Pour répondre aux exigences réglementaires des nombreux pays où il est implanté, le groupe Alcatel-Lucent a mis en place une plate-forme de dématérialisation fiscale et légale orientée services, permettant de bâtir rapidement des solutions adaptées à chaque contexte.
La présence mondiale du groupe industriel Alcatel-Lucent (15,3 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2011 avec 78 000 personnes), implanté dans plus de 130 pays, va de pair avec un nombre important d’obligations fiscales et légales. Dès la période 2003-2004, de plus en plus de clients de l’entreprise souhaitent recourir à des procédures d’achats dématérialisées. Dans les différents pays où le groupe est implanté, les administrations commencent également à instaurer des systèmes de déclarations par voie électronique, notamment en Amérique du Sud. Au total, 38 % des sites d’Alcatel-Lucent sont implantés en Amérique, 30 % en Europe, 17 % en Asie et 15 % dans le reste du monde
Pour répondre à ces attentes, Alcatel-Lucent entame en 2008 sa transformation en « entreprise sans papier ». En interne, les achats recourraient déjà aux flux EDI. Par ailleurs, la démarche s’inscrit aussi dans une réflexion plus globale sur le développement durable et le « green IT » : pas moins de 250 000 factures sont concernées. Enfin, c’est également une opportunité pour Alcatel-Lucent de consolider et rationaliser les systèmes d’information au niveau mondial.
Du fait du nombre et de la diversité géographique des filiales, il existait en effet un risque réel de voir se multiplier des petites solutions, avec pour conséquence des coûts de maintenance en hausse exponentielle. « Le principe du zéro papier oblige à revoir ses processus, c’est l’occasion de les harmoniser », relate Guillaume Hatt, International Senior Program Manager chez Alcatel-Lucent, en charge du projet.
Des besoins hétérogènes
En 2009, le groupe commence à étudier les différentes possibilités pour mettre en place une solution de dématérialisation globale. La solution doit être en mesure de s’adapter à des contextes assez hétérogènes. En effet, dans les quatre grandes régions dans lesquelles Alcatel-Lucent est implanté, les obligations réglementaires sont très diverses. Ainsi, en Europe, l’usage de factures électroniques est lié à la volonté d’accroître l’efficacité économique des entreprises (cf. directive 2001/115/CE du 1er janvier 2004 sur la facture électronique), tandis qu’en Amérique du Nord il existe un fort besoin de contrôle lié aux réglementations de type Sarbanes-Oxley.
En Amérique du sud, cette dimension réglementaire est également forte, marquée par une volonté des États de lutter contre la corruption. Au Brésil par exemple, les entreprises encourent des pénalités allant jusqu’à 10 % de leur chiffre d’affaires pour chaque mois de retard sur les déclarations fiscales. Enfin, en Asie-Pacifique, les situations sont très variées et imposent une logique de cas par cas.
Il existe néanmoins un socle de besoins communs. En termes de flux, il s’agit le plus souvent de gérer l’envoi et la réception de documents, tout en étant capable de prouver leur intégrité et leur authenticité. Concernant le contenu, celui-ci provient pour une grande part du progiciel de gestion intégrée du groupe, SAP, mis en place dans 40 pays. Les documents concernés sont de même nature, les documents à valeur fiscale ou légale étant la priorité. Enfin, dans la plupart des pays, il existe des contraintes fortes sur l’archivage et le stockage sécurisé.
Les solutions de type SaaS (Software as a Service) disponibles à l’époque ne répondent pas aux besoins, soit car il s’agit d’applications très verticales, risquant de créer des silos là où l’entreprise cherche précisément à les réduire, soit car la localisation des centres d’archivage ne convient pas et, enfin, car il n’existe pas d’acteur présent à la fois sur les zones Europe, Amérique du Nord et Amérique du Sud.
Alcatel-Lucent s’oriente alors vers la mise en place d’une plate-forme unique en interne. Après un benchmark de plusieurs acteurs du marché, le choix se porte sur l’offre ECM d’Open Text. « Nous recherchions une plate-forme capable à la fois d’assurer la gestion de documents et de servir de coffre-fort électronique », explique Guillaume Hatt.
Un socle de services partagés
La plate-forme est conçue sur le modèle des architectures orientées services pour être évolutive et adaptable. Elle sert de socle aux solutions des différents pays. Au Brésil par exemple, un pays avec de fortes contraintes réglementaires, le groupe s’appuie sur cette plate-forme pour développer sa propre application et la faire évoluer son rythme, sans dépendre du planning d’un prestataire.
L’un des critères essentiels dans le cas de l’archivage à valeur légale est de pouvoir prouver que le document est archivé dans sa forme originale, sans avoir subi de modifications. Pour cela, Alcatel a intégré à la plate-forme une solution d’Authentidate, qui gère la signature électronique et la datation (time stamp) en mode SaaS.
Chaque filiale en Amérique du Sud possède ainsi sa propre signature et peut l’utiliser pour authentifier ses documents. Dans certains pays, notamment l’Allemagne ou la Suisse, la plate-forme doit par ailleurs être certifiée. Il arrive que certains formats, comme l’EDI ou le XML, soient peu lisibles. Aussi la solution permet-elle de bâtir d’autres versions de ces documents, en intégrant le contenu dans une présentation adaptée afin que les utilisateurs puissent facilement les exploiter.
Les principaux services mis en œuvre sont les suivants :
- gestion de documents ;
- gestion de documents à valeur fiscale/légale ;
- signature électronique générique ou particulière ;
- support des protocoles de communication métier ;
- modélisation et automatisation de processus métiers complexes, notamment dans les pays où le progiciel SAP n’est pas mis en œuvre ;
- monitoring et systèmes d’alertes ;
- impression de documents, par exemple des bons de livraison spéciaux au Brésil ;
- distribution par courriel.
Les bénéfices sont de plusieurs ordres : pour les métiers, outre les gains de productivité liés à une augmentation de la capacité de traitement, le fait de disposer d’une visibilité complète sur les flux de documents a permis une réappropriation du processus. En effet, auparavant, le parcours des documents était flou, favorisant une dilution des responsabilités. Désormais, les utilisateurs savent clairement si un client a reçu telle ou telle facture et ils peuvent reprendre la main sur le processus.
Les retards de paiement ont également diminué de 25 %. Sur le plan purement légal, la plate-forme permet au groupe de s’aligner plus rapidement sur les nouvelles réglementations fiscales. Elle facilite également le passage du niveau mondial au niveau local, et inversement. Enfin, au niveau informatique, le projet simplifie les déploiements et il permet également des économies d’échelle. De par la taille du groupe, le projet reste complexe, néanmoins « le choix d’une plate-forme unique a permis de transformer un énorme projet en un gros projet », résume Guillaume Hatt.
Qu’est que la dématérialisation ?
Les prérequis d’un processus de dématérialisation
- Gestion des flux : prouver que vous avez envoyé ou reçu le document (liste récapitulative des échanges)
- Gestion des contenus : être en conformité avec les exigences juridiques et fiscales des pays
- Gestion des documents : être capable de fournir le contenu original du document et fournir ce contenu de façon lisible et compréhensible
- Gestion du stockage et de l’archivage : stocker de façon sécurisée le document pendant sa période de rétention légale et fournir un accès au document.
Source : Alcatel-Lucent