L’Histoire n’est pas récente : les DSI ont toujours fait appel à des fournisseurs que ce soit pour acheter du matériel, des logiciels ou encore des prestations intellectuelles. Pour autant, depuis quelques années, des cellules dédiées à la gestion des relations fournisseurs ont commencé à se structurer au sein des DSI sous le nom de « Vendor Management Office ». Qu’est-ce que le VMO ? Quels bénéfices peut-on tirer de la mise en place de ce type de structure ? Quelles sont enfin les bonnes pratiques à mettre en œuvre ?
Le VMO au service de la performance opérationnelle de la DSI
Les pratiques d’externalisation ont fortement évolué ces dernières années. La perspective de réduire les coûts est restée le moteur de l’externalisation et a amené les DSI à multiplier les transformations de leurs dispositifs de sourcing : transformation d’AT (assistance technique) en Centre de Services, offshore, relocalisation des prestations hors site…
Ces évolutions ont transformé la relation entre la DSI et ses fournisseurs et ont mis en évidence de vraies difficultés au sein de la DSI. Lors du passage des AT en Centre de Services, les opérationnels ont perdu leurs repères dans la formalisation des demandes, le contrôle des livrables produits, le challenge des fournisseurs.
Le VMO s’est progressivement mis en place pour accompagner les évolutions d’outils et de modes de fonctionnement. Le VMO fournit :
• des bonnes pratiques aux opérationnels couvrant différentes phases du cycle de vie du sourcing (étude d’opportunité, choix du fournisseur, transition, phase stabilisée, réversibilité),
• des outils de type outil de gestion des demandes pour simplifier et homogénéiser le traitement opérationnel des demandes, automatiser la facturation (via une interface avec le workflow achat) et faciliter le pilotage (en calculant automatiquement certains indicateurs contractuels)
• ou encore des tableaux de bord de pilotage de la performance des dispositifs de sourcing.
Le VMO fournit également un appui/support pour aider les opérationnels à adopter la bonne posture vis-à-vis des fournisseurs en challengeant le fournisseur ou en apportant une expertise sourcing : par exemple, le VMO challenge la pertinence des indicateurs au regard des services rendus et s’assure que les seuils de niveaux de service sont vecteurs d’amélioration de la performance rendue.
Le VMO au service de la performance économique de la DSI
Le sourcing est souvent vu comme un projet qui suit deux phases : la mise en place d’un nouveau contrat et la fin du contrat. Passée la phase d’opportunité concrétisée par un business case validant l’intérêt économique d’un dispositif de sourcing, peu de DSI vérifient la performance économique du dispositif mis en place. Cette vision n’offre que très peu de capitalisation sur la performance des modèles déployés.
Le VMO, par la définition de la stratégie de sourcing, permet justement l’identification et la mise en œuvre de modèles de sourcing économiquement performants. Il est en charge de la performance dans la durée des modèles déployés. Pour cela, le VMO organise des mesures régulières de la performance économique des modèles en place et ne se limite pas à la performance intrinsèque du fournisseur sur le périmètre externalisé (évolution du TJM par nature d’activité, évolution du cout de l’unité d’œuvre fournisseur). Il mesure au contraire la performance du dispositif « interne + externe ».
Le VMO est un levier pour optimiser la performance des fournisseurs
Passée une phase de multi-sourcing, les DSI privilégient aujourd’hui des relations avec un nombre limité de fournisseurs dits « stratégiques » portant de multiples engagements au travers d’une multitude de contrats.
Le VMO est clé dans l’animation de la gouvernance avec ses fournisseurs « stratégiques ». Le VMO s’assure de la mise en place de relations dans la durée de type partenariat génératrices de gains long-terme. Pour cela, le VMO structure la gouvernance avec ses fournisseurs mais également en interne pour maintenir une cohérence entre le niveau stratégique et le niveau opérationnel. Le VMO est somme toute en charge de la définition de l’ensemble de la chaîne de gouvernance (définition des instances), des mécanismes de partages de l’information à tous les niveaux.
Le VMO, une fonction stratégique pour la DSI
Enfin, la réussite de la mise en place de cette fonction passe par la prise de conscience de l’intérêt stratégique que présente cette fonction au niveau de la DSI : le pilotage de la performance des fournisseurs est clé dans la création de valeur pour les métiers, la définition de la stratégie de sourcing aura également un impact direct sur la capacité de la DSI à offrir des perspectives d’évolutions à ses collaborateurs.
Cet article a été écrit par Erwan Le Lan, Manager chez Solucom, au sein de la practice Gouvernance SI.