Le groupe Air France-KLM a décidé en 2005 de revoir l’ensemble de son dispositif d’impression, alors très hétérogène. L’entreprise a mis en place un ensemble de nouveaux services centralisés, permettant d’optimiser les processus d’impression et de copie de documents, réduisant leur coût. Le nombre d’imprimantes a ainsi fondu des deux tiers.
Les salariés peuvent passer jusqu’à la moitié de leur temps de travail à imprimer et rechercher des documents, estime le cabinet d’analyse Gartner. Cette déperdition de temps et d’énergie se traduit par des coûts considérables pour l’entreprise : près de 12 000 dollars par employé et par an, selon une estimation d’IDC.
La gestion des impressions et des différents documents qui transitent par les copieurs est de ce fait un levier d’optimisation important pour toute entreprise souhaitant réduire ses coûts. « En France, en 2009, 18 milliards d’euros environ ont été dépensés par les entreprises pour l’impression, précise Adrien Porcheron, directeur général de Dotgreen.
En moyenne, 28 pages sont imprimées par personne et par jour, dont 4 à 5 pages inutiles. » Ces chiffres sont identiques à ceux mesurés en 2007 alors que les bonnes pratiques sont de plus en plus diffusées. « Au total, les analystes de Gartner estiment à 200 milliards le nombre de pages imprimées en France par an, dont 32 milliards d’impressions inutiles, note d’autre part Adrien Porcheron, ce qui équivaut à plus de 400 millions d’euros de gaspillage. »
Conscient de ces enjeux financiers, le groupe Air France-KLM a décidé en 2005 de revoir l’ensemble de son système de gestion des documents imprimés. À cette époque, le parc de copieurs et d’imprimantes se caractérisait par son hétérogénéité, avec des imprimantes tantôt locales, tantôt centrales et des scanners répartis un peu partout dans les bureaux.
Il fallait donc passer d’un existant fort peu homogène à un système unifié, permettant de gérer l’impression et l’archivage des documents de manière plus pertinente.
L’entreprise décide alors de tester dans deux départements pilotes une approche centralisée de la gestion des impressions, le matériel local étant remplacé par des imprimantes multifonctions en accès partagé. Après quelques mois de fonctionnement du dispositif, l’approche est validée et Air France-KLM décide de déployer des services d’impression centralisés dans l’ensemble du groupe. Un appel d’offres est alors lancé pour choisir un prestataire. Au final, le groupe Ricoh est retenu parmi sept candidats.
L’entreprise lance alors le projet dénommé Optiprint sur l’ensemble de la France. Lors d’une première phase, Air France-KLM met en place les bases de la gestion unifiée des impressions, avec trois grands objectifs : réduire les coûts, améliorer le service et apporter des innovations.
Lors de cette phase, la conduite du changement s’avère cruciale : « Il fallait faire accepter aux utilisateurs un changement au niveau de leur poste de travail, beaucoup étant habitués à avoir l’imprimante juste à côté d’eux », explique Jean-Claude Cathelineau, directeur des achats systèmes d’information au sein du groupe. Un parrain a été mis en place pour expliquer les enjeux, relayé sur le terrain par des équipes Air France et KLM : une équipe se déplaçait en camion sur les sites afin de montrer aux salariés le fonctionnement des nouveaux services et ce que ceux-ci pouvaient leur apporter.
À l’heure actuelle, le groupe a entamé la seconde phase, Optiprint 2. Il s’agit de réaliser des « reportings green » et permettre à Air France-KLM de réaliser des économies supplémentaires de l’ordre de 3 % à 5 % sur le coût à la page. La gestion documentaire est centralisée par un prestataire qui gère scans, fax et impressions.
Pour cela, l’entreprise a mis en place un contrat de cotraitance entre le partenaire et la DSI, celle-ci réalisant environ 20 % des prestations annuelles. L’objectif est désormais de consolider les acquis en se basant sur l’amélioration continue et l’analyse de la valeur. Cette dernière s’appuie notamment sur le coût de revient total (Total Cost of Ownership) et des indicateurs comme le coût à la page. Un plan de gestion de la qualité a été mis en place, avec des contrats de service (SLA) et deux comités de suivi, un pour le pilotage et l’autre pour les questions techniques.
