Alain Garnier, co-fondateur d’Arisem, s’attaque à l’une des grandes questions que les DSI ne peuvent éluder : gérer des volumes en croissance exponentielle d’informations de plus en plus déstructurées. Comment structurer l’information ? Avec des outils, qui peuvent être individuels ou collectifs.
Les premiers regroupent par exemple les outils de communication (voix sur IP, mail, messagerie instantanée), les outils de représentation et de collecte des informations (Mind Mapping, bases de connaissances personnelles, outils de recherche), les outils d’aide à la lecture (traducteurs, résumeurs, dictionnaires) et les outils d’information (lecteur de flux RSS, outils de veille).
Les outils collectifs rassemblent, entre autres, les outils référentiels (bases de connaissances et documentaires), les blogs, les outils de collecte et de filtrage sur le web, les moteurs de recherche et les plates-formes de gestion du non-structuré tels que les portails.
L’Information non structurée dans l’entreprise, usages et outils, par Alain Garnier, Editions Hermes Lavoisier, 2007, 245 p. Préface de Jean-François Pépin, délégué général du Cigref.
Pour chacun de ces outils, l’auteur explique dans quels cas les mettre en œuvre et quelle productivité on peut en attendre. Il propose également une approche pour choisir les bons outils. « Choisir un outil, c’est d’abord choisir un projet : combien d’outils formidables sont restés sur le bord de la route de l’entreprise et n’ont pas été utilisés faute de combattants ! », avertit l’auteur.
La méthodologie recommandée est très classique : identification des besoins, analyse de l’existant, évaluation de l’écart et formulation d’une recommandation. L’approche de choix peut être transversale ou par métier.
L’auteur propose une grille d’analyse de l’information non structurée, baptisée F3CT, qui repose sur cinq éléments : la finalité de la communication (informer, ordonner, modifier…), la criticité de l’information (stratégique, tactique, informative…), les types de liens (entre les individus et les groupes d’individus), la temporalité de communication (temps réel ou long terme), les types d’informations échangées (internes, externes, vidéo…).
Pour Alain Garnier, « le non-structuré constitue un relais de croissance pour le système d’information ». Il se traduit par des gains de productivité. Pour les utilisateurs d’abord, en facilitant la recherche et le partage de l’information. Pour les fonctions de l’entreprise ensuite, « par l’amélioration progressive des rouages de la chaîne de valeur. »
Pour les directions des systèmes d’information enfin. L’auteur dresse la liste des axes de la « gouvernance » dès lors que l’on adresse la problématique du non-structuré : connaître le système, analyser ses principaux processus, connaître son niveau de maîtrise et de maturité, fixer des objectifs en termes d’activité et de ressources et suivre son évolution par des indicateurs.
On assiste par ailleurs, selon l’auteur, à une transformation des valeurs : « Alors que la question de l’information structurée relève d’une forme masculine (comptage, comparaisons, seuils…), l’information non structurée relève d’une forme féminine et intuitive du monde (mots, sensations, images…). Or, les valeurs qui émergent aujourd’hui sont bien celles-là. » On aurait tort de voir dans la gestion de l’information non structurée une simple problématique technique puisqu’il s’agit de mobiliser l’intelligence collective !
Dix idées à retenir
- Une information n’est pas par nature structurée ou non. C’est l’usage qui détermine son degré de structuration.
- L’information non structurée représente 99 % de l’information que l’on stocke sur son disque dur.
- Le mail est l’outil par excellence du non-structuré.
- Les moteurs de recherche ont rendu possible une opération hors de portée pour un être humain : restituer des milliards de données en un seul clic.
- Le premier pilier du capital immatériel est l’organisation. Le deuxième est l’humain, le troisième est celui des relations entre l’organisation et le reste du monde.
- Dès lors que l’on conçoit que chaque élément d’information produit par les individus est une forme de connaissance, on peut imaginer tout l’intérêt de structurer ce flux d’informations.
- Certains projets de type moteur de recherche globaux à l’entreprise sont des échecs car leurs initiateurs ont cru pouvoir résoudre en une seule implémentation et un seul outil toutes les problématiques liées à l’accès à l’information.
- Les DSI ont l’habitude de visualiser le SI en garantissant que les tuyaux fonctionnent. Ils doivent désormais se pencher à l’intérieur de ces tuyaux pour voir quelles informations transitent et lesquelles doivent être mises en valeur.
- L’information non structurée ne déroge pas à la règle qui consiste à mettre en place des indicateurs pour modéliser l’évolution des systèmes.
- Le rôle de la DSI est d’être pour les outils du non-structuré à la fois un laboratoire d’essai sur les innovations et le garant d’un accès universel à ces fonctionnalités.