Spécialiste de la distribution de matériels destinés aux travaux publics, Volvo CE a engagé il y a cinq ans une remise à plat complète de son processus achats. Objectifs : dématérialiser au maximum, centraliser l’information et gagner ainsi en fiabilité et traçabilité. Tout en réduisant les risques…
Volvo Construction Equipement (CE), filiale du groupe suédois Volvo AB, commercialise des équipements et véhicules destinés aux chantiers de type travaux publics. De sa maison-mère, l’entreprise a hérité une forte culture centrée sur les processus et la dématérialisation. Ses principales activités consistent à gérer les achats, le stockage, la livraison et le dépannage sur les équipements commercialisés. En France, cette PME de 130 personnes s’appuie sur un réseau de huit concessionnaires, exception faite de la région parisienne où elle propose ses services en direct.
Au milieu des années 2000, la société connaît une phase de forte croissance, qui l’incite à revoir ses processus et notamment les achats. En évaluant le coût du traitement de ses processus achats, Volvo CE France ne dénombre pas moins de 2 500 fournisseurs référencés, dont 860 seulement sont actifs.
Quelque 85 % des achats s’effectuent de manière dématérialisée mais le reste, soit 15 %, nécessite environ 2,6 postes équivalents temps plein (ETP), pour un volume d’achats de 20 millions d’euros. En moyenne, 650 commandes sont gérées manuellement chaque mois. L’entreprise identifie également 27 acheteurs internes, essentiellement des profils techniques consacrant entre 10 % et 15 % de leur temps aux achats.
« Dans notre domaine, les acheteurs sont très spécialisés, car nos métiers demandent beaucoup de technicité, explique Patrick Baris, directeur du contrôle de gestion et de l’audit interne. En outre, ils doivent être très réactifs dans la gestion des approvisionnements, un arrêt d’une heure pouvant coûter très cher à nos clients. » Si ce fonctionnement permet une bonne souplesse et une forte réactivité, il présente cependant un certain nombre de faiblesses : la traçabilité s’avère par exemple médiocre, certains fournisseurs envoyant les factures aux acheteurs et non au service comptable.
En outre, la saisie manuelle des données dans le système comptable sur le progiciel SAP et dans les applications maison entraîne des pertes d’information. Les contrôles sont insuffisants et la gestion des fournisseurs n’est pas optimisée. Pour l’entreprise, cette situation présente un certain nombre de risques : le manque de contrôles peut mener, par exemple, à une double facturation, le suivi des réclamations fournisseurs s’avère compliqué, les conditions d’achats sont difficiles à retrouver en cas de litige…
L’entreprise envisage alors de mettre en place une plate-forme dématérialisée pour centraliser le traitement des achats, de la commande à la facture, afin de rassembler toutes les factures dans un espace unique et partagé, auquel tous les acheteurs seront connectés. Volvo CE souhaitait également qu’une telle plate-forme soit intégrée avec le progiciel SAP et qu’elle gère l’archivage des documents électroniques.
Avec plusieurs objectifs : réduire le nombre d’acheteurs, le nombre de fournisseurs et les risques, notamment sur les conditions générales d’achat, améliorer la traçabilité, harmoniser les méthodes de travail et optimiser les coûts de traitement. « Ce sont surtout les enjeux de traçabilité et de réduction des risques qui nous ont guidés sur ce projet, relate Patrick Baris. Les réductions de coûts n’étaient pas l’objectif premier, même si nous en avons bénéficié par la suite. »
L’entreprise crée alors une équipe rassemblant le contrôle de gestion, l’informatique, la comptabilité et quelques représentants des acheteurs parmi les plus sensibles aux enjeux du projet. « La gestion des ressources humaines a représenté près de 60 % du travail », pointe Patrick Baris, le chef de ce projet. Au cours de la phase d’étude du projet, deux options sont examinées.
D’une part, développer un outil en interne, mais cette option s’avère complexe, demandant beaucoup de temps, de ressources et des compétences pas forcément présentes. D’autre part, une solution du marché. C’est finalement cette voie qui est suivie, avec la solution Purchase-to-pay de Basware, certifiée SAP, proposée par la société Flucticiel.
