Habitat Toulouse, bailleur social, a cartographié l’ensemble de son système d’information, en trois étapes. Le retour d’expérience du DSI, Laurent Sobanski.
Lorsqu’en juillet 2012, Laurent Sobanski décroche le poste de directeur des systèmes d’information chez Habitat Toulouse, bailleur social et constructeur de logements, sa mission première est de structurer et d’urbaniser le système d’information. « Piloter les activités d’une DSI exige d’avoir une vue globale et actualisée des infrastructures, des serveurs, des bases de données, des applications et des fonctions. En cartographiant le système d’information, nous pouvons évaluer l’existant, cerner les périmètres fonctionnels et techniques, et anticiper les changements et les évolutions », résume Laurent Sobanski.
Une telle exigence de disposer de schémas structurés du système d’information pour les équipes internes se justifie par l’organisation d’Habitat Toulouse. L’office public réhabilite, construit et gère l’accès social à la propriété. L’établissement public, dont le parc compte 16 318 logements, 332 résidences, 5 694 parkings et 95 locaux commerciaux, emploie 382 salariés répartis entre le siège, les quatre agences, l’espace location, et la régie d’intervention et de maintenance.
Comment dégager une vision d’ensemble ?
Mais sans cartographie, et avec Excel comme seul outil, il est difficile, pour les services Études et Exploitation de la DSI, de dégager une vision d’ensemble et de déterminer les interdépendances entre les différents composants du système d’information. Malgré leurs efforts, les données, mises à jour manuellement, étaient incomplètes, redondantes, manquaient de cohérence et devenaient rapidement obsolètes. « Les données provenaient de sources différentes : les deux équipes passaient énormément de temps à rechercher et consolider l’information avec un risque d’erreur non négligeable », se souvient Laurent Sobanski.
Avec 40 sites distants, plus d’une centaine d’applications métiers, 85 serveurs dont 70 virtualisés et 350 postes de travail, il devenait urgent de centraliser et d’organiser les données. Le DSI a privilégié une solution de cartographie agile. « Cette approche permet de travailler en collaboration avec l’éditeur dans le développement de la solution avec, comme résultats, une meilleure réactivité et des outils plus en adéquation avec nos besoins », explique Laurent Sobanski.
Ce dernier retient la solution de cartographie Solu-QIQ d’AB+ Software, grâce à Belink, un éditeur spécialiste de la dématérialisation. D’abord intéressé par une cartographie statique, Laurent Sobanski opte pour une interface Full Web, plus conviviale. « Le rendu était intéressant et les informations correctement structurées », précise-t-il. Le DSI mentionne également comme critères de choix le coût, la facilité de mise en œuvre et d’utilisation du logiciel, ainsi que la réactivité et la disponibilité des équipes d’AB+ Software.
Le projet de cartographie, mené en interne et piloté par le DSI en lien direct avec l’éditeur, est lancé dès février 2013. Sa mise en œuvre a nécessité deux années et s’est déroulée en trois phases.
Analyser l’architecture technique
Première phase en février 2013 : connaître l’existant. Celle-ci est réalisée selon la méthode dite bottom-up, qui consiste en l’analyse de l’architecture technique de la plateforme par le service Études, pour les applications, et le service Exploitation, pour les serveurs. Il s’agit, en fait, d’établir le lien entre les couches techniques et les métiers.
S’ensuivra l’élaboration d’une feuille de route : « Nous avons établi cette feuille de route en nous questionnant sur trois points essentiels : l’organisation : jusqu’où va-t-on ? L’exhaustivité et la structure des informations : quel niveau de détail et que manque-t-il ? Enfin, car elle était inexistante sur le parc IT, quelle nomenclature définir ? », précise Laurent Sobanski.
Élaborer un prototype
Deuxième phase en novembre 2013 avec l’élaboration d’un prototype. La maquette est mise en place après plusieurs semaines de travail entre les experts d’AB+ Software et l’équipe informatique. « Grâce à mon expérience précédente chez un bailleur, j’avais pu récupérer un Plan d’Occupation des Sols (POS), facilitant ainsi la mise en production. Je savais que l’infrastructure et les applications pouvaient se greffer sur les zones pré-renseignées », raconte Laurent Sobanski. À ce stade, le DSI n’implique pas les directions métiers et la DAF, mais travaille uniquement avec son équipe. Le prototype sera, ensuite, validé par la direction générale, impliquée en amont du projet.
