Les projets constituent le premier levier dont disposent les entreprises et les organisations pour se transformer. Encore faut-il identifier la solution logicielle adaptée. Une nouvelle étude de Best Research présente les offres de 40 éditeurs.
Qu’il s’agisse d’élaborer un nouveau produit ou service pour les clients, de développer ou de refondre une application, d’implanter une nouvelle filiale à l’étranger ou de construire un bâtiment, toutes ces ambitions peuvent être traduites, mises en œuvre et pilotées sous la forme de projets. Certaines entreprises ont même adopté ce fonctionnement en mode projet dans l’ensemble de leur organisation et s’en servent par exemple pour gérer les contrats importants avec leurs clients ou suivre la réalisation d’un contrat avec un fournisseur.
Traditionnellement, la gestion de projet est très présente dans certaines branches d’activités ou certains domaines de l’entreprise, notamment tous les métiers d’ingénierie : recherche et développement, construction, mais aussi informatique sont ainsi des secteurs dans lesquels la culture projet est généralement bien implantée. D’autres, comme le marketing ou l’éducation, commencent à s’y intéresser également.
Outiller les équipes projet
Les solutions de gestion de projet ont pour objectif de faciliter la planification et le suivi des projets, afin de favoriser un bon déroulement, un travail productif et une livraison en temps et en heure.
Elles permettent a minima :
- de gérer le planning global du projet et ses jalons (calendriers, diagrammes de Gantt, PERT…) ;
- de répartir et d’attribuer des tâches ;
- d’allouer des ressources humaines et/ou matérielles ;
- de suivre l’avancement du projet à l’aide de formulaires permettant aux équipes de faire le point sur le travail accompli, le temps passé et les tâches restant à faire.
Parmi les autres fonctionnalités possibles figurent la gestion des priorités, les alertes en cas de retard ou le suivi de la charge de travail par personne. Certaines solutions couvrent également la gestion financière du projet : allocation du budget, suivi des dépenses engagées, voire refacturation.
Ces solutions s’adressent en premier lieu aux chefs de projets et aux équipes projets. Partant de là, le support de la collaboration est aussi une fonctionnalité importante, notamment la capacité à partager les plannings, les listes de tâches, les formulaires de déclaration du temps passé ou les documents relatifs au projet. L’intégration avec la messagerie mail et instantanée facilite également la coordination entre les différents membres de l’équipe projet et les autres acteurs concernés (donneurs d’ordre, experts, responsables de programmes, responsable du bureau des projets…).
Enfin, le reporting fait lui aussi partie des fonctionnalités fréquemment proposées par ces solutions, les équipes projet devant généralement tenir régulièrement informées l’ensemble des parties prenantes du déroulement du projet.
Une diversité de standards, mais des bonnes pratiques universelles
Il existe quelques grandes normes en matière de gestion de projet. Les équipes projet peuvent s’en inspirer ou y piocher les bonnes pratiques adaptées à leurs enjeux et contraintes. Parmi celles-ci il faut citer Prince 2, méthode mise au point par l’OGC britannique également à l’origine d’Itil, ainsi que PMBok, un guide édité par le Project Management Institute (PMI), ou également CMMI et ses dérivés (CMMI-DEV pour le développement par exemple), qui est à la fois un modèle pour évaluer sa maturité et un guide de bonnes pratiques dont plusieurs concernent les projets.
En parallèle de ces méthodes fortement structurées et industrialisées, il existe un ensemble de méthodes plus légères, dites « agiles », comme le populaire Scrum ou XP (eXtreme Programming). Celles-ci sont nées dans le monde des projets informatiques, mais peuvent inspirer d’autres domaines.
Des liens avec la gestion de programme
La gestion de projet est une activité de management à part entière, mais elle peut également s’inscrire dans un cadre plus large. Tout d’abord, elle ne se limite pas à la gestion des seuls projets : des projets complexes peuvent ainsi fréquemment impliquer plusieurs projets ou sous-projets dépendant les uns des autres, et il faut alors gérer également les interactions et les possibles arbitrages qui peuvent en résulter, que ceux-ci portent sur les ressources, les plannings ou les budgets.
La gestion de programme consiste, quant à elle, à gérer des ensembles de projets poursuivant un même objectif, et convient notamment pour piloter des transformations plus importantes.
Enfin, la gestion de portefeuille de projets consiste à piloter l’ensemble des projets d’une organisation ou d’une entité. Il s’agit, dans ce cas, de s’assurer que ces projets sont et restent alignés sur la stratégie de l’organisation : cela implique de soumettre les projets candidats à des processus d’arbitrage et de sélection pour choisir les plus pertinents, mais aussi de vérifier régulièrement si les projets en cours sont toujours adaptés aux objectifs de l’entreprise, quitte à les interrompre si ce n’est plus le cas.
Une offre riche, qui fait la part belle aux solutions de cloud computing
Il existe de nombreuses solutions de gestion de projets, tant propriétaires qu’Open Source. Beaucoup sont disponibles en version SaaS (Software-as-a-Service), c’est-à-dire accessibles en ligne et commercialisées sous la forme d’abonnements mensuels ou annuels.
Les offres existantes sont très variées : elles peuvent être généralistes ou très spécialisées sur certains secteurs ou types de projets, fortement collaboratives ou en version monoposte, ou encore plus ou moins intégrées avec d’autres types de solutions, comme les progiciels de gestion intégrés (ERP).
