Improvisation et sauvegarde sont deux mots antinomiques. L’objectif d’une politique de sauvegarde est de pouvoir récupérer, de manière transparente, les informations indispensables au fonctionnement opérationnel de l’entreprise. Voire vitales pour sa survie ! En revanche, anticipation et sauvegarde sont étroitement liées. Cette nécessité d’anticiper passe par une réflexion an amont, dans le cadre d’un plan de sauvegarde.
Un bon plan de sauvegarde présente plusieurs caractéristiques :
- Il est exhaustif, car il prend en compte toutes les données produites et gérées par l’entreprise (y compris celles des utilisateurs sur leurs postes de travail) ;
- il est cohérent, notamment pour ne pas sauvegarder n’importe quoi n’importe comment ;
- il est fiable car mis à jour régulièrement ;
- il est évolutif car il prend en compte la modification des périmètres et des types de données à sauvegarder ;
- enfin, il est auditable, c’est-à-dire que l’on peut en analyser les caractéristiques, les comparer à d’autres entreprises et, surtout, en identifier les points faibles.
Concrètement, un plan de sauvegarde comprend trois éléments essentiels. D’abord, une analyse des besoins : il s’agir de déterminer ce qui doit être protégé, et avec quel degré de sécurisation et de facilité de récupération. Cette phase est importante pour optimiser les coûts : il ne sert à rien de tout sauvegarder et de vouloir tout restaurer dans des temps records !
Ainsi, il ne faut pas placer sur le même plan un fichier client, des données commerciales transactionnelles issues d’un site web de e-commerce, des e-mails, des contrats, ou des comptes-rendus de réunion.
Mais comment déterminer ce qui est stratégique ? On peut par exemple se poser la question suivante : « cette information, si elle tombait entre les mains de mon plus proche concurrent, ou si elle était détruite, altérée ou copiée, m’occasionnerait-elle un préjudice (perte de chiffre d’affaires, perte de clients) ? ».
Ensuite, le plan de sauvegarde précise les procédures et les règles générales qui s’appliquent pour chaque type de données, de fichiers, ou d’applications (fréquence de sauvegarde, durée, moyen de restauration, procédures spécifiques…).
Enfin, le plan de sauvegarde doit documenter de la façon la plus détaillée possible toutes les actions à entreprendre pour sauvegarder les données, avec, au minimum, les méthodes et outils employés, les fréquences des sauvegardes, le nombre de générations concernées, les supports utilisés, les procédures de marquage et d’identification, les documentations concernées, les règles de restauration ainsi que le lieu de stockage des sauvegardes (interne ou externe à l’entreprise).
Pour un dirigeant de PME, toutes ces actions peuvent sembler rédhibitoires. Toutefois, l’ensemble du processus peut être en partie automatisé et/ou réalisé par des prestataires spécialisés.
Les principaux outils disponibles sur le marché, ainsi que les prestataires qui les fournissent à leurs clients, proposent ainsi des fonctions de sauvegarde automatisée avec différents niveaux de performances, des interfaces simples pour l’administration à distance, des solutions de reporting et de récupération automatique. Plus d’excuses pour ajouter un plan de sauvegarde à la panoplie des briques de management indispensables…