Big Fernand, groupe spécialisé dans la restauration rapide, gère directement une vingtaine d’établissements, d’autres sont intégrés dans un réseau de franchisés, dans 48 villes de France. Sur les 500 salariés, sept sont en charge de la comptabilité, dont deux sont des utilisateurs de Yooz.
Avant la mise en place d’une solution d’automatisation (celle de Yooz), chaque restaurant recevait directement les factures fournisseurs, qu’il devait ensuite transmettre au siège afin qu’elles soient traitées. Mais ce mode manuel a vite rencontré des limites, face à l’accroissement des volumes de factures, soit environ 1300 par mois, et à l’extension du nombre de restaurants, une dizaine supplémentaire chaque année.
« L’accès aux factures était devenu compliqué, nous n’avions pas d’accès à distance, nous perdions beaucoup de temps pour la saisie manuelle des factures dans Sage 100, avec également le risque de pertes de documents », résume Nina Cerneau, responsable comptable de Big Fernand.
Un processus manuel devenu inadapté face à la croissance des volumes de factures
La mise en place de la solution Yooz avait pour objectif d’automatiser et de rationaliser ce processus inadapté et chronophage : « La société s’est agrandie rapidement, nous sommes passés de trois à une vingtaine de restaurants en peu de temps. Le volume de factures s’en est trouvé fortement augmenté, notamment sur les matières premières. Nous avons souhaité centraliser toutes ces factures, automatiser la saisie et ainsi gagner du temps », poursuit Nina Cerneau.
Un workflow automatisé pour fluidifier le traitement des factures
Le groupe a ainsi mis en place des workflows de validation (par fournisseur ou par type de charge) pour toutes les factures. Celles-ci sont désormais envoyées par e-mail, vers une adresse dédiée, ce qui a éliminé les difficultés de réception. « Les factures sont intégrées automatiquement dans l’outil Yooz, leur enregistrement en comptabilité s’effectue par des exportations/importations de fichiers dans Sage 100 », explique Nina Cerneau.