Gartner a identifié les six pratiques de collaboration extrême pour améliorer les performances de l’entreprise. D’après Gartner, si une entreprise veut être plus efficace et améliorer sa performance financière, elle doit faire appel à un nouveau modèle : la « collaboration extrême ». Cette approche consiste à combiner quatre forces dites de collaboration permettant d’améliorer la façon dont les individus agissent, communiquent, travaillent ensemble et entretiennent des relations.
La collaboration est cruciale pour gérer les processus opérationnels, rappelle Gartner. Pour le cabinet, l’environnement de collaboration extrême peut être comparé à une cellule de crise virtuelle, où les salariés se réunissent pour travailler sur un objectif commun.
Cet environnement disponible à tout moment, permet aux individus de travailler quand ils le souhaitent, d’où ils le souhaitent et de la manière dont ils le souhaitent pour résoudre ensemble un problème dans un but commun, et ce quelle que soit la frontière géographique, organisationnelle ou politique.
Et pour accéder à ce type d’environnement, Gartner suggère six bonnes pratiques : Premièrement, il s’agit de favoriser l’utilisation d’outils virtuels et de collaboration à distance dans la vie quotidienne des individus. Il est même suggéré de remplacer les réunions dites traditionnelles par des échanges virtuels. Ceci est d’autant plus crucial qu’un environnement de collaboration extrême est généralement proche du lieu de travail, et donc facilement accessible.
Deuxièmement, il s’agit d’exploiter l’intérêt des individus pour les communications en temps réel (SMS, Twitter ou Facebook). En effet, favoriser les communications en temps réel au travail améliore l’échange d’informations et la réactivité en cas d’événements imprévus.
La troisième pratique consiste à utiliser des médias sociaux et le crowdsourcing pour faciliter la collaboration et la mise en place de communautés dynamiques. Gartner cite comme exemple le « tweet jam » qui rassemble une communauté d’internautes et dont l’objectif est de résoudre ensemble un problème. Il suffit pour cela d’inviter les salariés à participer, et à partager créativité et savoir-faire.
L’étude de Gartner conseille, comme quatrième bonne pratique, de modifier les systèmes d’incitation financière (primes) et d’encourager la collaboration. Aujourd’hui, les méthodes de gestion des performances sont inefficaces car elles découragent la collaboration. Alors que la collaboration extrême repose sur le principe de récompenser le travail collectif et les réalisations individuelles significatives en utilisant les outils collaboratifs.
La cinquième méthode a pour objectif d’évaluer le comportement des individus face à la collaboration. En effet l’analyse des réseaux sociaux permet de visualiser les interactions au sein de tous types de communautés, d’identifier les individus les plus influents et de comprendre la manière dont les individus interagissent. Cette méthode donne à l’entreprise la possibilité de déployer un réseau d’influence en mettant en commun les atouts de divers individus.
Enfin, Gartner évoque l’organisation d’événements collectifs afin d’initier une communication et une collaboration en temps réel. Il s’agit d’inviter les individus à expérimenter de nouvelles façons de collaborer et d’interagir notamment par l’utilisation d’outils tels que la vidéoconférence ou encore la « gamification ».