Pour mettre en œuvre la prescription connectée au sein de ses laboratoires, le CHU de Clermont-Ferrand a entrepris de remplacer plusieurs logiciels existants par un système unique.
Avec la mise en place du dossier patient informatisé, de nombreux établissements de santé doivent opérer une refonte de leurs systèmes de gestion. Du côté des laboratoires hospitaliers, dont l’informatisation est relativement récente, l’heure est désormais à la mutualisation des systèmes, comme l’illustre le cas du CHU de Clermont-Ferrand. Le pôle de laboratoire inter hospitalier du CHU de Clermont-Ferrand regroupe ainsi trois établissements et une dizaine de laboratoires spécialisés. Ces derniers traitent plus de 3 500 demandes/jour, un nombre en augmentation constante.
Au début des années 2000, ces différents laboratoires se sont équipés de solutions informatiques pour gérer leur production. À l’époque, ils fonctionnaient de manière autonome et chacun avait choisi ses propres logiciels. « Une première phase de rationalisation a eu lieu vers 2008, permettant de passer de six solutions à trois », se souvient Casimir Boyer, directeur des systèmes d’information du CHU de Clermont-Ferrand.
Néanmoins, dans le cadre de la mise en place de la prescription connectée, l’établissement avait pris conscience qu’il faudrait aller plus loin. « Aujourd’hui, il peut y avoir trois comptes rendus différents pour un même prélèvement », constate le DSI. Pour ce dernier, c’est également autant de systèmes différents à maintenir, ce qui n’est pas sans impact sur le nombre de serveurs et la fiabilité de l’ensemble. De fait, cette hétérogénéité entraîne un surcoût sans véritable justification.
Le CHU devait également se préparer à une montée en charge des analyses effectuées dans ses laboratoires : avec la future mise en place des Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT), l’établissement va, en effet, devenir un laboratoire support pour sa région. « La mutualisation de nos dix services de laboratoire était devenue une priorité », explique Casimir Boyer.
« Nous ne pouvions plus continuer à fonctionner sur un modèle départementalisé face aux enjeux de territoire et à la concurrence des laboratoires privés. » Ce choix marque une volonté de reconcentrer vers le CHU certains examens de biologie qui étaient auparavant effectués en dehors de la région. Conséquence de cette ouverture à d’autres établissements, un nouveau besoin a émergé, celui de gérer des identités multiples pour un même patient.
« En 2012, nous avons commencé à travailler avec les directions de laboratoires et les chefs de service sur un projet de gestion des laboratoires à travers un système unique. » L’objectif était notamment de faciliter la prise en charge des prélèvements et la restitution des résultats. « Avec la prescription médicale informatisée, le médecin saisit sa prescription dans le dossier unique du patient, et celle-ci vient alimenter directement les flux de production des laboratoires », résume le DSI.
Jusqu’à présent, le circuit n’était pas bouclé jusqu’aux laboratoires, qui continuaient d’imprimer les bons de demandes d’examens en accompagnement des tubes. Autre point clé pour le CHU, la solution doit permettre de gérer un dossier unique de demande et restituer les résultats de manière globale. Enfin, avec la mise en place du Groupement Hospitalier de Territoire, dont le laboratoire du CHU sera le support, le déploiement d’un accueil centralisé constituait un aspect stratégique majeur.
Le choix du dialogue compétitif
En 2014, le CHU de Clermont-Ferrand ouvre un dialogue compétitif pour ce système d’information unique. « Nous avons opté pour cette procédure, car elle nous permettait de bien connaître les fournisseurs potentiels et de nous assurer qu’ils comprenaient bien notre besoin », explique Casimir Boyer. Pour ce dernier, c’était également l’occasion de commencer l’accompagnement au changement en amont même du projet, en impliquant les biologistes et les techniciens des laboratoires dans le choix d’une solution.
