Les bonnes pratiques de l’eSourcing

Rédaction

Le référentiel eSCM-CL regroupe 95 bonnes pratiques qui traitent des aptitudes-clés qu’une entreprise doit avoir ou acquérir pour gérer une prestation d’infogérance en minimisant les risques.

Gestion de la stratégie de sourcing

  • Mettre en place un sponsoring fort du sourcing
  • Identifier les contraintes à prendre en compte
  • Décider dans quelle mesure le sourcing est pertinent
  • Définir, aligner et documenter les objectifs du sourcing
  • Définir, communiquer et maintenir la stratégie

Gestion de la gouvernance

    • Définir et mettre en œuvre la politique de sourcing, les procédures de gestion des prestataires, de gestion des parties prenantes internes, d’intégration des processus métiers avec ceux des prestataires, et les procédures de revue et d’adaptation aux changements
    • Définir et maintenir des processus de sourcing docu­mentés
    • Aligner les stratégies et les architectures

Gestion des relations

  • Définir et mettre en œuvre les procédures de gestion des interactions et de relations avec les prestataires, de gestion des parties prenantes internes, les procédures pour gérer les difficultés et leurs résolutions et directives pour développer des relations de partenariat avec les prestataires
  • Identifier les caractéristiques culturelles qui impactent la relation de sourcing
  • Développer des relations centrées sur la création de valeur

Gestion de la valeur

  • Définir et mettre en œuvre des procédures de revue de la performance et des programmes pour encourager les innovations
  • Définir les bases de référence en analysant les données de performance
  • Benchmarker des processus de sourcing
  • Améliorer les processus de sourcing basés sur les revues de la performance
  • Analyser la valeur métier et l’impact de la performance du sourcing
  • Aligner les activités et les résultats du sourcing avec les objectifs et la stratégie métier

Gestion des changements organisationnels

  • Préparer l’organisation aux changements nécessaires aux opérations de sourcing
  • Identifier et impliquer les parties prenantes dans les activités de sourcing
  • Définir les processus et l’organisation cible
  • Définir et mettre en œuvre la stratégie et les plans de communication
  • Gérer les changement organisationnels

Gestion des ressources humaines

  • Attribuer rôles et responsabilités en fonction des compétences requises
  • Développer les compétences individuelles pour assurer l’atteinte des objectifs
  • Définir et gérer les compétences du personnel sur les aspects de sourcing
  • Définir et communiquer les rôles et les responsabilités du personnel en charge du sourcing

Gestion des connaissances

  • Identifier, contrôler et fournir l’information nécessaire au personnel pour assurer ses responsabilités
  • Utiliser un système de gestion des connaissances pour identifier, contrôler et diffuser l’information liée au sourcing
  • Analyser et utiliser l’information relative au marché des prestataires et les connaissances acquises dans le cadre des activités de sourcing
  • Définir et mettre en œuvre les procédures de partage des connaissances entre les parties prenantes

Gestion de la technologie

  • S’assurer que les actifs et les licences techniques sont gérés conformément à des procédures documentées
  • Définir et mettre en œuvre des procédures d’intégration de l’infrastructure technique du client à celles de ses prestataires

Gestion des risques

Définir et mettre en œuvre :

  • les procédures d’identification, d’évaluation et de gestion des risques du sourcing ;
  • les procédures de gestion des risques portant sur plusieurs services sourcés et plusieurs prestataires ;
  • les procédures de protection de la propriété intellectuelle des parties prenantes ;
  • les procédures satisfaisant aux exigences de sécurité et de respect de la vie privée ;
  • les procédures assurant la conformité aux standards applicables et aux exigences statutaires et réglementaires ;
  • les procédures assurant la continuité d’activité des services sourcés.

Étude d’opportunité de sourcing
• Décrire l’organisation et les processus existants
• Définir les critères pertinents pour l’identification des opportunités de sourcing
• Identifier les opportunités de sourcing
• Analyser les options de sourcing pour les différentes opportunités identifiées

Approches de sourcing

  • Identifier et documenter l’approche et le modèle de gouvernance pour les opérations de sourcing proposées
  • Définir et mettre en œuvre les procédures de développement et de validation du business case
  • Réaliser une analyse d’impact et de risques pour les opérations de sourcing proposées
  • Décider de lancer les opérations de sourcing proposées

Planification du sourcing

  • Définir et mettre en œuvre des plans pour gérer chaque opérations de sourcing en mode projet, ainsi que les procédures de sélection des prestataires
  • Définir et documenter les services et les conditions de service
  • Définir les critères d’évaluation pour la sélection des prestataires selon les procédures documentées
  • Préparer les besoins à transmettre aux prestataires éventuels selon les procédures documentées

Évaluation des prestataires

  • Communiquer les besoins aux prestataires en respectant les procédures de sélection documentées
  • Évaluer les prestataires potentiels en utilisant les procédures et les critères de sélection documentés
  • Sélectionner les prestataires candidats en respectant les procédures de sélection

Contractualisation

  • Définir et mettre en œuvre un guide de négociation avec les prestataires et un guide pour confirmer l’analyse de l’existant
  • Organiser et suivre les négociations avec les prestataires
  • Définir les rôles et les responsabilités respectives du client et du prestataire dans le cadre du contrat
  • Définir formellement la convention de service (SLA) et la mesure de performances
  • Définir et mettre en œuvre les procédures de contractualisation et de création d’avenants

Transfert du service

  • Planifier et assurer le suivi de la transition du service sourcé
  • Définir et mettre en œuvre les procédures de contrôle et de vérification de la conception du service sourcé
  • Définir et mettre en œuvre les procédures de vérification et de contrôle du transfert des ressources vers le prestataire
  • Assurer que le transfert des connaissances vers le prestataire est organisé, suivi et contrôlé

Gestion des services sources

  • Planifier et piloter la gestion du sourcing pour les services sourcés
  • Participer au suivi et à la résolution des incidents et problèmes
  • Participer aux activités de gestion des changements
  • Définir et mettre en œuvre des procédures pour :
    - surveiller et vérifier le respect des engagements de services
    - assurer la gestion financière des services sourcées
    - gérer les contrats gouvernant les services sourcés
    - gérer les modifications apportées aux services
    - aligner la performance des services sur les attentes
  • Définir et mettre en œuvre :
    - des guides pour prendre et analyser les avis et retours d’information des parties prenantes
    - des procédures pour analyser la valeur des services sourcés et pour décider de la reconduction du service

Réversibilité

  • Planifier et suivre la réversibilité du service
  • Mettre en œuvre des procédures pour garantir la continuité du service pendant la phase de réversibilité
  • Garantir que les transferts des ressources, du personnel et des connaissances pendant la phase de réversibilité sont gérés suivant des procédures documentées