Consolider les données
La troisième phase, en 2014, est consacrée à la consolidation des données. Cet enrichissement des informations va permettre d’identifier de nouveaux besoins, comme celui d’améliorer la gestion des 70 fournisseurs référencés. « L’idée était d’intégrer des indicateurs de performances, avec des codes couleurs, pour gérer la reconduction des contrats. Le vert désigne les contrats en cours. La couleur orange indique que le contrat se termine dans les six prochains mois et, enfin, la couleur rouge signifie que la date du contrat est dépassée. J’ai recruté un collaborateur à temps plein pour la gestion de cette activité, qui n’était pas initialement prévue », explique Laurent Sobanski.
La direction financière fait ensuite part d’un nouveau besoin. Celui de pouvoir catégoriser les flux financiers, afin de présenter aux commissaires aux comptes une cartographie des activités financières. « La création de ces deux applications a fait suite à des besoins spécifiques. Grâce à la solution, nous avons pu proposer une restitution graphique, compréhensible par tous et utilisable par les fonctions techniques et les métiers », ajoute le DSI.
Pourtant, la mise en place de la cartographie va se heurter à deux difficultés. D’abord, une difficulté d’ordre technique : comment, en effet, collecter la masse d’informations et de bases de données réparties entre plusieurs applications, plusieurs personnes et plusieurs prestataires ? Quelle source conserver ? Pour quelle utilité et pour quel utilisateur ? La deuxième difficulté a été d’ordre humain et managérial, car la mise en place d’une approche de cartographie nécessite un engagement fort de la part de la direction générale et des équipes.
« Faire travailler conjointement les services Études et Exploitation sur ce projet commun a été relativement difficile, car ces deux services communiquaient rarement sur le parc IT existant. Mais en tant que manager, j’ai su convaincre en communiquant régulièrement avec mes deux équipes », confie Laurent Sobanski.
Identifier les dysfonctionnements
De fait, Habitat Toulouse dispose désormais d’un outil de pilotage capable de tout modéliser en temps réel et d’identifier les applications stratégiques. De plus, l’interface Full Web permet aux équipes Études et Exploitation d’accéder en même temps à des données fiables et actualisées, facilitant le dialogue entre ces deux métiers.
« La cartographie nous a permis de réduire les dysfonctionnements, les redondances et les incohérences, et d’identifier, de façon immédiate, les outils en doublons ou les services qui réalisaient la même activité. En outre, elle a mis en lumière le faible taux d’utilisation de certaines applications. Nous avons ainsi pu rapidement identifier des axes d’investigation pour optimiser les processus », rappelle Laurent Sobanski.
Côté bénéfices, le DSI évoque notamment la rapidité de mise en œuvre, l’automatisation et le partage des informations qu’apporte la version Full Web, la simplification des profils, la possibilité d’effectuer des analyses d’impact, afin d’identifier toutes les conséquences d’un changement, ainsi que la fiabilité des informations rendue possible via l’alimentation automatisée.
Aujourd’hui, la solution Solu-QIQ est utilisée quotidiennement, notamment par l’équipe de la hot line. « Tous les membres de l’équipe DSI peuvent traiter les demandes et les problèmes, dans la mesure où, grâce à la cartographie du système d’information, ils ont accès à l’ensemble des données », assure Laurent Sobanski.
Cette année, la direction des systèmes d’information formalise le catalogue des services et collabore avec les métiers, dont la DRH, afin d’établir un référentiel unique. En 2016, Laurent Sobanski s’attaquera à la gestion des processus et des procédures pour la DSI et pour les directions fonctionnelles. « Cela devrait contribuer à obtenir la certification ISO 9001 version 2008, qui permet d’améliorer l’efficacité de notre organisation et, donc, de nos performances », indique Laurent Sobanski.
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