Selon le baromètre GED publié par Canon et réalisé auprès de 600 entreprises françaises, 80 % d’entre elles considèrent la gestion documentaire comme un enjeu majeur.
Pour autant, les deux-tiers de ces entreprises ne sont pas équipées d’une solution GED. Le format papier reste fortement présent, plus particulièrement dans les échanges financiers entre entreprises où la saisie et le traitement de documents comptables s’effectuent encore manuellement, ainsi 69 % des factures s’échangent encore au format papier, 22 % par mail, 2 % par fax et seulement 7 % via un flux EDI ou un portail.
L’intérêt des entreprises porte essentiellement sur la conservation, l’archivage, la sécurité, l’intégrité ainsi que sur le respect du cadre légal. In fine les entreprises susceptibles de se tourner vers la gestion documentaire y voient en priorité un gain de temps (81 %), une meilleure traçabilité (76 %) et enfin un gain en termes de qualité et de respect des processus (53 %).
« Pour faciliter la mise en place de telles solutions, l’adhésion des utilisateurs reste essentielle. Les témoignages recueillis auprès de responsables IT pointent clairement les deux freins majeurs que sont la résistance au changement des habitudes de travail pour 65 % et le manque d’implication des responsables fonctionnels pour 33 % précise Philippe Pelletier, Directeur Marketing BIG de Canon France.
Les services financiers, en charge d’opérations de facturations et de paiement très chronophages, sont régulièrement cités comme précurseurs dans la mise en place d’une solution de dématérialisation. 88 % des entreprises sondées saisissent encore manuellement leurs factures, avec tous les risques inhérents en termes de productivité, d’erreurs de saisie, de retard de règlement ou de litige fournisseur, etc.). « Des outils d’amélioration des flux documentaires ou la simple utilisation d’un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR) leur permettraient d’augmenter leur productivité et la qualité de leur analyse », ajoute Philippe Pelletier.
Ainsi, malgré l’engouement pour les solutions Cloud ou SaaS, 78 % des entreprises privilégient une infrastructure sur serveur interne, jugée garante de l’intégrité des données. Cette solution offre également plus de souplesse pour la personnalisation des applicatifs et l’intégration des logiciels existants.
« La sécurité des données est donc une composante majeure à considérer avec attention dans la proposition d’une externalisation et la mise en place d’un projet de gestion documentaire », estime Philippe Pelletier, « d’autant que, pour passer du papier au Big Data, la dématérialisation est un passage obligé », assure-t-il.