Pour la mise en œuvre, Volvo CE a souhaité démarrer par la fin du processus, comprenant l’archivage, le paiement, la revue et l’approbation des factures. La société est ensuite remontée vers le processus d’achat proprement dit lors d’une deuxième phase, travaillant alors sur le rapprochement des factures, les commandes et les achats. « Nous avons commencé par la comptabilité, dont les collaborateurs étaient les plus faciles à convaincre car ils avaient beaucoup à gagner, relate Patrick Baris. Cette approche à contre-courant nous a permis de mieux définir la structure des achats et ainsi d’aller bien plus vite sur les étapes suivantes. »
La première phase a duré quatre mois. Ensuite, Volvo CE a passé trois mois en mode opérationnel sur le module de traitement des factures, afin d’identifier les besoins. Enfin, quatre mois ont été consacrés à la deuxième phase. Au total, une année a suffi, le tout avec des ressources limitées : environ deux équivalents temps plein. « Les paramètres de paiement sont gérés dans SAP et redescendus vers Basware, explique le responsable du projet. L’essentiels du travail a porté sur la conception des workflows. »
La communication a joué un rôle essentiel dans le succès du projet, de nombreuses réunions permettant d’expliquer les objectifs et de motiver les acteurs. « Les décisions ont été prises sur la base d’un consensus de toutes les parties prenantes du projet », se souvient Patrick Baris.
Cinq ans plus tard, Volvo CE a identifié plusieurs bénéfices, à la fois qualitatifs et quantitatifs. « Le formalisme des commandes s’est amélioré, les conditions générales de vente et d’achat étant enregistrées dans le système, et le suivi des commandes s’est fiabilisé, grâce à des gains considérables en matière de traçabilité et d’auditabilité », détaille Patrick Baris.
Les rapprochements entre factures et commandes s’effectuent désormais de manière automatisée et globalement, le nombre de traitements manuels s’est notablement réduit : « Seules les factures fournisseurs arrivent encore sur papier, mais elles sont numérisées puis reconnues et intégrées dans SAP, explique Patrick Baris. Le suivi des litiges et des relances est plus aisé, ainsi que la gestion des provisions comptables, et nous bénéficions également d’une recherche et d’un partage d’informations, par exemple pour accéder à l’historique des achats auprès d’un fournisseur. »
L’entreprise a également mesuré quelques bénéfices d’ordre quantitatif : passage de 2,6 à 2,1 ETP sur le traitement des achats, les acheteurs étant désormais au nombre de 15, réduction du coût de traitement des achats (de 119 000 à 100 000 euros), optimisation du nombre de fournisseurs, aujourd’hui inférieur à 900, optimisation des délais de paiement des fournisseurs, en se rapprochant du seuil légal des 60 jours..
« Aujourd’hui, la comptabilité fournisseurs ne fonctionne pratiquement plus que sur Basware, et elle ne passe sur SAP que pour effectuer les règlements en sortie », constate le chef de projet. Volvo CE réfléchit désormais à d’autres axes d’amélioration, notamment l’utilisation de fonctions de planification et de suivi budgétaire, l’optimisation du scan, ou encore un prolongement des flux dématérialisés avec ls partenaires privilégiés et le réseau de concessionnaires.
Les dix bonnes pratiques pour réussir un projet de dématérialisation
- Ne pas négliger les offres basées sur le mode SaaS
- Rendre les utilisateurs autonomes pour utiliser et personnaliser l’application
- Proposer une accessibilité permanente
- Garantir la performance de l’automatisation
- Assurer la confidentialité des accès aux informations
- Garantir la sécurité des traitements
- Accompagner les utilisateurs avec une assistance technique de qualité
- Privilégier l’intégration avec d’autres applications financières
- Simplifier au maximum le workflow de validation
- Éditer des tableaux de bord pertinents
Les bonnes pratiques de Volvo CE
- Faire un état des lieux précis : pour savoir ce qu’on peut gagner, encore faut-il savoir d’où l’on part. Avant d’entamer son projet, Volvo CE a fait un bilan de l’existant précis et chiffré. Cela lui a permis de mesurer précisément les gains après trois ans et demi d’utilisation.
- Ne pas se focaliser sur les réductions de coûts : souvent la baisse des coûts apparaît dans les premiers objectifs des projets de dématérialisation. Néanmoins, comme en témoigne l’expérience de Volvo, les bénéfices qualitatifs comme la réduction des risques peuvent être tout aussi importants, si ce n’est plus.
- Commencer par la fin : Volvo CE a choisi de démarrer par la dématérialisation des factures avant de travailler sur la gestion des achats proprement dite. Cette stratégie lui a permis de structurer les achats, notamment en partant des besoins de la comptabilité. Attention à bien veiller à la qualité des workflows…
- Impliquer toutes les parties prenantes : Pour faciliter l’adhésion des différentes parties prenantes concernées, Volvo CE a mis en place une équipe projet comportant des représentants de chacune d’entre elles.
- Penser aux évolutions à venir : la dématérialisation facilite le partage et l’intégration des informations. Pourquoi ne pas inclure les partenaires de l’entreprise dans ces projets, prolongeant les flux dans une optique d’entreprise étendue ?