Le Carif-Oref des Pays de la Loire a fait appel à un prestataire pour développer le site Safran, recensant les formations disponibles dans la région. Un projet mené selon une approche agile, afin de tenir des délais courts.
« Un outil interactif pour voir et comprendre l’offre de formation, mais aussi pour anticiper les besoins dans ce domaine », telle est la demande formulée par la Région Pays de la Loire et le rectorat auprès du Carif-Oref (Centre d’animation et de ressources d’informations sur la formation – Observatoire régional sur l’emploi et la formation), chargé de sa mise en œuvre. Depuis le 1er janvier 2008, celui-ci est un groupement d’intérêt public (GIP), financé par l’État et le conseil régional des Pays de la Loire. Son objectif est de proposer, en un même lieu, des services destinés aux acteurs régionaux et territoriaux de l’emploi, de l’insertion et de la formation professionnelle. Le Carif-Oref a trois grandes missions : l’information, l’observation et l’accompagnement des professionnels de l’accueil, de l’information et de l’orientation.
« Le projet impliquait un développement important dans un délai resserré », explique Guillaume Laurent, chargé de mission du service Oref. « Pour cette raison, nous avions besoin d’un appui informatique. » Le Carif-Oref réalise donc en mai 2011 un cahier des charges technique, envoyé à huit prestataires. Fin août-début septembre, l’organisme reçoit les réponses et entame le processus de sélection. À l’issue de celui-ci, la société de services et d’édition de logiciels Hardis est retenue.
Le développement a démarré le 17 octobre 2011. Guillaume Laurent relate : « À partir de la maquette du projet et de nos bases de données, notamment sur l’offre de formation, l’objectif était de développer un outil dynamique conçu comme une aide à la décision pour les acteurs institutionnels et professionnels. » En effet, « si le site est ouvert au grand public, il s’adresse en premier lieu à l’ensemble des décisionnaires en matière d’offre de formation : l’État, la région, les organismes de formation, les différentes branches professionnelles, les services publics d’orientation et tous les acteurs locaux, comme par exemple les maisons de l’emploi.
Cette démarche a donné naissance à un outil qui n’existe pas dans d’autres régions ». Début avril 2012, le site était opérationnel. Dénommé Safran (Situer et Analyser les Formations Régionales pour Anticiper), il recense et analyse l’ensemble des formations initiales et continues (hors formation continue des salariés) disponibles en 2011 dans la région Pays de la Loire, dont bénéficient ou ont bénéficié plus de 130 000 personnes.
« L’application est un produit vivant »
Pour tenir les délais, l’équipe projet s’est appuyée sur la méthode agile Scrum. Celle-ci a permis de réduire sensiblement le nombre de jours de développement par rapport aux autres offres présentées, ainsi que le coût de la prestation. Autre point fort de cette approche, elle permet d’avancer tout en voyant le produit se construire. « Il n’y a pas d’effet tunnel », pointe Guillaume Laurent. Les méthodes agiles offrent également la possibilité d’ajuster les besoins en cours de route. « Nous avons fait de petites modifications pendant le projet, c’est le principe même de ces approches : le produit est vivant, la demande décrite dans le cahier des charges n’est pas figée dans le marbre. »
Si le bilan s’avère satisfaisant, avec un produit opérationnel et conforme aux besoins, travailler avec un partenaire utilisant une approche agile a nécessité quelques ajustements pour l’organisme. « Le premier mois, nous avons eu quelques tâtonnements sur la formalisation des comptes rendus de réunions, se souvient Guillaume Laurent. Nous avons finalement mis en place des fiches Mantis pour avoir un historique et un suivi plus resserré de l’avancement des travaux. »
Parmi les autres aspects des méthodes agiles pouvant être déconcertants figure le partage des responsabilités. L’équipe mise à disposition par Hardis était constituée d’un chef de projet et de deux développeurs, avec une personne en renfort de manière ponctuelle. Néanmoins, dans une équipe agile, les membres sont autonomes pour un certain nombre de décisions, si bien que les interlocuteurs du côté du Carif-Oref se sont parfois demandés qui était le chef de projet, comme le confie Guillaume Laurent.
Au total, quatre sprints (itérations dans Scrum) ont été nécessaires pour aboutir à la version finale de l’application, le 4 février. Par la suite, l’équipe a simplement effectué de petits ajustements, ainsi qu’une formation de trois jours pour le Carf-Oref, celui-ci souhaitant réaliser la maintenance évolutive de l’outil en interne.
Plusieurs facteurs ont permis le déroulement efficace du projet. Pour le prestataire, l’existence d’un cahier des charges bien conçu dès le démarrage a nettement facilité les premières itérations. La disponibilité des représentants du Carif-Oref, à savoir Guillaume Laurent et Arnaud Lepage, un membre de l’informatique interne, s’est également révélée un critère de succès essentiel. « Les méthodes agiles impliquent le client, relate le chargé de mission. En moyenne, nous avons consacré 50 % de notre temps de travail au projet. » La petite taille de l’équipe enfin, avec trois personnes chez le prestataire et deux chez le client, a permis une proximité, une réactivité et une écoute difficiles à atteindre quand les interlocuteurs se multiplient.
| Méthodes agiles : leviers d’actions et points à surveiller | |
| Quelques leviers d’action | Quelques points à surveiller |
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