Le groupe biopharmaceutique Ipsen a présenté, lors de la dernière convention de l’USF, le retour d’expérience d’externalisation de sa gestion de stocks.
Ipsen a une stratégie de forte croissance et prévoit de doubler sa taille d’ici à 2021. D’où la nécessité de pouvoir traiter des volumes toujours croissants sans ruptures et sans risques opérationnels. Un projet clé pour la refonte de la Supply Chain a consisté à externaliser la distribution primaire des produits de spécialité. L’architecture initiale présentait en effet certains inconvénients, dont la multiplicité des formats, des protocoles, des modalités d’intégration, un manque d’agilité et de scalabilité, des supervision, support et maintien en conditions opérationnelles complexes et coûteux.
Plusieurs points sont à prendre en compte, notamment la complexité des processus et des flux logistiques, la difficulté de modéliser des cas particuliers, l’intégration de compétences multiples, le respect des cadres réglementaires, la coordination des différents partenaires et la mobilisation des acteurs internes.
On retiendra les bonnes pratiques suivantes :
- Maîtriser les coûts, la qualité et les délais de mise en œuvre.
- Appréhender le projet dans sa globalité, avec un accompagnement capable de faire le lien entre les processus logistiques dans l’entrepôt, le paramétrage et les interfaces avec le prestataire externe.
- Prévoir une phase de conception générale approfondie avec le métier pour sécuriser la suite des travaux.
- Impliquer le partenaire logistique, au plan IT et au plan métier, pour garantir la cohérence entre l’exécution physique des processus logistiques et les flux informatiques associés.
- Anticiper la phase de validation avec les responsables Qualité.
- Organiser la phase de recette en mode Task Force (équipe dédiée, métier et IT, de l’entreprise et du prestataire).
- Tester les processus de bout en bout, pour garantir l’absence de rupture dans la chaîne logistique.
- Transférer les compétences vers le prestataire, vers les acteurs métiers de l’entreprise (customer service, finance) et vers le support IT.
- Intégrer le chantier dans une démarche projet (formalisation des procédures opérationnelles, formation pratique, coaching, participation à la conception et à la recette).
- Préparer soigneusement la phase de démarrage (réunions régulières multi-acteurs, suivi des flux, ajustements des procédures, traitement des anomalies).
- Ne pas sous-estimer la charge de documentation technique et fonctionnelle.