Des besoins de flexibilité, des exigences de réductions des coûts, des situations d’urgence, des incertitudes économiques… mais toujours des besoins d’évolution des systèmes d’information. Recruter un SI à temps partagé permet de résoudre l’équation.
Le point de vue du DG
BPSI Excico est une start-up en forte croissance : comment avez-vous structuré votre système d’information ?
Dominique Bérard Excico développe, fabrique et commercialise des équipements de traitement lasers pour les industries de la microélectronique et du photovoltaïque. Nous avons été créés en 2007 et nous prévoyons quinze millions d’euros de chiffre d’affaires cette année, deux fois plus que l’an dernier, et nous devrions atteindre la barre des cent millions en 2015. Pour une entreprise comme la nôtre, la période de croissance suppose de passer à un stade industriel et de moderniser le système d’information.
Autrement dit abandonner le papier ou les tableurs et développer le partage des connaissances. Mais ce n’est pas facile, compte tenu de la culture d’ingénieurs qui domine dans l’entreprise. Dans notre activité, le système d’information est pourtant un outil indispensable. Au départ, nous avons privilégié nos propres ressources et un logiciel de gestion industrielle.
Rapidement, nous avons été amenés à satisfaire trois besoins. D’abord, dans un contexte de forte croissance, il fallait introduire davantage de cohérence dans le système d’information, notamment pour les versions de logiciels. Ensuite, il nous fallait des outils pour faciliter la vie quotidienne de nos collaborateurs.
Enfin, il fallait optimiser notre système de gestion des ressources humaines, en particulier pour identifier et justifier les tâches de chacun, dans la mesure où nous bénéficions d’aides d’Oséo et de l’Europe. Le collaborateur en charge de l’informatique ne pouvait évidemment tout gérer. Nous avions besoin de vraiment structurer la DSI. On ne peut se permettre de consacrer du temps à apprendre, il fallait des compétences opérationnelles et un manager qui structure le système d’information.
BPSI Pourquoi ne pas avoir fait appel à une SSII ou un intégrateur pour vous accompagner ?
Dominique Bérard Cette solution présente bien sûr des avantages, mais également au moins deux inconvénients. D’une part, elle nécessite des ressources internes pour piloter le ou les prestataires de services, car il faut veiller à ce que les choix faits soient pérennes.
D’autre part, nos métiers sont caractérisés par des cycles de projets très irréguliers, ce qui est difficile à gérer avec des prestataires. Nous avons donc opté pour une approche de type « DSI à temps partagé » avec la société Référence DSI.
BPSI Pourquoi ne pas avoir recruté un DSI à temps complet ?
Dominique Bérard Essentiellement pour des raisons de budget et de flexibilité. Nous avons un DSI à disposition trois jours par semaine et nous ne connaissons pas à l’avance notre charge de travail, qui peut varier à la hausse comme… à la baisse.
Un autre critère de choix a été le fait de pouvoir faire appel à des managers seniors qui ont d’autres expériences, dans d’autres secteurs économiques. Cette approche est également bien adaptée pour se faire accompagner dans la durée, à des coûts raisonnables.
BPSI Votre DSI à temps partagé est-il un manager comme les autres ?
Dominique Bérard Absolument. Nous faisons un point régulier sur l’activité et les projets. Le DSI ne fait toutefois pas partie du comité de direction, limité à quatre personnes (le DG, le directeur financier, le directeur des opérations, le directeur de la R&D), tout simplement pour éviter qu’il y perde son temps ! Il dispose bien sûr d’un accès direct aux membres du comité de direction et des différents comités de pilotage.
Le point de vue du DSI à temps partagé
BPSI Est-ce difficile d’être DSI à temps partagé ?
Maximilien Stebler Le plus difficile est de « s’approprier » rapidement le système d’information et de faire reconnaître sa légitimité en interne, d’autant que nous ne nous positionnons pas comme des consultants ou des intérimaires. J’ai vraiment la responsabilité de l’ensemble du système d’information avec tout ce que cela comporte. C’est une vraie mission opérationnelle !
Chez Excico comme dans la plupart des entreprises, la perception de la notion de système d’information reste relativement hétérogène : coexistent par exemple les utilisateurs qui pensent que nous sommes là juste pour réparer leur imprimante ou leur poste de travail, qu’il ne faut jamais négliger, et ceux qui comprennent beaucoup mieux les enjeux du SI. S’il faut parfois rappeler à certains que je suis un prestataire de services, je suis quand même perçu comme un collaborateur à part entière d’Excico.
BPSI Dans un contexte de forte croissance, quelles sont selon vous les bonnes pratiques à privilégier ?
Maximilien Stebler Généralement, lorsqu’un DSI arrive dans une entreprise, il ne sait pas par quel bout aborder le système d’information et il identifie très vite des dizaines de tâches à effectuer. Il doit donc en premier lieu réaliser un audit de la situation et dégager un plan d’action. Simultanément, il lui est indispensable d’identifier les personnes sur lesquelles il va s’appuyer, et cerner les aspects budgétaires et contractuels avec les fournisseurs.
BPSI Quelles sont les contraintes ?
Maximilien Stebler Chez Excico, la contrainte reste d’adapter le système d’information à la croissance de l’entreprise : lorsque je suis arrivé, fin 2009, l’entreprise disposait d’un seul site, aujourd’hui il en existe quatre, ce qui a déjà supposé de faire évoluer l’infrastructure de communication. Mais faire appel à un DSI simplement pour faire évoluer les infrastructures a un intérêt limité.
L’objectif, de façon pragmatique, est plutôt de bâtir les bonnes briques applicatives sans surdimensionner les solutions, ce qui serait coûteux en maintenance, support et pilotage.
D’autant que nous avons des applications métiers très structurantes, avec un ERP qui gère tout le flux d’approvisionnement. Je privilégie donc les progiciels par rapport aux développements sur mesure, qui n’est pas économiquement pertinent pour une PME.
Une réponse à six types principaux de besoins
- La recherche d’économies budgétaires.
- Un contexte de crise (projet structurant qui dérape, difficultés avec les équipes IT ou le DSI en poste).
- Une évolution en profondeur des métiers qui nécessite l’apport de nouvelles compétences (nécessité de l’équiper d’un ERP, externalisation…)
- Des projets structurants qu’il faut encadrer et mettre en œuvre rapidement.
- Des besoins de rationalisation du système l’information.
- Le départ du DSI en poste.
(Source : Référence DSI).