L’USF (Club des utilisateurs SAP, www.usf.fr) a publié, en collaboration avec la société ASK Conseil, les retours d’expérience sur la montée de version SAP ERP. Les entreprises interrogées ont dégagé un certain nombre de bonnes pratiques, selon quatre thèmes : la gestion des ressources et des compétences, la gouvernance du système SAP, la conduite du changement et le pilotage du projet.
Les recommandations sont classées selon un ordre d’importance décroissant tenant compte du caractère fréquent de la recommandation ainsi que de son caractère opérationnel (mise en pratique). En regard des recommandations qui sont des mesures préventives (ou L’atténuation) des risques, est mentionné le numéro du risque correspondant.
| Les principaux risques d’un projet de montée de version SAP ERP | |
| R1 | Difficulté à trouver les bonnes compétences sur le marché |
| R2 | Manque de motivation et d’implication des utilisateurs clés |
| R3 | Projet qui apparaît sans réelle contribution pour le métier |
| R4 | Mauvaise estimation de la charge liée aux tests |
| R5 | Reconduction d’un trop grand nombre de développements spécifiques |
| R6 | Manque de formation / sensibilisation des équipes internes à la version SAP ERP |
| R7 | Difficultés à coordonner les chantiers fonctionnel et technique |
| R8 | Tests incomplets |
| R9 | Mauvais dimensionnement des composants de l’architecture du système SAP |
| Source : USF | |
Gestion des ressources et des compétences – partenariats
- Anticiper sur la disponibilité des ressources métier et dégager les utilisateurs clés de leur travail quotidien durant le projet (R1).
- Choisir les prestataires selon l’expérience et de leurs équipes (CV) (R1) et (R7).
- Sécuriser la continuité des ressources critiques du projet (clauses contractuelles avec les prestataires) (R1).
- Bien évaluer et surveiller la charge machine(s) pendant le projet et en phase de démarrage (ajustements parfois nécessaires) (R9).
- Signer un contrat de type « Safeguarding » avec SAP qui consiste à mettre à disposition un « Total Quality Manager » (assurance qualité projet et meilleure réactivité des développeurs SAP pour la résolution des problèmes).
Appliquer les principes de bonne Gouvernance de son système SAP
- Impliquer la Direction Générale et les directions métier en phase de lancement du projet (R3) et (R2).
- Identifier les développements spécifiques à ne pas reconduire (obsolètes ou avec un faible niveau de criticité métier) (R5).
- Revoir ses processus afin de reconduire le moins de développements spécifiques et exploiter au maximum le standard SAP (R5).
- Procéder à une veille technologique SAP continue (maintenir le niveau de maturité sur l’outil des équipes internes – utilisateurs clés et ressources du CC SAP) (R6).
- Communiquer régulièrement auprès des directions métier sur les évolutions programmées par l’éditeur et définir un plan d’évolution du système SAP (R3) et (R2).
- Être à l’écoute des nouveaux besoins des utilisateurs et identifier les opportunités SAP en phase de cadrage du projet (R2) et (R3).
- Transformer une obligation de montée de version technique en une opportunité d’amélioration du SI (R3).
Conduite du changement – Communication
- Communiquer pour vendre le projet à la maîtrise d’ouvrage et le présenter comme un premier palier technique qui ouvre la porte à des projets métiers planifiés (R2).
- Communiquer régulièrement sur l’avancement du projet auprès des directions métier, des utilisateurs relais sur sites et des utilisateurs clés (R2).
Bonnes pratiques de gestion de projet
- Bien évaluer le périmètre des tests et réserver les ressources compétentes (les tests représentent plus de 50% de la charge totale du projet) (R8).
- Gérer le portefeuille des risques projet tout au long du projet (R1 à R9).
- Évaluer prudemment la charge d’analyse et d’adaptation des développements spécifiques à reconduire (R4).
- Faire plusieurs migrations à blanc (répétitions) avant la bascule réelle (R8).
- Dimensionner avec rigueur les futurs serveurs SAP de la ligne de développement et de production (appliquer au moins les préconisations SAP en SAPS) (R9).
- Prévoir une VSR (vérification de Service Régulier) qui correspond à une recette définitive ainsi qu’une période de garantie de 3 à 6 mois).
- Prévoir un plan de secours.
- Utiliser des méthodes éprouvées d’upgrade préconisées par SAP ou par les prestataires (R7).
- Utiliser des outils de recette (automatisation des tests, contrôle de la performance) (R8) et (R9).