Les réunions en vidéo sont devenues la norme dans beaucoup d’organisations. Avec un condensé de personnalités différentes, dont les caractéristiques se trouvent souvent amplifiées par rapport à des modes de travail dans les locaux de l’entreprise.
Selon Poly, un fabricant de micro-casques, haut-parleurs et caméras pour la visioconférence, on trouve sept principales catégories de personnalités vertueuses et sept autres qu’il vaut mieux ne pas (plus) inviter à participer aux vidéoconférences.
Les constructeurs
Ils aiment examiner, réfléchir et partager. Les autres aiment travailler avec eux parce que « mais » ne fait pas partie de leur vocabulaire. Ils préfèrent davantage dire « et ».
Leur phrase favorite : « C’est une excellente idée. Maintenant, si nous devions la mettre en application et… »
Les perspicaces
Les lumières brillantes ont toujours des idées lumineuses. Ils font le travail de préparation nécessaire (parfois plus) et ont toujours des contributions pratiques à apporter à la conversation. Et ils inspirent les autres dans cette voie.
Leur phrase favorite : « J’ai une idée intéressante que j’aimerais partager avec le groupe. »
Les comiques
Les comiques ajoutent de l’humour à la procédure juste au bon moment, sans dominer la conversation. Ils contribuent à dynamiser les appels vidéo (et parfois leurs animaux domestiques aussi), souvent lorsque c’est le plus nécessaire.
Leur phrase favorite : « Eh, vous connaissez l’histoire de… ? »
Les chronométreurs
Ils rappellent à tous que le temps imparti est limité et qu’il est important de s’en tenir à l’ordre du jour. Et ils le font d’une manière agréable pour tous.
Leur phrase favorite : « Je sais que nous n’avons qu’un temps limité et qu’il y a beaucoup à discuter… »
Les volontaires
Ce sont les personnes qui sont toujours désireuses de se porter volontaire pour prendre des mesures ou prendre la parole quand personne d’autre ne le fait.
Leur phrase favorite : « Je me charge de cette action. »
Les « De Vinci »
Les « De Vinci » ont l’art de mettre sur papier ce qui a été dit, et savent comment utiliser le tableau blanc virtuel ou l’outil d’annotation dans chaque application de visioconférence ! Ils disposent de compétences inestimables pour concentrer la discussion et mettre tout le monde sur la même longueur d’onde.
Leur phrase favorite : « Laissez-moi voir si je peux vous montrer ce que je veux dire. »
Les ramasseurs de balles
Ils savent comment prendre la balle et courir avec. Ils ont l’esprit d’équipe, ils gardent un oeil sur ce qui se passe tout au long de la réunion et savent exactement quand contribuer et faire progresser la conversation vers l’objectif.
Leur phrase favorite : « Voilà où nous allons l’amener… »
Les adeptes du multi-tâches
Ils peuvent penser qu’ils accomplissent beaucoup de choses, mais c’est aux dépens des autres participants à la conversation. Il est possible qu’on les entendent taper leurs e-mails, ou qu’on ne les entendent plus du tout, mais ils ne sont de toute façon pas investis dans la réunion.
Ce qu’ils pensent : « Je fais semblant d’écouter pendant que je termine ces 22 e-mails. »
Comment les gérer : leur demander, sur le ton de la plaisanterie : « Êtes-vous en train de faire plusieurs choses à la fois ? » Puis leur rappeler que leur opinion pourrait être utile au groupe.
Les « Je sais tout »
Les charismatiques de type « Je sais tout » estiment qu’ils sont mieux équipés pour répondre aux objectifs de la réunion. Ils sont souvent verbeux, coupent la parole et utilisent un langage exagéré pour faire valoir leur point de vue.
Ce qu’ils pensent : « Mon opinion est manifestement la plus importante, donc regardez comment il faut faire. »
Comment les gérer : les laisser parler, mais garder la discussion plus générale, en demandant le point de vue des autres participants.
Les divergents
Ils peuvent dévier le sujet de la réunion en quelques secondes. Ils peuvent penser être sur la bonne voie, mais en fait, ils amènent les autres à un endroit où ils n’ont pas vraiment besoin d’aller.
Ce qu’ils pensent : « Je vais vous parler de quelque chose qui n’a rien à voir et qui me semble pertinent uniquement de mon point de vue. »
Comment les gérer : les remercier pour leur contribution, mais suggérer qu’ils s’en tiennent à l’ordre du jour réel.