Des solutions monopostes…
La gestion de projets est encore souvent une activité gérée à l’aide de tableurs comme Excel. Des logiciels monopostes existent également depuis longtemps, comme les versions d’entrée de gamme de Microsoft Project et ses équivalents libres ou pour les plates-formes Mac. Ces derniers facilitent notamment la planification.
Les inconvénients de ce type d’outils sont connus :
- fiabilité des données insuffisante ;
- absence de partage des informations liées au projet ;
- intégration faible avec les environnements collaboratifs ;
- solutions peu adaptées aux projets agiles.
… complétées par l’essor des offres SaaS
La gestion de projets est par essence une activité qui implique une ou plusieurs équipes, et dans laquelle ces différents acteurs doivent collaborer et se synchroniser.
Pour ces raisons, le marché de la gestion de projets a directement bénéficié de l’arrivée du modèle SaaS. Il connaît depuis cinq ou six ans une vague de nouveaux acteurs proposant des solutions en ligne, celles-ci mettant souvent l’accent sur la collaboration. Les acteurs plus anciens sur ce marché se sont adaptés à cette évolution et la majorité d’entre eux offrent aujourd’hui une version SaaS de leur offre, ou a minima la possibilité d’opter pour une version hébergée.
Un domaine marqué par la gestion de projets IT
Un des domaines dans laquelle l’utilisation de solutions de gestion de projets s’est naturellement répandue est le développement informatique. De ce fait, plusieurs solutions de gestion de projets comportent des fonctionnalités plutôt pensées pour les projets de développement applicatif, comme la gestion des tickets ou problèmes, le suivi des bugs ou l’intégration avec les plates-formes de test. Certaines de ces fonctionnalités peuvent néanmoins s’avérer utiles dans d’autres types de projets, notamment le suivi des problèmes ou des changements survenant en cours de projet. Pour cette raison, certaines solutions au départ plutôt ciblées IT mais suffisamment génériques ont été listées dans l’étude.
D’autres solutions en revanche sont très orientées vers la gestion du cycle de vie des applications informatiques, ou Application Lifecycle Management (ALM). Il s’agit d’un domaine fonctionnel à part entière, qui n’est pas abordé dans cette étude.
Les cinq tendances du marché
- Une intégration naturelle avec le PPM – La gestion de portefeuille de projets (Project Portfolio Management/PPM) est le niveau suivant pour les entreprises dotées d’une bonne maturité en gestion de projet. De manière assez logique, plusieurs solutions de gestion de projet offrent donc des fonctionnalités de gestion de portefeuille facilitant les arbitrages entre projets, comme le rating ou l’évaluation des risques. Celles-ci ne sont toutefois pas aussi poussées que dans des solutions conçues dès le départ pour le PPM, qui font l’objet d’une autre étude Best Research, à paraître début 2014.
- Une intégration logique avec le CRM – La gestion de la relation clients (Customer Relationship Management/CRM) est un autre domaine dans lequel les offres SaaS fleurissent et sont largement adoptées par les entreprises. Dans le cadre des projets, des fonctionnalités de CRM peuvent être utiles pour gérer les relations avec les donneurs d’ordres, d’autant plus quand il s’agit de clients externes à l’entreprise. De nombreux domaines professionnels fonctionnent d’ailleurs principalement en mode projet : SSII, sociétés de conseil, agences Web, publicité, graphisme, architectes… Dans ce contexte, il n’est pas étonnant que plusieurs des solutions étudiées intègrent des fonctionnalités de gestion de la relation client ou prévoient une intégration avec ces solutions.
- Une automatisation de services professionnels et des « ERP projets » – Dans la continuité de la tendance précédente, certaines solutions ne se contentent pas seulement d’intégrer la gestion de la relation client, mais couvrent tout le cycle de vie des projets. Elles constituent de véritables systèmes de planification des ressources de l’entreprise, autrement dit des « ERP » orientés projets. Ces solutions intègrent notamment des fonctionnalités de facturation et de suivi financier qui permettent de valoriser financièrement le temps passé par les différentes ressources sur tel ou tel projet. Elles fournissent également des modèles et des sytèmes de mesure prêts à l’emploi pour aider leurs utilisateurs à améliorer leurs processus de gestion de projets. Le terme de Professional Services Automation (PSA) est également utilisé pour désigner ces solutions, conçues pour aider les professions fonctionnant en mode projet à faire le meilleur emploi de leurs ressources et travailler de manière efficace.
- Vers une gestion de projet agile – Les méthodes agiles sont issues du développement informatique, mais elles peuvent inspirer d’autres domaines, cherchant à privilégier les cycles courts et les interactions fréquentes avec leurs clients. Les solutions implémentant une approche classique de la gestion de projet, notamment en matière de planification, ne sont pas forcément les plus adaptées aux équipes souhaitant utiliser ces méthodes. Il existe sur le marché un petit nombre de solutions tenant compte de la spécificité des pratiques agiles, soit de manière native, soit par l’intermédiaire de modules complémentaires.
- Une intégration indispensable avec les plates-formes mobiles – Une tendance nette du marché est l’essor des applications mobiles ciblant les plates-formes iPhone ou Android. Les fonctionnalités les plus concernées par ces outils mobiles sont le suivi du temps passé et la collaboration.