Techniciens en mission, commerciaux itinérants, livreurs, cadres en déplacement chez le client : dans toutes ces professions, la mobilité occupe une place centrale. Pour ces intervenants, dont la plupart des missions se déroulent en dehors des locaux de leur entreprise, il est important d’optimiser leur temps de travail.
Selon l’enquête menée par CIOnet en 2013 auprès de 142 DSI européens dans treize pays, un sur trois considère que la mobilité est une « haute priorité » pour leur organisation, et 12 % affirment même que c’est une « très haute priorité ». Dans un cas sur deux, ce sont les métiers qui poussent les DSI à investir en solutions de mobilité, en particulier pour améliorer la productivité des collaborateurs.
À cela s’ajoute une tendance de fond, celle du Bring Your Own device (BYOD) : les collaborateurs sont de plus en plus équipés, à titre personnel, de terminaux mobiles performants, et ils souhaitent pouvoir les utiliser pour accéder au système d’information de leur entreprise.
Pour une organisation, ignorer cette demande signifie s’exposer à des risques : les collaborateurs trouveront toujours des moyens détournés d’accéder au système d’information, et ces accès ne pourront être contrôlés, suivis et sécurisés conformément aux bonnes pratiques de gouvernance.
De leur côté, les organisations s’adressent à des clients et usagers de plus en plus exigeants en termes de réactivité. Pour répondre à ces attentes, elles ont besoin de communiquer régulièrement avec leurs collaborateurs sur le terrain, afin de savoir en temps réel où en sont les commandes ou les livraisons, de facturer les interventions ou d’ajuster l’état de leurs stocks.
Plus leurs collaborateurs sont mobiles, plus il est nécessaire que les informations circulent rapidement afin de disposer d’une bonne visibilité sur l’activité. Dans l’enquête CIOnet, 80 % des DSI interrogés mentionnent l’accroissement de la productivité et de l’efficacité des collaborateurs comme première motivation des projets de mobilité, avec la réduction des coûts (74 %) et l’amélioration de la relation clients (72 %). Dans un tel contexte et avec de tels enjeux pour les entreprises, outiller les échanges entre les salariés mobiles et l’entreprise permet de gagner sur les deux tableaux.
Cible prioritaire des projets de mobilité, les collaborateurs amenés à se déplacer fréquemment sont généralement bien équipés en terminaux mobiles, qu’ils soient professionnels ou personnels : tablettes, PC portables et smartphones sont devenus leurs outils de travail privilégiés et quotidiens.
Néanmoins, l’équipement matériel ne suffit pas s’ils ne peuvent interagir comme ils le souhaitent avec le système d’information de l’entreprise. En effet, nul gain de productivité à espérer s’ils doivent repasser à leur bureau après chacun de leurs déplacements pour saisir leurs rapports de mission et compléter le reporting !
Leur offrir la possibilité de remplir ces informations à tout moment de leur journée, qu’ils soient chez un client ou en déplacement, c’est leur apporter la fluidité nécessaire pour organiser au mieux leur temps. Dans ce but, les entreprises ont donc tout intérêt à mettre en place une solution supportant la saisie en mode déconnecté.
Leurs collaborateurs peuvent ainsi remplir leurs rapports de mission directement sur le terrain, puis les transmettre aux systèmes de gestion dès qu’une connexion est disponible, économisant ainsi un temps précieux.
L’entreprise n’a, quant à elle, plus besoin d’attendre le retour de ses salariés en mission pour savoir comment se sont déroulées les interventions. En outillant les échanges, elle dispose de la traçabilité et de la visibilité qui lui sont nécessaires.
Elle accède bien plus rapidement aux informations dont elle a besoin et peut ainsi agir plus rapidement, qu’il s’agisse de passer commande auprès d’un fournisseur pour renouveler son stock, d’enclencher un processus de facturation dans son système de gestion ou de préparer un devis détaillé pour un prospect.