« Ce n’est pas du temps perdu, les collaborateurs se sont investis dans la procédure. » Pour les laboratoires, qui étaient en cours de certification, la période était un peu compliquée en terme de planning. Le dialogue compétitif leur a permis de mûrir leur réflexion de manière progressive, ce qui a facilité les choses par la suite. Cette procédure a permis également d’échanger avec d’autres CHU utilisateurs de solutions des soumissionnaires.
Sur six candidatures initiales, trois fournisseurs ont été retenus pour le dialogue compétitif. À l’issue de celui-ci, c’est la solution proposée par MIPS qui a été choisie. « Nos critères étaient, bien entendu, l’adéquation aux besoins décrits, mais aussi la capacité de la solution à s’intégrer à nos référentiels institutionnels (gestion des utilisateurs, autres éléments du système d’information hospitalier…), le dispositif d’accompagnement proposé par l’éditeur pour le projet et le prix », indique le DSI.
Si ce dernier critère a joué, il n’était pas déterminant, la solution retenue n’apparaissant en tête que sur les trois premiers critères. Celle-ci est constituée de deux briques : Glims, système d’information de laboratoire, et CyberLab, serveur de prescriptions et de résultats.
Actuellement, le CHU a commencé à planifier le projet et entame la phase d’audit organisationnel. Deux chefs de projet fonctionnels ont été détachés par la DSI pour travailler sur la mise en place de la solution, avec en soutien les différentes équipes spécialisées en réseau, bases de données… Le déploiement de la solution se fera par phase, décision à l’issue de l’audit organisationnel. Les dix services de laboratoire devraient, quant à eux, être opérationnels entre mi et fin 2016.
Un accompagnement au changement piloté par les utilisateurs
A terme, près d’une centaine d’utilisateurs simultanés devraient accéder à la solution au sein du CHU, auxquels il faut ajouter ceux des sites périphériques. Il s’agira essentiellement de biologistes et de techniciens de laboratoires. Pour accompagner le changement, l’établissement a déjà bien analysé le contexte et l’organisation nécessaire au déploiement : dans un premier temps, des « super-utilisateurs référents », biologistes représentant des différentes spécialités présentes, vont établir les bonnes pratiques qui seront communes à tous. Dans un second temps, d’autres utilisateurs référents, deux par spécialité, vont paramétrer le système et assurer la formation auprès de leurs collègues avec l’appui de la société MIPS.
Concernant la reprise de l’existant, le CHU a décidé de ne pas reprendre les paramétrages des anciennes solutions, comme le montre sa volonté de repartir des bonnes pratiques définies par les métiers. L’historique des résultats est, quant à lui, conservé dans une base indépendante des différentes solutions depuis 2003, ce qui simplifie la donne. « En tant que CHU, nous disposons également de bonnes capacités pour travailler sur les interfaces et la reprise des données, des ressources que n’ont pas forcément des établissements plus petits. »
Points de repères
- 63 milliards de dollars, c’est, en quinze ans, les économies que pourrait réaliser le secteur de la santé avec l’Internet des objets, soit 15 à 30 % des coûts des équipements hospitaliers (GE – McAfee – Intel).
- 636 000 euros, c’est le coût moyen d’une indisponibilité pour un système d’information de santé (Ipswitch).
- Une donnée de soins de santé piratée a dix à vingt fois plus de valeur qu’un numéro de carte bancaire (McAfee Labs – Reuters).
- 14,6 milliards de dollars seront dépensés en logiciels, matériels et services par les entreprises du secteur de la santé en Europe à l’horizon 2018, contre 13,2 milliards en 2013 (IDC Health Insights).
- 48 % des professionnels de santé ont intégré dans leurs écosystèmes informatiques les technologies grand public, tels que les dispositifs de monitoring de santé ou encore les technologies opérationnelles, comme les systèmes automatiques de distribution du médicament (PWC – McAfee).
Source : Best Practices Spotlight.
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