Quelles sont les bonnes pratiques de la dématérialisation de factures ? A l’occasion de la dernière Convention USF (association des utilisateurs SAP francophones), le groupe Vinci a présenté dix bonnes pratiques issues de son retour d’expérience de mise en place d’une solution (Basware) de dématérialisation de factures qui sera entièrement déployée en 2020.
1. Partager les enjeux, surtout s’ils sont multiples
Lorsqu’en 2016, Vinci Energies lance son projet d’optimisation des processus d’envoi et de réception des factures et commandes de ses 1 600 entités, les attentes étaient nombreuses et ont été partagées avec les métiers :
- Réduire le traitement papier des factures et des commandes.
- Permettre un archivage fiscal dématérialisé.
- Simplifier, uniformiser, fiabiliser les processus et permettre une traçabilité des documents.
- Améliorer les délais de règlement vis-à-vis des fournisseurs et faciliter les négociations.
- Se conformer aux différentes réglementations dans les 53 pays déployés.
- Répondre aux exigences des clients et fournisseurs ayant déjà dématérialisé leurs processus.
2. Cadrer le financement du projet
« Le financement a été assuré via une redevance IT », souligne Gislain Brun, IT manager chez Vinci Energies, « la mise en place des flux digitaux n’est pas un coût supplémentaire, mais une partie intégrante du budget annuel de la DSI. Ce fonctionnement permet d’encourager la mise en place de la dématérialisation dans les filiales du groupe et de mutualiser les coûts. »
3. Évoluer vers un socle unique de gestion de l’ERP
4. Choisir un modèle multi-canal
5. Développer une seule approche de déploiement
Vinci Energies dispose d’une solution Core de dématérialisation proposant tous les canaux, pour répondre aux besoins des métiers. L’approche de déploiement est standardisée par canal grâce à des « kits de déploiement » permettant de faciliter l’implémentation des flux. « Les kits de déploiements regroupent tous les livrables nécessaires pour la mise en place de la dématérialisation, telles que la BQL utilisée lors de la phase de conception pour lister les spécificités du métier », précise Vanessa Cheval, Business Process Owner. L’adaptation de la solution est effectuée au niveau de chaque pays pour répondre aux besoins légaux et fonctionnels des entités locales, avec une ouverture par pays qui débute par une phase pilote.
6. Mettre en place une gouvernance forte et agile
Les métiers de la finance, des achats et le juridique de chaque entité géographique de Vinci Energies participent à orienter le choix des solutions et à permettre la conception du Core model, à décider des adaptations à mettre en place pour l’améliorer et à prioriser l’ouverture des canaux de dématérialisation dans de nouveaux pays. « Chaque pays est également fortement mis à contribution lors de la mise en place, l’adhésion aux projets du métier et des clients/fournisseur est essentielle pour réussir le déploiement de nouveaux canaux/pays », assure Gislain Brun.
7. Adapter les outils de communication
Il convient d’utiliser tous les moyens de communication disponibles, tels que des contenus Web ou la production de vidéos et de présentations expliquant les solutions de dématérialisation pour le métier.
8. Se fixer des objectifs et assurer un suivi
Une gestion de projet efficace est nécessaire pour coordonner la mise en place des flux de dématérialisation avec nos partenaires. Cette gestion repose sur trois éléments : des objectifs clairs de dématérialisation, mesurés et partagés avec le métier, via la définition de roadmaps, des instances de décisions représentant toutes les parties prenantes pour partager les orientations et des outils de mesure d’avancement de déploiement de la dématérialisation, permettant un suivi par périmètre (division/pays/pôle/société/entité).
9. Positionner la DSI en business partner du métier
« Avant la mise en place de la solution de dématérialisation, la DSI conseille et accompagne le métier dans le choix des différents canaux, elle s’efforce d’aller au plus près du terrain pour comprendre les problématiques. Cela est permis grâce aux interventions en filiale et aux « immersions » métiers », souligne Gislain Brun.
10. Viser le partenariat entre l’entreprise et son fournisseur
« Une relation de partenariat et de confiance avec l’éditeur est essentielle pour mener à bien les projets », souligne Gislain Brun, pour qui « cette entente permet de fluidifier la communication et de régler plus rapidement les problèmes en production. »