Face à la situation inédite liée à la pandémie de Coronavirus, Maitrisedescrises.com et la Communauté des DSI de transition Infortive ont rédigé un livre blanc des bonnes pratiques qui doivent se mettre en œuvre immédiatement. Et qui sont également utiles pour les crises qui surviendront dans le futur.
Les dix bonnes pratiques recommandées sont les suivantes :
1. Garder la DSI alignée sur la direction générale, en participant aux cellules de crise de l’entreprise, afin, en particulier, de contribuer à la bonne priorisation des décisions, en fonction de leur faisabilité.
2. Préparer la DSI aux changements de priorités de l’entreprise, pour supporter les nouvelles méthodes de travail et superviser les infrastructures (cyberattaques, surcharges réseau, besoins VPN) en alignement avec les activités considérées comme prioritaires.
3. Préserver les ressources de la DSI afin qu’elle puisse assurer ses missions, ce qui suppose, d’une part, de recenser les contraintes personnelles des ressources de la DSI (enfants, santé, mobilité…) et, d’autre part, d’affecter les nouvelles missions en fonction des contraintes personnelles
4. Organiser la rotation des équipes à la DSI, car il faut se préparer à voir 50 % de ses équipes indisponibles pendant deux semaines d’ici à mi-mai et s’assurer que les informations clés (documentation, mots de passe admin, gestions des droits d’accès…) soient accessibles et partagées. Il convient notamment de ne pas être bloqué par des carences de compétences sur les activités prioritaires et d’organiser des astreintes pour supporter les fonctions vitales en mixant les présences physiques et le télétravail
5. Déprioriser, pendant la crise, tous les projets SI à moyen ou long terme, car il faut réaffecter temporairement les ressources des projets non prioritaires aux actions urgentes (support…) et Geler toutes les évolutions applicatives et techniques : se concentrer sur le support et les correctifs urgents à court terme. De même, il est préférable de ne faire que les maintenances urgentes, les dépannages et la sécurité
6. Mettre à disposition des outils collaboratifs pour travailler sans se voir. Dans le mesure où les outils collaboratifs et la visioconférence vont remplacer la machine à café pour régler les problèmes, la DSI doit rapidement proposer des solutions et éviter que tout le monde choisisse la sienne. Ainsi, les solutions doivent être proches des habitudes des utilisateurs pour faciliter leur adoption, en adaptant, en collaboration avec les métiers, les niveaux de sécurité requis
7. Renforcer le support aux collaborateurs. Il s’agit de permettre la modification rapide mais contrôlée des droits d’accès et de mettre en place des circuits de contrôle et de validation des demandes. Avec le principe de ne chercher à satisfaire que les changements prioritaires, notamment en prélevant des compétences informatiques long terme (développeurs…) pour faire face aux activités urgentes. Par ailleurs, il convient de renforcer le support bureautique et s’assurer que tous les services prioritaires disposent des moyens minimaux pour travailler même de façon dégradée
8. Rester agile et à l’écoute des changements potentiels de la direction générale. Cela suppose, d’une part, de définir avec votre Direction Générale le rythme de réajustement des priorités et, d’autre part, de ne pas prendre des engagements à long terme dans l’urgence
9. Communiquer en interne en coordination avec les métiers et la direction générale. Il convient de mettre en place, au sein de la DSI, à la fois un circuit de remontées d’informations pour améliorer immédiatement le fonctionnement interne en période de crise, ainsi qu’une communication quotidienne axée sur une vue à court terme, une vue sortie de crise associées à la mise en œuvre des suggestions remontées. Cet effort de communication doit aussi concerner l’entreprise : dans ce contexte, la DSI doit Informer les métiers des réaffectations de tâches entre services, mettre en avant des nouveaux services de la DSI (nouvel outil collaboratif, améliorations…) et le circuit de remontée d’informations pour améliorer immédiatement les services de la DSI à l’entreprise en période de crise.
10. Préparer le retour à la normale. Cela passe par trois principes : d’abord, Communiquer avec ses partenaires afin qu’ils soient prêts à repartir. Ensuite, prendre le temps de mesurer les éléments permettant d’apprendre de la crise (points de blocage, défaillances du Plan de Continuité d’Activité (PCA)…) et, enfin, fermer les solutions provisoires qui ont été mises en place en tirant partie de l’expérience acquise
Le livre blanc est disponible gratuitement via ce lien : http://bit.ly/3a8BPs4