La phase 2 prévoit également d’optimiser la consommation énergétique et l’usage des consommables, suivant en cela la stratégie du groupe en matière de développement durable. Dans ce cadre, il est prévu de tester un système d’impression contrôlée par badge : les utilisateurs lancent l’impression depuis leur poste, mais celle-ci n’est activée qu’au moment où ils viennent à l’imprimante et présentent leur badge.
« Il est fréquent de lancer des impressions et d’oublier d’aller chercher les documents, ce qui entraîne un gaspillage de papier et des soucis de confidentialité, explique Jean-Claude Cathelineau. Le système de badges a pour but de prévenir ces problèmes. » Cette phase marque également le démarrage du projet à l’international, avec le projet Europrint.
Les voyageurs passant par le salon de New York ont ainsi pu tester une autre fonctionnalité dans le cadre du projet, l’impression de documents depuis les dispositifs mobiles. Une vingtaine de pays sont concernés. À ce jour, l’Europe est couverte à 85 % tandis que les états-Unis commencent juste à l’être .
À l’heure actuelle, le bilan s’avère positif : les utilisateurs ont adopté les solutions mises en place et le retour sur investissement est estimé par Air France à 10 %. Le nombre d’imprimantes et de copieurs est passé quant à lui d’environ 10 700 à 3 750, simplifiant également la gestion du parc. Il reste encore quelques points à améliorer, comme les documents oubliés sur les copieurs le soir. Le groupe prévoit également de sensibiliser les utilisateurs à leur consommation personnelle, les outils en place permettant de fournir les indicateurs pour le faire.
Enfin, quelques imprimantes spécifiques subsistent, notamment pour gérer les plannings des pilotes et pour les utilisateurs des ressources humaines, un peu réticents concernant les enjeux de confidentialité. À terme, l’objectif est de gérer l’ensemble de ces imprimantes dans le contrat Optiprint.
Les nouveaux services d’impression
Depuis quelques années, un nouveau modèle est apparu chez les fournisseurs de solutions d’impression et de copie, les Managed Print Services (MPS). Ce modèle est né d’un constat : la numérisation généralisée de l’information modifie la manière de travailler sur les documents, y compris les documents imprimés.
Les copieurs et imprimantes ne sont plus seulement des points de sortie, mais aussi des points d’entrée et de transit, la fonction de scanner étant par exemple devenue indispensable.
Des solutions logicielles sont apparues pour répondre à ces enjeux, venant transformer l’utilisation du matériel. Elles permettent de mettre en place de nouveaux services autour de la copie et de l’impression : indicateurs de suivi, contrôle des impressions, mesure du coût, traçabilité des documents, sécurité, etc. Ces nouveaux services contribuent à optimiser les coûts liés aux documents imprimés et à augmenter la productivité. Ils peuvent même être externalisés.
Les best practices de l’impression
- Favoriser les imprimantes gérant un mode recto/verso pour économiser le papier consommé, mode draft pour les impressions courantes…
- Inciter les lecteurs d’un e-mail à ne pas l’imprimer.
- Diffuser les documents par e-mail en PDF, plutôt que de les imprimer sur papier.
- Utiliser des processus de gestion documentaire (GED).
- Utiliser le système d’identification afin de filtrer et limiter la consommation d’impression.
- Remplacer des imprimantes locales par des imprimantes partagées en réseaux.
- Favoriser la mise en place d’imprimantes multifonctions pour regrouper les fonctions sur une seule machine.
- Installer des timers sur le courant électrique pour les équipements ne disposant pas de veille automatique (imprimantes d’ancienne génération par exemple).
- Acheter des imprimantes avec le label « Blue Angel » ou bien avec des critères objectifs de « Blue Angel ».
- Optimiser la gestion de fin de vie (recyclage) des cartouches (carton de reprise à prévoir), par exemple si le fournisseur prévoit des enveloppes pré-affranchies pour le retour des cartouches de toner.
- Utilisation de cartouches plus écologiques (bâtonnets à encre solide).
- Utilisation de kits de recharge.
Source : Dotgreen.