Les réservés
Ils préfèrent se contenter d’écouter tranquillement, ou se cacher en désactivant leur caméra. Ils peuvent facilement s’effacer en compagnie d’un dominateur ou d’un divergent.
Ce qu’ils pensent : « Je vais juste m’asseoir tranquillement à cette place en désactivant la caméra, ou essayer de me fondre dans le décor virtuel. »
Comment les gérer : leur attribuer un sujet à l’avance, pour qu’ils puissent se préparer à prendre la parole. S’assurer de leur demander leur opinion pendant la discussion.
Les pessimistes
Ils n’aiment rien de mieux que d’expliquer pourquoi rien ne peut être fait. Leur attitude négative peut facilement pomper l’énergie de la conversation.
Leur phrase favorite : « Non, non, non. Cela ne marchera pas, et voici pourquoi. »
Comment les gérer : valider leurs préoccupations, puis leur demander ce que serait, selon eux, la meilleure approche pour résoudre le problème.
Ceux qui sont toujours d’accord
Ils n’aiment pas être en désaccord avec leurs collègues, de crainte de les offenser. Le problème, c’est que l’on ne sait jamais exactement ce qu’ils pensent, même si, parfois, ils utilisent des voies de retour pour exprimer leurs véritables opinions.
Ce qu’ils pensent : « Je dis que c’est une bonne idée, même si je n’en suis vraiment pas sûr, je ne veux pas paraître difficile. »
Comment les gérer : leur dire qu’il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses et que tout le monde a le droit de donner son opinion. Puis, leur demander d’exprimer la leur.
Les bruyants
Cousins de l’adepte des multitâches, les bruyants ignorent la touche « secret » de l’outil de vidéoconférence et continuent leurs activités suffisamment fort pour être entendus, et perturber l’appel.
Ce qu’ils pensent : « Je vais continuer ce que je fais dans le fond… bruyamment. »
Comment les gérer : rappeler à toutes les personnes qui ne s’expriment pas de couper leur micro. S’ils ne le font pas, la plupart des logiciels de visioconférence peuvent indiquer la personne qui fait du bruit pour la rappeler à l’ordre.
Télétravail : rester à l’écoute de ses collaborateurs
Une étude de Citrix, publiée fin mai 2020, révèle que, pour huit DSI français sur dix, les télétravailleurs ne voudront pas revenir au bureau « comme avant ». Les DSI considèrent que l’adoption rapide du télétravail a accéléré la transformation numérique de leur organisation, et, d’après 42 % d’entre eux, cette accélération a permis de gagner plus d’un an. Trois DSI sur quatre (75 %) affirment avoir été surpris par la facilité avec laquelle la majorité des employés de leur entreprise s’est adaptée au télétravail. Ce mode de fonctionnement va évidemment s’installer de façon durable dans les entreprises. Selon Avanade, il convient d’adopter cinq bonnes pratiques :
- Encourager l’entraide entre les collaborateurs. Ceux qui n’ont pas l’habitude de travailler à domicile peuvent trouver le changement de leurs méthodes de travail difficile. Pour y remédier, il est pertinent de créer un réseau de soutien. Par exemple, un « référent télétravail » par unité/service peut être désigné pour aider ses collègues à comprendre comment travailler au mieux de chez eux.
- Assurer la mise en place de bonnes pratiques de l’environnement de travail virtuel. Il convient de prévoir des échanges réguliers avec les équipes et de veiller à ce que chacun puisse partager ouvertement et honnêtement ses succès et ses difficultés. On peut également encourager le coaching individuel avec un système de parrainage pour vos employés. De même, il faut fixer des priorités et des attentes claires en ce qui concerne les rôles de chacun, en attribuant des responsabilités, des objectifs de résultats et des délais clairs, avec la liberté de chacun de s’organiser pour les atteindre.
- Vérifier vos politiques de sécurité. Le passage à un environnement de travail à domicile oblige parfois l’utilisation d’appareils et d’applications personnels pour diffuser les documents et informations de l’entreprise. Cela peut diminuer la sécurité des données confidentielles.
- Optimiser l’utilisation des plateformes de collaboration. Il y a de fortes chances pour que les plateformes déjà installées permettent une collaboration, une communication et un travail à distance efficaces. Il peut toutefois être utile de prévoir des investissements supplémentaires.
- Rester à l’écoute des collaborateurs. Ils ont toujours de bonnes idées pour faire autrement ou améliorer les processus. On peut, par exemple, organiser des «rétrospectives d’équipe» pour réfléchir à ce qui peut être amélioré.