Excellence opérationnelle : un modèle de maturité pour les équipes projet

Ces quatre éléments forment un nouveau modèle de maturité pour les équipes de travail. Le franchissement de chacune de ces étapes définit un état d’avancement vers l’excellence opérationnelle et correspond à des objectifs qui doivent être remplis pour accéder à l’étape suivante, dans le cadre d’un processus d’amélioration continue. Ces objectifs sont, à chaque fois, structurés en quatre catégories :

• Le planning.
• Les processus.
• La collaboration.
• La visibilité.

Première étape : la réaction

C’est le point de départ de la plupart des organisations. Avant de franchir cette marche, elles disposent de peu de visibilité sur l’état d’avancement des tâches et des projets et de peu de processus définis. Les tâches ne sont pas structurées et sont typiquement gérées via les e-mails, des tableurs ou d’autres processus manuels.

Deuxième étape : l’organisation

A ce stade, les entreprises ont adopté un référentiel unique pour garantir que tous leurs collaborateurs travaillent à partir d’une même base d’informations. Des workflows de base sont standardisés et adoptés par l’ensemble des équipes.

Troisième étape : l’extension

Les entreprises enregistrent les premiers résultats générés par l’étape précédente et exploitent les processus mis en place sur une plus grande échelle pour obtenir des résultats accrus. Cette extension se décline en trois dimensions :

• Extension des processus eux-mêmes, pour augmenter les charges de travail.
• Extension du travail collaboratif à d’autres équipes, voire à l’ensemble de l’organisation.
• Extension du système de gestion des tâches vers d’autres plateformes.

Les entreprises parvenues à cette étape adoptent l’automatisation en tant que moyen essentiel d’améliorer à la fois la rapidité d’exécution et la qualité, sous la forme de canevas prédéfinis, de workflows spécifiques et de distributions intelligentes des informations. Les individus et les équipes accroissent leur efficacité en cassant les silos internes et en traitant toutes les tâches au travers d’un système centralisé.

Quatrième étape : l’optimisation

Pour les entreprises accédant à la dernière marche, l’exécution des processus de travail devient en elle-même un avantage compétitif. L’organisation fonctionne telle une machine bien huilée, avec des priorités alignées pour l’ensemble des employés, des objectifs stratégiques définis, des rapports et des alertes proactives et des cycles d’amélioration continue. Les équipes optimisent encore leur efficacité opérationnelle en connectant des plateformes externes dans leur référentiel unique d’informations.

Comme dans les précédents modèles de maturité, parvenir à l’excellence opérationnelle pour les équipes de travail, dans une organisation en pleine révolution digitale, est logiquement un parcours progressif, on l’atteint à l’issue d’un processus d’amélioration continue. Mais y parvenir n’est pas une fin en soi. L’excellence opérationnelle résulte d’un état d’esprit, qui doit être constamment alimenté et maintenu, c’est un processus continu.

Modèles de maturité des équipes projet : les caractéristiques
Étapes   Objectifs	Réaction	Organisation	Extension	Optimisation
Planning	Les équipes identifient et standardisent leurs processus de travail pour les phases de prise d’éléments, d’exécution et de livraison	Chacun des membres d’une équipe affecte des niveaux de priorité et gère ses tâches individuelles au sein du système de gestion des tâches	Les entreprises priorisent et planifient les projets à un niveau supérieur en coordonnant à la fois les ressources, les calendriers et les budgets pour un impact maximum	Des priorités stratégiques alignent les équipes et dictent les tâches dans l’ensemble de l’organisation
Processus	Les équipes adoptent un système dédié de gestion des tâches en remplacement de l’e-mail et d’un tableur pour collaborer et communiquer en temps réel	Les goulets d’étranglement sont éliminés et les processus sont progressivement automatisés et fluidifiés pour améliorer l’efficacité et la qualité	Les équipes mesurent en continu leurs performances par rapport à des objectifs prédéfinis et optimisent constamment leurs processus de travail, afin d’améliorer la productivité, la qualité, l’innovation et la satisfaction client	Des processus et des workflows de bout en bout sont bien définis, mesurés et améliorés en continu
Collaboration	Les entreprises créent un ensemble de règles communes, afin que de multiples équipes puissent collaborer efficacement au sein du système de gestion des tâches	L’ensemble des tâches au sein des équipes est priorisé et équilibré grâce à une visibilité sur l’utilisation et la disponibilité des ressources	Les équipes se constituent une intelligence collective en capturant et en partageant les informations, les meilleures pratiques et les retours d’expérience au sein du système de gestion des tâches	Le travail collaboratif est étendu pour inclure d’autres équipes externes, les principaux partenaires et les clients
Visibilité	Les entreprises élaborent des indicateurs de performance et créent les premiers rapports et tableaux de bord pour mesurer l’état d’avancement des tâches	Les rapports et les tableaux de bord sont améliorés pour fournir une visibilité sur l’état d’avancement des projets à la fois au management, aux parties prenantes et à l’ensemble des équipes	Le système de gestion des tâches est connecté aux objectifs stratégiques de l’entreprise et aux actions nécessaires pour les atteindre	Les tableaux de bord au niveau des équipes et de l’ensemble de l’entreprise sont connectés entre eux

Cet article a été écrit par Andrew Filev, CEO de Wrike.