, le manuel utilisateurs, les dossiers techniques, le plan de chargement des données, la matrice des rôles et des responsabilités…
Une vingtaine de ces livrables sont accessibles sur le site Web associé à l’ouvrage. L’auteur propose également trois études de cas : une PME de moins de mille salariés spécialisée dans la fabrication de circuits imprimés pour l’industrie électronique, une PME de 250 salariés, filiale d’un grand groupe industriel et une autre de 420 salariés, sous-traitante pour les groupes aéronautiques.
ERP, méthode pratique de mise en œuvre pour PME et PMI, par Philippe Jouffroy, Eyrolles, 2010, 317 pages.
Les facteurs clés de réussite
- Éviter de s’écarter des fonctions standard du progiciel
- Ne pas figer trop tôt les besoins avant d’avoir vu l’ERP
- Impliquer les opérationnels dans la conception du système
- Gérer les points de résistance au changement
- Saisir l’opportunité de rentrer sur les meilleures pratiques
- Simplifier les modes de gestion des flux
- Transférer les compétences sur une équipe d’experts des métiers
- Rapporter les choix dans le projet à des enjeux chiffrables
- Piloter le projet par le délai et le budget
Source : ERP, méthode pratique de mise en œuvre pour PME et PMI, Eyrolles.